Компаниянгизда масофадан ишлашни қандай ташкил этиш мумкин

21.03.2020

Компаниянгизда масофадан ишлашни қандай ташкил этиш  мумкин? Қандай қилса уйда сизни болаларингиз чалғитмайди? Раҳбар билан ишни қандай йўлга қўйиш мумкин? Бўйсунувингиздаги ходимлар иши қандай ташкиллаштирилади? Қандай алоқа воситаларидан фойдаланиш мумкин? Жамоавий ишнинг қандай дастаклари мавжуд? KPI қандай? Асосий хатолар нималардан иборат?

Сотишлар бўйича мутахассис, IDS Borjomi  Россия компаниясининг ўқитиш ва ривожлантириш бўлими раҳбари Александр МАКАРОВ масофадан ишлашни ташкил этиш ҳақида ажойиб (жуда ҳаётий!) пост ёзибди. Уни сизнинг эътиборингизга ҳавола этамиз.

- Герберт Уэллсга кўра, инсоният ҳаёт шароитларига кўп асрлик мослашув билан Ерда яшаш ҳуқуқига эга бўлган. Корпоратив дунё билан ҳам худди шу нарса рўй беради: бизнес ва вируснинг гирдобли ҳаракати шароитларида самарали бўлишни билиш зарур.

Компания ишини умумий ташкил этиш

1. Иш регламенти

Иш регламентини ҳар ҳафталик ва ҳар кунлик мажлислар билан тўлдириш лозимлиги мутлақо аниқ. Бунда мажлис регламентини ишлаб чиқиш зарур. Амалиётнинг кўрсатишича, масофадан ишлаш билан боғлиқ муаммоларнинг 90%ининг муҳим сабаблари ходимларнинг етарли даражада маълумотлардан хабардор бўлмаслигидан иборат бўлган.

2. Қоидалар

Масофадан ишлашнинг “ўйин қоидаларини” барпо этиш ўта самарали бўлади. Айниқса бунгача шундоққина ёнида жамоага эга бўлган ходимлар учун.  Бутунлай аён бўлган ҳолда бу кўпинча мавжуд эмас ва ҳар ким хоҳлаганича ўйнайди. Натижада жамоанинг умумий самарадорлиги пасаяди.

Масалан:

  • иш графиги (ҳа-ҳа-ҳа, масалан, агар сиз уйда ишласангиз, тушликка қанча вақт берилади? Ва болани 16.15 да боғчадан олса бўладими?);
  • коммуникация (илгари қўшнидан сўраса бўларди, энди эса қўнғироқ қилиш зарурми? У қўнғироқ қилишларини ёқтирмайди...);
  • Қачон масофадан ишлаш бўйича тренинг бўлади? Саволлар йиғилиб қолган (агар мен бир кунлик ишни бажариб бўлсам, велосипед учишга чиқишим мумкинми ёки мен бажариб бўлганлигимни хабар қилиши лозимми? Офисда буни менежернинг ўзи кўрган ва  менга иш юклаган, эндичи?).

3. Ўзини ўзи ташкиллаштириш

Ҳа, бу энг мураккаб нарсалардан биридир. Бу кўринмайди, лекин ходимнинг корпорацияда ишини ташкиллаштириш устида катта механизм ишлайди. Масалан:

- айрим кишилар қоғозни харид қилишади ва принтерга юклашади;

- бошқалари унинг тугашига қараб туради ва юкламани тузатади, “вақти келганда” кўмаклашишади;

- учинчи кишилар тушликка боради ва бошқалар ҳам бориши керак шекилли, гарчи ишлар бўлса ҳам;

- тўртинчилар- кофени корпоратив кофемашинага солади;

- бешинчилар туриб қолганда вебекс/ноутни созлайди ва ҳ.к.

Масофадан ишлашда ҳаммасини ўзи қилиши керак. Ҳозир мен йиллар давомида шаклланган – “уйдами, демак дам олса бўлади” деган одат хусусида гапирмай қўя қоламан.

Шу боис, энг яхши маслаҳат бу ерда: компаниянинг “Қандай қилиб масофадан ишлаш мумкин” курсида ўқиш. Ёки шу постни охиригача ўқиб чиқиш.

4. Уйдагилар

Қачон  сиз уйда ишлашингиздан хабар  топишганда, уларнинг ҳаёлига келган биринчи фикр шундай бўлган: “Зўрку, энди отам/онам доим ёнимизда бўлади!” Ва улар ўзларини айнан шундай тутишади. Хоҳлаганида сиз томон мамнун югуриб келишади. Уларни койиманг! Улар шунчаки сизни яхши кўришади. Энг самарали усул – улар билан қоидаларни келишиб олиш:

  • турмуш ўртоғингиз билан  билан – уй ишларини янгитдан тақсимлаш ҳақида.

Агар сиз уйда ишласангиз, бу сиз кун бўйи уйни йиғиштиришингизни билдирмайди. Балки, аксинча, сизда тамадди қилиб олиш учун вақт ҳам бўлмайди. Сабаби ошхонада сизга тайёр таом беришган, энди эса, эҳтимол, ўзингиз тайёрлашингизга тўғри келади. Бунга қўшимча равишда – хўжайинлар сизга одатдагидан кўра кўпроқ иш топширишади. Ахир энди сиз “кунига 4 соатлаб тирбандликда туришингизга” тўғри келмайдику...

  • болалар билан  ишлаш қоидалари тўғрисида. Болалар “отаси/онаси билан гаплашиш мумкин” билан “ўзаро гаплашиш мумкин, лекин халақит бериш мумкин эмас” ва “мутлақо тинч ўтириш” орасидаги фарқни шунчаки тушунишмайди.

Қоидалар намунаси:

  • Агар эшикда/столда “белги” (тахтача/қўғирчоқ/буюм) бўлса, чалғитиш мумкин эмас.
  • Агар ота/она “мутлақо жимлик” дейишса, бу “қўнғироқлашиш/skype”ни билдиради ва 1 соат мобайнида сичқон қаби жим ўтириш керак. Бу – шундай ўйин.!
  • Мулоқот қилиш мумкин бўлган вақт оралиқлари: ҳар 3 соатдан кейин 20 дақиқа. Ахир, улар яхши кўрган инсони билан кўпроқ бўлишни кутишганку!  Уларга умуман эътибор бермасликнинг иложи йўқ.

5. Раҳбарлар

Ҳеч нарса  раҳбар соат 10.00 да қўнғироқ қилганда унга уйқули овозда жавоб берганингиз каби унда ишончсизлик ва хавотир уйғотмайди... Бир нечта жўн, аммо муҳим маслаҳатлар мавжуд:

  • “ўйин қоидалари” тўғрисида сўранг;
  • дастлабки вақтда, одатдагидан кўпроқ бажарилган ишлар ҳақида ҳисобот беринг ва қайта алоқани сўранг. Сиз бир ўқ билан иккита қуённи ўлдирасиз: сиз қайта тўғрилашингизга тўғри келмайди ва хўжайиннинг ишончига кирасиз ва у сиз билан яхши муносабатда бўла бошлайди;
  • сиз ўзингиз ҳар куни эрталаб хўжайинингиз мессенжерига бир кунлик режани ва кечқурун бир кун учун уларни бажарганлигингиз исботини юборинг. Ҳатто у сўрамаса ҳам. Бу сиз томондан шунчаки юқори даражадаги сервис бўлади;
  • сизнинг ишингиз тўғрисида билиши лозим бўлганларни (стейкхолдерлар) умумий алоқа каналлари (WhatsАpp, Slack, Telegram) орқали хабардор қилинг. Электрон почта шахсий мулоқотни ўрнини босади деб ўйламанг;
  • дастлабки вақтда ишни ташкил этишда узилишлар бўлади – ишни йўлга қўйишга кўмаклашинг – сиз барчангиз битта қайиқдасиз;
  • хўжайинларга масофадан ишлашни рақамлаштириш ғоясини таклиф этинг – дастаклар пастда.

6. Сизга  бўйсунувчи ходимлар

  • Масофадан жамоавий мажлисларни ташкил этинг. Бу икки сабабга кўра муҳим:

1) сиз ходимлар ўзини таътилда эмас, балки жамоанинг бир қисми сифатида ҳис қилишига ёрдам берасиз. Ахир тана хотираси унга “бўшаш” дейди...

2) у ходимларни “Оққуш, чўртанбалиқ ва қисқичбақа” таъсиридан халос этади.

  • Айнан масофадан ишлашга бағишланган мажлисларни ташкил этинг. У ерда талай саволлар мавжудлиги аниқ:

- кимнингдир уйида бериб юборилиши лозим бўлган ҳужжатлар ётибди, энди курьер қаерда?

- кимдир мана бир ҳафтаки ҳамкасби билан оддий масалани келиша олмаяпти;

- кимнингдир тоби қочди ва рухсат олмади  “барибир уйдаку”. Бироқ иш кетмаяпти, ахир ҳарорат 39 даража... Ва ҳоказо.

  • “Ташкилот” бўлимидаги каби регламентлар барпо этинг.
  • “Раҳбарлар” бўлимидан барча бандларни бажаринг, бироқ энди “Ишни ташкиллаштирадиган хўжайин” ролида.

7.Алоқа воситалари

Умумий “чекиш жойидаги” ақлий ҳужумларни ва хўжайиннинг кўз қарашига қараб, “чиройли бажаринг” ибораси вақтида хўжайин нима хоҳлаётганлигини тушунишни нима биландир алмаштириш зарурку... Мен тавсия қиламан:

  • WhatsАpp/Telegram да умумий канал (чат эмас!) + функциялар/бўйруқлар бўйича чатлар. Ташкилот томонидан ахборот алмашиш у ерда амалга оширилаётганлигини (ва уларни барпо этиш) тўғридан-тўғри ёзиш керак. Бу жуда жўн, бироқ жуда муҳим;
  •  WhatsАpp да қўнғироқлашишларни амалга ошириш. У бир вақтнинг ўзида 4 кишини улайди. Жуда қулай;
  • https://whereby.com/ - бу скайп каби, фақат браузердан ва бунда ҳеч нарса ўрнатиш шарт эмас. Бепул – 4 кишигача, экранни намойиш этади ва яхши ишлайди.
  • https://zoom.us/ – бу скайп каби, фақат сифатли ишлайди.40 дақиқагача бепул. Сотиб олган маъқул, арзон туради, жуда яхши ишлайди;
  • файл алмашувчи – Microsoft дан Onedrive/Teams ёки ходимларнинг ҳисоб ёзуви бўлмаса, Google Disc;
  • шахсга доир маълумотлар сақланиши устида бош қотиринг, ходимнинг Ф.И.О.си бу шахсга доир маълумот;
  • Slack – алангали мавзу! Пастроқдаги бўлимга қаранг;
  • E-mail – факс каби уни ҳам унутинг.

8. Жамоавий иш дастаклари

Асосий ғоя – раҳбар ва жамоа вазифалар ва ривожланишнинг бир хил майдонига қарашлари, бир маконда бўлишлари керак. Бу ерда мен қуйидагиларни тавсия қиламан:

  • Trello.com – ўта содда, ўта қулай ва ўта самарали дастак. Бепул. 15 дақиқа ичида ўзлаштириб олиш мумкин ва сизнинг бутун жамоангиз вазифалар ва ривожланишни бир хил кўради;
  • Placker.com – Гант диаграммасини визуализация қилиш имконини беради (айтганча, Excel да Гант диаграммаси бу кўмирли дазмол каби),  Trello билан тўлиқ интеграциялашган. Жуда қулай, агар сиз хўжайин бўлсангиз, сизда талай лойиҳалар ва муддатлар мавжуд. Пуллик, аммо қиммат эмас;
  • Slack – WhatsАpp каби, фақат бизнес учун. Trello билан интеграциялашган, каналлар/вазифалар. Мега қулай нарса.

9. KPI

Дастлабки вақтда яхшиси KPI да “жамоавий иш қоидаларига риоя қилиш” бандини ажратган маъқул. Бундай форматдаги иш – бу ходимлар учун жиддий синов. Сизга нафақат иш натижалари, балки жараён ҳам муҳимлигини кўрсатинг. Ахир убошқа ходимларнинг натижаларига кучли таъсир кўрсатади. Ҳатто бир нафар ходим томонидан қоидаларга риоя қилинмаслиги бутун жамоани тўхтатади.

Масалан:

- ходимларнинг бир қисми ишни яхши бажаради, бироқ тайёрлиги ҳақида қолганларни хабардор қилмайди ва бошқалар ишлашмайди, сабаби хабар кутишади;

- ходимларнинг бир қисми жамоавий иш дастакларида ишлашни “ёқтирмайди”. Одамлар джиджитал эмасда);

- ходимларнинг бир қисми мураккабликлар пайдо бўлганда тезкор жавобларни олишмайди ва “унутишади”;

- ходимларнинг бир қисми муҳимидан эмас, балки “қизиқроғи”дан бошлашади;

- баъзилар шунчаки назоратсиз ишлай олишмайди.

10. Асосий хатолар

Мен, эҳтимол, биттасини ажратиб кўрсатаман: бу – ҳаммаси ўзи ишлаб кетади, деган хом хаёл.

Агар менинг постим компаниянгизни, раҳбарингизни, сизга бўйсунувчи ходимларни, турмуш ўртоғингизни янги чақириқларга анча мослашувчан қилса, хурсанд бўламан.

Муваффақиятлар тилайман!

Компанияни масофадан ишлашга ўтказиш бўйича чек-варақ – бу ерда.

Инстаграм: www.instagram.com/the_aleksandrmakarov/
Телеграм-канал: t.me/TheAleksandrMakarov

Чтобы получать новости от Buxgalter.uz первыми, подписывайтесь на Telegram-канал