Инструкция по делопроизводству в аппаратах хокимиятов областей, городов и районов Республики Узбекистан (Утверждена Постановлением КМ РУз от 18.08.1994 г. N 424)

УТВЕРЖДЕНА

Постановлением КМ РУз

от 18.08.1994 г. N 424

ИНСТРУКЦИЯ

по  делопроизводству  в  аппаратах

хокимиятов областей, городов и районов

Республики Узбекистан

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция определяет порядок подготовки и работы с документами в аппаратах хокимиятов областей, городов и районов Республики Узбекистан.

Порядок работы с секретными документами и документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", устанавливается особыми инструкциями.

Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.

1.2. На хокимов возлагаются обязанности всемерно содействовать повышению производительности и удешевлению управленческого труда за счет компьютеризации, рационализации и механизации делопроизводства.

Руководство делопроизводством и ответственность за состояние этой работы в целом по аппарату хокимията возлагается на первого заместителя хокима.

Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в подразделениях аппарата возлагается на заведующего общим отделом хокимията, а за сохранность документов и работу с ними в подразделениях - на руководителей соответствующих отделов и служб.

1.3. Общий отдел хокимията по указанию руководства знакомит работников аппарата хокимията с поступившими законами, постановлениями и другими актами Олий Мажлиса, указами, постановлениями и распоряжениями Президента Республики Узбекистан и постановлениями, распоряжениями Кабинета Министров Республики Узбекистан и другими поступающими документами, ознакамливает вновь принятых работников со структурой хокимията, Инструкцией по делопроизводству, правилами внутреннего трудового распорядка и другими документами, регламентирующими деятельность хокимията.

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией хокима в аппарате хокимията готовятся следующие распорядительные документы: решения и распоряжения хокима, решения областного, городского и районного Советов народных депутатов, поручения хокима и его заместителей.

2.2. Результаты обсуждения вопросов на сессиях Советов народных депутатов и заседаниях комиссий Советов, оперативные совещания руководителей хокимията фиксируются в протоколах.

2.3. Служебные связи с вышестоящими органами, отделами исполнительного аппарата и другими организациями осуществляются путем составления писем. При необходимости срочной передачи информации составляются телефонограммы или телеграммы.

2.4. Хоким области, города, района подписывает решения и распоряжения, решения Совета народных депутатов, протоколы оперативных совещаний, служебные письма, направляемые в вышестоящие организации. Приложения к решениям и распоряжениям хокима визируются исполнителями и подписываются руководителями соответствующих отделов и служб.

Протоколы сессий Совета народных депутатов подписываются хокимом и секретарем сессии.

Докладные записки, справки и другие документы информационного и справочного характера визируются исполнителями и подписываются руководителями соответствующих отделов и служб.

3. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Каждый вид документа (решение, распоряжение, протокол, письмо, докладная записка, справка и т.д.) должен иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стандартный порядок их расположения.

3.2. Обязательными требованиями при составлении и оформлении документов являются: указание кода хокимията*; указание автора (наименование хокимията, Совета, как правило, воспроизводится на бланке документа); указание вида документа; составление заголовка к тексту; адресование и датирование; индексация документа; проставление отметок о согласовании документа - визы; удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати); отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3.3. Для составления документов применяются бланки форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

На бланке документа должен быть состав реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТом 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Изготавливаются типографским способом два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для оформления распорядительных документов, протоколов и других.

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов составляется более 200 в год.

Бланки решений и распоряжений изготавливаются с учетом расположения реквизитов по ширине листа, а других служебных документов - углового расположения.

На бланках воспроизводится Государственный герб Республики Узбекистан.

Бланки документов должны иметь поля (в мм): левое - 20; верхнее - не менее 10; правое и нижнее - не менее 8.

3.4. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

3.5. Наименование вида документа должно указываться на каждом документе (за исключением писем).

3.6. Заголовок документа должен быть кратким и точно передавать содержание текста. Формулировать заголовок рекомендуется, согласовывая с названием документа, например: решение (о чем) "О регистрации предприятия..."; протокол (чего) "заседания комиссии Совета...".

Заголовок пишется в левой части листа. Заголовок не проставляется на распоряжениях, телеграммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бланках формата А5.

3.7. Документы адресуются в организации, структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Наименование организации и структурное подразделение указываются в именительном падеже, например:

Ферганский нефтеперерабатывающий завод

Отдел снабжения и сбыта

Старшему экономисту Эргашеву Э.Я.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору Ташкентского политехникума связи

Нуритдинову Э.И.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно:

Директорам предприятий и руководителям организаций

Чиланзарского района г. Ташкента

Документ не должен содержать более четырех адресатов; слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

700114, Ташкент, Юнусабад, 19 квартал, д.6, кв.3. Юсупову А.Ю.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам.

3.8. При оформлении даты используются арабские цифры, которыми обозначаются число, порядковый номер месяца, две последние цифры года, например: 09.01.94.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 15 ноября 1994 г.

3.9. Внутреннее согласование проекта документа (со структурными подразделениями, должностными лицами) оформляется визой, которая включает в себя, кроме личной подписи, ее расшифровку, т.е. запись инициалов и фамилии, и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего.

Замечания или дополнения к документу излагаются на отдельном листе. Например:

Заведующий общим отделом (личная подпись) С.М. Мирзаев

Замечания прилагаются

24.05.94.

Проекты решений, распоряжений визируются на первом экземпляре, на других документах визы проставляются на лицевой стороне на экземплярах, остающихся в аппарате хокимията.

Визы располагают ниже реквизита "подпись" или на обороте последнего листа документа.

3.10. Внешнее согласование (с другими организациями) оформляется грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования проставляется ниже реквизита "подпись" или на обороте последнего листа документа и включает в себя следующие элементы: слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку, дату, например:

Согласовано

Заведующий отделом финансов хокимията Ферганской области

(личная подпись, указать инициалы и фамилию)

10.05.94

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по следующей форме:

Согласовано

Протокол заседания профкома

10.04.94 N 25

или

Согласовано

Письмо Минфина Республики Узбекистан

15.10.94 N 01-4/135

3.11. В состав реквизита "подпись" входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформляется не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

Хоким Ташкентской области (личная подпись, указать инициалы и фамилию)

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

При длительном отсутствии хокима документы подписывает его первый заместитель или ответственный работник, на которого возложено исполнение обязанностей хокима. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ и его фамилия. Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставлением наклонной черты перед наименованием должности.

3.12. Документ, подлежащий утверждению хокимом или его заместителями, должен иметь гриф утверждения, который включает в себя: слово "Утверждаю", наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, запись инициалов, фамилии и дату, например:

Утверждаю

Хоким Ташкентской области

Подпись (расшифровка подписи - инициалы, фамилия)

17.05.94

Если документ утверждается коллегиальным органом, гриф утверждения состоит из слова "Утверждено", названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

Утверждено

Протокол сессии

Чирчикского городского Совета

20.04.94 N 8

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу документа.

3.13. На документах, удостоверяющих права физических и юридических лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных прилагаемым перечнем (приложение 1) подпись хокима или его заместителей заверяется гербовой печатью. Оттиск печати следует проставить таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяются хокимом.

3.14. Поручения по исполнению документа даются в форме резолюции хокима, его заместителей или руководителя структурного подразделения. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: фамилия исполнителя (или исполнителей); содержание поручения; срок исполнения (в необходимых случаях); личная подпись руководителя; дата резолюции. Например:

Мирзабаеву Б.М.

Прошу подготовить проект бюджета района к 5.12.94

(подпись) Р.Абидов

03.11.94

3.15. Прохождение документа в хокимияте сопровождается проставлением на нем соответствующих отметок.

Отметка о поступлении (регистрации) проставляется на нижней части первого листа документа справа.

Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле первого листа документа и обозначается словом "Контроль" или буквой "К".

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; слова "В дело", номер дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ; дату направления документа в дело; подпись исполнителя.

Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе. Отметка состоит из фамилии исполнителя (составителя) документа и номера его служебного телефона, проставляемых на всех экземплярах в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа, или, при отсутствии места, на оборотной его стороне, например:

Хашимов 771168.

Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись.

"Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.

3.16. Если к документу имеются приложения, то отметки о наличии приложений оформляются следующим образом.

В решениях, распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: "Разработать и представить на утверждение проект бюджета области по форме, указанной в приложении 1".

Приложения к распорядительным документам должны содержать в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме:

Приложение

к решению сессии Ташкентского областного

Совета народных депутатов

12.04.94. N 8/2

При наличии нескольких приложений к решению на них проставляют порядковые номера без знака "N" (Приложение 1, Приложение 2 и т.д.).

Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам, письмам и т.д. указывают после текста документа перед подписью.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в тексте, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: на 8 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложения: 1. Перечень объектов, подлежащих вводу в эксплуатацию в 1995 году, на 2 л. в 1 экз.

2. Список недостающего оборудования, на 3 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Письмо финансового отдела хокимията Ташкентской области от 15.03.94. N 4-1/202 и приложение к нему, всего на 16 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

3.17. Копия документа - воспроизведение всех реквизитов документа, выписка - копия части документа.

Копии (выписки) документов изготавливаются и выдаются с разрешения заведующего общим отделом. Общий отдел может выдать копии только тех документов, которые составляются в аппарате хокимията.

При формировании наличных дел сотрудников разрешается изготавливать копии и выписки документов, выданных другими организациями, и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о рождении и т.п.).

Копия (выписка) документа воспроизводится на общем бланке хокимията и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего их соответствие подлиннику.

Если копия изготавливается не на бланке, но с оригинала документа, изготовленного на бланке, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника. В верхнем правом углу первого листа копии документа ставится отметка "Копия".

Заверительная надпись составляется по форме:

Верно

Инспектор общего отдела Подпись З.М. Мусаева

25.11.94.

Заверительная надпись проставляется ниже реквизита "подпись".

При пересылке копии (выписки) документа в другие организации или выдаче ее на руки отдельным лицам, заверительную надпись удостоверяют печатью.

3.18. В целях обеспечения сохранности и учета бланков в хокимиятах все бланки по каждому виду (решение, распоряжение, письмо) должны быть пронумерованы. Номер проставляется в правом верхнем углу оборотной стороны бланка.

4. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ СЕССИЙ

СОВЕТОВ НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ, ЗАСЕДАНИЙ

ПОСТОЯННЫХ И ВРЕМЕННЫХ ИХ КОМИССИЙ

4.1. Документы сессий, заседаний постоянных и временных комиссий составляются соответствующими отделами и службами аппарата хокимията, после чего сдаются в общий отдел хокимията для оформления протоколов на выпуск и последующего хранения.

4.2. Оформление протокола сессии Совета народных депутатов

4.2.1. Датой протокола является дата начала работы сессии. Номером протокола является порядковый номер сессии и номер созыва, например: 12/13. Заголовком протокола является "Сессия Совета".

4.2.2. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во вводной части протокола указывается общее число депутатов Совета и число депутатов, принимавших участие в работе сессии, общее число приглашенных должностных лиц. К протоколу прилагается пофамильный список депутатов с указанием наименования и номера избирательного округа, а также список приглашенных лиц с указанием должностей, занимаемых ими в учреждениях, которые они представляют.

В протоколе указывается: фамилия, инициалы депутата, открывшего сессию, а также по предложению кого из депутатов избран секретарь сессии, фамилия, инициалы, избирательный округ секретаря сессии Совета, повестка дня сессии, в которой перечисляются вопросы, подлежащие обсуждению, с указанием должностей, фамилий, инициалов докладчиков и содокладчиков, регламент.

Основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: слушали - выступили - решили (приложение 2).

Содержание решения в протоколе не записывается. Если решение принято, в протоколе записывается: "Проект решения принять". Если проект требует доработки, то пишется: "Проект решения в основном принять с внесенными изменениями и дополнениями. Окончательную редакцию проекта поручить …", или "Рассмотрение проекта решения отложить до …", "Не принимать", "Ограничиться обсуждением".

4.2.3. Затем с абзаца отражается ход голосования - указывается количество депутатов, голосовавших "за", "против" или "воздержавшихся", Если все голосовали "за", указывается "принято единогласно".

Если ход сессии стенографируется, расшифрованная стенограмма прилагается к протоколу.

4.2.4. Протокол сессии должен быть оформлен и подписан в срок не более чем 10 дней.

4.3. Оформление протоколов заседаний постоянных и временных комиссий Совета народных депутатов производится в соответствии с приложением 3.

4.3.1. Датой протокола является дата заседания.

4.3.2. Номером протокола является порядковый номер заседания в пределах года.

4.3.3. Во вводной части протокола указываются: фамилия, инициалы председателя (хокима), секретаря комиссии Совета, состав присутствующих, повестка дня.

4.3.4. Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили - решили.

Решение записывается в тексте протокола.

4.3.5. Выступления могут записываться в протоколе в краткой форме.

5. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕШЕНИЙ

СОВЕТОВ НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ, РЕШЕНИЙ

И РАСПОРЯЖЕНИЙ ХОКИМА

(ПРИЛОЖЕНИЯ 4, 5)

5.1. Проекты решений и распоряжений должны быть тщательно отредактированы и напечатаны на бланках установленной формы и без исправлений. Объем решений, как правило, не должен превышать 3 машинописных страниц, а по важнейшим народнохозяйственным вопросам - 5 страниц.

5.2. Заголовок решений должен быть кратким, соответствовать основному содержанию и отвечать на вопрос "О чем". Заголовок начинается с предлога "О", "Об", например: "Об итогах...", "О мерах...", "О ходе...".

5.3. Текст решения Совета и решения хокима состоят из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели или основания, вызвавшие принятие решения. В ней отмечаются достигнутые успехи и критически оцениваются недостатки в рассматриваемой области. Констатирующая часть может также состоять из ссылки на правовой акт вышестоящего органа, на основании которого принимается решение. В ссылке указывается название правового акта, автор - наименование органа (учреждения), дата, номер, заголовок.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае решение начинается с распорядительной части.

5.4. В распорядительной части решения указывается наименование Совета и пишется слово "Решил", если решение хокима, то "Решаю".

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В тех случаях, когда в пункте содержится поручение, оно строится по схеме: кому, что делать, срок исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны организации и должностные лица. Если в пункте не содержится конкретного поручения, то его можно сформулировать с применением слов: "утвердить", "одобрить", "принять к сведению" и т.п.

В распорядительной части решения, в случае необходимости, воспроизводятся правовые акты вышестоящих органов, на основе которых принято данное решение.

Содержание акта вышестоящего органа излагается в виде самостоятельного пункта и указывается: "Принять к сведению", "Принять к руководству".

При необходимости отмены или изменения ранее принятых решений или их отдельных пунктов, указывается дата, номер, наименование решения и пишется: "Признать утратившим силу...".

В конце решения указывается лицо (хоким, его заместители, другие должностные лица) или подразделение хокимията, соответствующая организация, на которых возложен контроль за выполнением решения.

5.5. К проекту решения прилагается объяснительная записка, обосновывающая необходимость принятия решения за подписью председателей комиссий Совета народных депутатов, депутатов, руководителей организаций, других должностных лиц, внесших проект решения, не более 2 страниц, а по важнейшим народнохозяйственным вопросам - 4 страницы.

Предложения должны быть обоснованы с учетом имеющихся трудовых, материальных и финансовых ресурсов, соответствовать действующему законодательству, содержать объективную оценку положения дел, сформулированы цели и меры по решению вопроса, указаны исполнители и реальные сроки исполнения, заключения и возражения заинтересованных организаций.

5.6. Проект решения согласовывается с организациями, интересы которых затрагивает данное решение.

Проект решения визируется: заместителем хокима, курирующим данный вопрос, руководителем соответствующего структурного подразделения хокимията, заинтересованными организациями, исполнителями, юристом (где он имеется).

5.7. Номером решения Совета является порядковый номер решения в пределах созыва, номер сессии также в пределах созыва и номер созыва, например: 15/6-14, где 15 - порядковый номер решения, 6 - номер сессии, 14 - номер созыва.

Решения хокима нумеруются по порядку в пределах года.

5.8. Датой решения Совета является дата начала работы сессии.

5.9. Подписанный экземпляр решения передается в общий отдел.

5.10. К решению прилагается указатель рассылки, в которой указывается перечень организаций, учреждений, отделов и должностных лиц, кому должно быть разослано данное решение. Рассылку осуществляет общий отдел.

5.11. Решения хокима могут приниматься совместно с общественными организациями.

В заголовочной части такого документа указывается полное наименование всех организаций, от имени которых принимается документ. Индексом данного документа является - порядковые регистрационные номера. Первым должен быть номер, присвоенный организацией, подготовившей проект документа, например: 163/9, 120/5.

5.12. Для решения вопросов оперативных, административно-хозяйственных и по личному составу в аппарате хокимията издаются распоряжения.

Подготовка проекта распоряжения по указанным вопросам проводится аналогично проекту решения, но без заголовка.

5.13. В текст распоряжения при необходимости включается констатирующая часть, которая начинается со слов "В целях...", "В связи..." и т.д.

Текст распоряжения может делиться на пункты, каждый пункт начинается с указания исполнителя, затем указываются предписываемые действия.

5.14. В последнем пункте указывается отдел аппарата хокимията, должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением и при необходимости - срок.

Датой распоряжения является дата его подписания.

5.15. Для распоряжений устанавливается отдельная нумерация в пределах одного года. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "ф" (например, 115-ф). Распоряжения по кадровым вопросам получают нумерацию с добавлением букв "фк" (например, 118-фк).

6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Организация документооборота.

6.1.1. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляется централизованно в общем отделе.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. При обнаружении повреждения, отсутствии документов или приложений к ним необходимо немедленно сообщить об этом отправителю.

Конверты от поступающих документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Конверты с грифом "лично" или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.

Поступившие документы регистрируются (на них проставляется регистрационный штамп - приложение 6).

Хокиму передаются документы вышестоящих органов, а также корреспонденция, содержащая информацию по принципиальным вопросам деятельности хокимията, требующим решения хокима.

Остальные документы передаются заместителям хокима и в отделы хокимията.

Указания по исполнению документов отражаются в резолюциях. После рассмотрения документы возвращаются в общий отдел для перенесения резолюции на регистрационную карточку и затем доставляются по назначению.

Обработка и передача документов должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ находится на исполнении у нескольких работников, то ответственным за его исполнение является работник, фамилия которого в резолюции указана первой.

Не допускается прием документов в хокимияте без регистрации в общем отделе.

6.1.2. Обработка и отправка исходящих документов осуществляются централизованно общим отделом.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой работник общего отдела проставляет свою фамилию и дату отправки.

Документы, поступившие в общий отдел для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или в срок не более 2 дней.

6.1.3. Передача документов между отделами аппарата хокимията осуществляется через общий отдел.

6.1.4. Ежемесячно, а затем в целом за год, общим отделом обобщаются данные по учету входящих, исходящих и аппаратных** документов. Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.

6.2. Регистрация документов.

6.2.1. Документы регистрируются централизованно в общем отделе. Не подлежат регистрации в общем отделе документы согласно приложению 7.

Документы в аппарате хокимията регистрируются только один раз: поступающие - в день поступления, исходящие и аппаратные - в день подписания или утверждения.

Регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические и др.) как создаваемые и используемые внутри хокимията, так и направляемые в другие организации, а также предложения, заявления и жалобы граждан.

6.2.2. Индекс входящего (исходящего документа) состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера.

Исключение составляют индексы решений, распоряжений и протоколов. Их индексами являются их регистрационные номера, присваиваемые в пределах каждого вида документа.

Присвоение очередному документу регистрационного номера необходимо производить при помощи формы нумерационного бланка (приложение 8), которая оформляется отдельно для входящих, исходящих и аппаратных документов.

6.2.3. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (приложение 9). Состав реквизитов карточки может быть дополнен ("исполнители", "расписка исполнителя", "ход исполнения" и др.) в графе "Контрольные отметки".

При регистрации документов на карточках следует самостоятельно регистрировать только инициативные документы (запросы), составленные в данном хокимияте или присланные из других организаций. Данные об ответных документах фиксируются на той же карточке.

Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документов. На ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ.

В графе "Корреспондент" пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ. При регистрации аппаратных документов в этой графе указывается наименование самого хокимията.

В графе "Дата поступления и индекс документа" указывается дата поступления документа и индекс, который присваивается ему в хокимияте.

В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией, - автором документа. При регистрации исходящей корреспонденции или аппаратного документа здесь указывается дата подписания регистрируемого документа и его исходящий индекс или регистрационный номер.

В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание.

В графе "Резолюция или кому направлен документ" указывается фамилия лица, которому поручается исполнение, краткое конкретное указание о решении вопроса, срок исполнения, ее автор и дата.

В графе "Отметка об исполнении документа" записывается решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа. Если не требуется составления письменного ответа, делается запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

В графе "Роспись в получении", "дата" расписывается исполнитель и проставляется дата при получении документа.

В графе "Контрольные отметки" делаются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа.

Графы регистрационной карточки "Фонд N…", "Опись N…", "Дело N…" заполняются в архиве.

6.2.4. Регистрационные карточки печатаются в количестве, необходимом для ведения картотек согласно установленным внутренним правилам.

Обязательным является ведение справочной картотеки, в которой карточки размещаются в хронологическом порядке от ранних к поздним срокам согласно регистрационным номерам.

Кроме справочной, могут формироваться контрольная картотека, а также картотеки по исполнителям, территории и т.д.

Картотека на письма, заявления, жалобы граждан составляется по алфавиту их фамилий и по порядку регистрационных номеров.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ

ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Организация исполнения и проверка хода, результатов исполнения решений и поручений, содержащихся в документах, осуществляются хокимом, его заместителями в соответствии с распределением между ними обязанностей.

Непосредственный контроль за исполнением решений хокима и поручений руководства осуществляет отдел, который их подготовил, если в самих решениях не содержится иных указаний.

Отдел, который обеспечивал подготовку решения (поручения), определяет форму контроля за его исполнением (представление информации, плана организационных действий и др.).

7.2. Координацию работ по организации контроля за своевременным исполнением документов в аппарате хокимията осуществляет общий отдел, инспекция по контролю.

Обязательному контролю подлежат: указы, постановления, распоряжения Президента Республики Узбекистан, законы, постановления и другие документы Верховного Совета Республики Узбекистан, постановления, распоряжения, поручения Кабинета Министров Республики Узбекистан, решения и распоряжения хокима, решения сессии Совета, решения и поручения вышестоящих органов, письма депутатов, предложения, заявления, жалобы граждан, а также другие документы, имеющие конкретные поручения и сроки их исполнения.

По указанию хокима, его заместителей на контроль могут быть взяты и другие документы.

7. 3. Сроки исполнения документов.

7.3.1. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения устанавливаются для определенных категорий документов, подлежащих контролю в соответствии с существующим законодательством и примерным перечнем (приложение 10).

В остальных случаях сроки исполнения документов, как правило, не должны превышать 10 дней.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителями хокимиятов или указываются в самом документе. Индивидуальные сроки исполнения фиксируются в резолюции руководителей хокимиятов.

Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового срока, установленного для данной группы документации, временем исполнения считается индивидуальный срок.

7.3.2. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

7.3.3. Срок исполнения документов может быть продлен только лицом или организацией, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения установленного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

7.3.4. Если документ взят на контроль, в общем отделе или инспекцией по контролю на него заполняется дополнительно экземпляр регистрационно-контрольной карточки, которую помещают в контрольную картотеку, построенную по срокам исполнения.

Работник общего отдела или инспекции по контролю, осуществляющий контроль, передает документ исполнителю, напоминает исполнителю о сроке исполнения; получает информацию о ходе и результате исполнения; записывает ход или результат исполнения в карточке контролируемого документа, регулярно информирует руководителей хокимията о состоянии и результате исполнения.

7.3.5. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

Документы директивных и вышестоящих органов, решения хокима, решения Совета народных депутатов снимаются с контроля хокимом по материалам соответствующих отделов об их выполнении.

Снятие с контроля решений Совета народных депутатов фиксируется в протоколе заседания сессии Совета.

Распоряжения хокима, в которых даны конкретные поручения и установлены сроки, снимаются с контроля первым заместителем хокима на основании справки отдела, завизированной соответствующим заместителем хокима.

Поручения заместителей хокима снимаются с контроля с разрешения заместителя, давшего эти поручения.

Во всех остальных случаях, находящиеся на рассмотрении в отделах вопросы снимаются с контроля заведующими отделами.

Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку.

7.3.6. Документы, подлежащие контролю за исполнением, и материалы по контролю (план организации проверки исполнения, информации о ходе и итогах выполнения) до окончательного исполнения хранятся в отдельной папке "На контроле".

После снятия документов с контроля документ и материалы приобщаются к соответствующим делам по номенклатуре.

8. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР

И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

8.1. Составление номенклатур дел.

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура составляется для правильного формирования дел, обеспечения поиска и учета дел, для определения сроков хранения документов.

8.1.2. Сводная номенклатура дел хокимията составляется общим отделом. Номенклатура дел предварительно согласовывается с экспертной комиссией хокимията и ЭПК архивного отдела хокимията, утверждается хокимом или его заместителем (приложение 11).

Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренных изменений функций и структуры аппарата хокимията, но не реже одного раза в пять лет.

8.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела, отражающие деятельность хокимията, справочные и контрольные картотеки, личные дела, дела постоянных и временных комиссий и дела общественных организаций.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений Правительства Республики Узбекистан, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, указатели, экспресс-информации.

8.1.4. Разделы в номенклатуре дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой хокимията. Последними в номенклатуре дел располагаются дела профкома.

Внутри структурных подразделений дела располагаются по степени их значимости по следующей схеме:

- организационно-распорядительные документы вышестоящих органов;

- организационно-распорядительные документы хокимията;

- протоколы и материалы к ним;

- планы, сметы;

- отчеты;

- доклады, обзоры, докладные записки;

- переписка;

- справки, акты, сведения;

- лимиты, заявки;

- справочная картотека.

8.1.5. Заголовки дел в номенклатуре должны отражать состав и содержание документов, находящихся в деле. Заголовки дел в номенклатуре формируются с учетом группировки в дела отдельно документов постоянного и временного хранения.

В каждом заголовке необходимо указать вид (разновидность) документа, его содержание. В переписке - корреспондента (корреспондентов).

В заголовках дел, включающих в себя распорядительные документы или протоколы, необходимо указать подлинность или копийность документов.

В заголовках применяется термин "документы" в случаях, когда дело состоит из документов различных разновидностей, относящихся к одному вопросу, но не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Понятием "документы" обозначают также документы-приложения к обобщающему документу (например, к протоколу).

8.1.6. Индекс дела состоит из двух элементов: номера отдела и порядкового номера дела в пределах данной структурной части (01-1, 01-2, 02-1 и т.д.).

Возникшие в течение года новые и непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.7. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

8.2. Формирование дел.

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.2. Контроль за правильным формированием дел осуществляет общий отдел аппарата хокимията.

8.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В деле не должны формироваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При большем количестве листов заводится второй и последующие тома дела.

8.2.4. Протоколы, решения сессии и документы к ним формируются в одно дело. Отдельно формируются решения и распоряжения хокима. Распоряжения хокима формируются отдельно от его распоряжений по кадрам. Документы внутри распорядительных документов и протоколов располагаются по хронологии и по номерам.

8.2.5. Переписка группируется в дела за период календарного года по конкретным вопросам и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается вслед за документом-запросом.

8.2.6. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.

8.2.7. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, заявление о приеме на работу, направление или представление, заявление об увольнении, личный листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании; выписки из распоряжений о назначении, увольнении, перемещении, дополнение к личному листку по учету кадров.

8.2.8. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

9. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

В АППАРАТЕ ХОКИМИЯТА

9.1. Для обеспечения сохранности документов в хокимияте создается ведомственный архив, и распоряжением хокима назначается лицо, ответственное за сохранность документов в ведомственном архиве.

9.2. Завершенные дела в течение двух лет остаются в отделах для справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив.

9.3. Дела в отделах хранятся в шкафах, сейфах. На обложках дел указывается наименование хокимията, наименование отдела, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, срок хранения, дата начала дела, а в конце года - дата окончания дела.

9.4. В ведомственный архив передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения по сдаточной описи (приложение 12).

Сдаточная опись составляется в 2 экземплярах. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных в архив дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.

9.5. В аппарате хокимията распоряжением хокима должна создаваться постоянно-действующая экспертная комиссия (ЭК) из 3-5 человек. Председателем ЭК назначается один из заместителей хокима, секретарем ЭК - лицо, ответственное за сохранность документов. ЭК действует на основании положения о нем, строит свою работу в соответствии с годовым планом. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Заседания протоколируются.

9.6. Экспертная комиссия имеет право рассматривать на своих заседаниях номенклатуру дел, описи на дела постоянного хранения и по личному составу, акты на уничтожение документов, а также вопросы обеспечения сохранности документов как в самом аппарате хокимията, так и в отделах. ЭК имеет право рассматривать и вносить предложения в архивный отдел хокимията об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

9.7. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, переданные в ведомственный архив, должны быть упорядочены не реже 1 раза в 3 года. Упорядочение проводится работниками госархивов по договору с хокимиятом. Дела подшиваются, оформляются в соответствии с существующими требованиями, на них составляются описи (раздельно на дела постоянного хранения и по личному составу).

На дела с истекшими сроками хранения работники, ответственные за делопроизводство, при участии членов ЭК и специалистов хокимията составляют акт на уничтожение документов по установленной форме.

Описи, акты рассматриваются на заседании ЭК. Затем передаются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного отдела хокимията. После этого описи и акты утверждаются хокимом.

Уничтожение дел и документов, включенных в акт, производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены ЭПК архивного отдела хокимията.

9.8. Документы хокимиятов, подлежащие государственному хранению, передаются в государственные архивы:

- общая документация через 15 лет;

- документы по личному составу через 75 лет.

__________

* В соответствии с Общим классификатором предприятий и организаций (ОКПО) данные о коде хокимията можно получить в местных прогнозстатуправлениях.

** Имеются в виду документы, составленные работниками хокимията.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к п.3.13

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, на которых ставится

гербовая печать

Доверенности

Договоры

Заявки

Командировочные удостоверения

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право осуществлять финансово-хозяйственные операции

Представления и ходатайства о награждении орденами, медалями, Почетной грамотой, присвоении почетных званий Республики Узбекистан

Письма гарантийные

Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк)

Регламент исполнительного аппарата хокима

Реестры (чеков, бюджетных поручений)

Смета расходов

Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на заработную плату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.)

Удостоверения

Устав (положение)

Штатные расписания и изменения к ним

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к п.4.2.2

Герб

Наименование областного Совета народных депутатов

ПРОТОКОЛ

Дата __________ N 00/00

сессии областного Совета

Всего депутатов __________

Присутствовало на сессии депутатов - ____________________

                                                                                         (список прилагается)

Присутствовало на сессии приглашенных - _____________________

                                                                                                     (список прилагается)

Председатель сессии ________________ - хоким __________ области

                                                  (Ф.И.О)

Секретарь сессии - ___________________________________________

                                                 (Ф.И.О депутата и номер избирательного округа)

Повестка дня:

1. _____________________

2. _____________________

Регламент работы:

1. Слушали _________________________________________________

                                                          (Название вопроса)

(Ф.И.О.) __________ (должность и номер избирательного округа)

(Доклад прилагается)

Выступили:

(Ф.И.О.) __________ (должность и номер избирательного округа)

(Краткая запись выступления)

Решили: Проект решения принять с учетом высказанных замечаний, дополнений и предложений (прилагается)

(Голосовали: за _____, против _____, воздержавшихся _____)

2. Слушали:

Выступили:

Решили:

Хоким ____________________ области

Секретарь сессии

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

к п.4.3

Герб

Хоким __________________________ области

ПРОТОКОЛ

____________________________ N __________

заседания постоянной комиссии областного Совета народных депутатов

Всего членов комиссии Совета

Присутствовало на заседании членов комиссии ___________________

(список прилагается)

Присутствовало на заседании приглашенных _____________________

(список прилагается)

Открывает заседание _______________________________

                                                                              (Ф.И.О.)

Повестка дня:

1. ____________________

2. ____________________

1. Слушали:

(доклад прилагается)

Выступили: _____________________________

                                  (краткая запись выступления)

Постановили:

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

к п.5

Герб

Хоким ________________________________ области

(__________ областной Сонет народных депутатов)

РЕШЕНИЕ

__________ N __________

Хоким ________________________________ области

                 (личная подпись, расшифровка подписи)

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

к п.5

Герб

Хоким _____________________ области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

__________ г. __________ N __________

Хоким ________________________________ области

                 (личная подпись, расшифровка подписи)

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

к п.6.1.1

Форма регистрационного штампа

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

к п.6.2.1

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, не подлежащих регистрации

в общем отделе

1. Письма, присланные в копии для сведения

2. Телеграммы, письма о разрешении командировок и отпусков

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня

4. Графики, заявки, разнарядки

5. Учебные планы, программы (копии)

6. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

7. Поздравительные письма и пригласительные билеты

8. Бухгалтерские документы

9. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)

10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты

11. Формы статистической отчетности

___________

Документы, перечисленные в пунктах 4, 6, 8, 9, 10, 11, подлежат специальному учету в соответствующих службах хокимиятов (бухгалтерии, отделе снабжения, отделе кадров, библиотеке)

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

к п.6.2.2

ФОРМА

нумерационного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

к п. 6.2.3

Регистрационно-контрольная карточка

Корреспондент

Краткое содержание

______________________________________________________________

Резолюция или кому направлен документ

______________________________________________________________

Отметка об исполнении документа

______________________________________________________________

Лицевая сторона                                                               Формат А5 (210х148)

Продолжение приложения 9

Контрольные отметки

Оборотная сторона

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

к п. 7.3.1

ПЕРЕЧЕНЬ

типовых сроков исполнения документов

Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней;

Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих органов - к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

Письма предприятий, объединений, учреждений, организаций - 10 дней;

Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения;

Предложения и замечания депутатов на сессии областного, городского, районного Совета народных депутатов - рассмотрение в 10-дневный срок;

Предложения областного Совета народных депутатов: сообщение результатов рассмотрения не позднее, чем в месячный срок, городского, районного Совета народных депутатов - не позднее, чем в 10-дневный срок;

Рекомендации постоянных комиссий областного Совета народных депутатов: сообщение результатов рассмотрения не более чем в месячный срок либо в срок, установленный комиссиями;

Решения областного Совета народных депутатов доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок;

Решение городского, районного Совета народных депутатов - не позднее чем в 7-дневный срок;

Телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней, остальные в течение 10 дней.

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

к п.8.1.2

Гриф утверждения

Наименование хокимията

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________ N __________

место составления

на _________________ год

Заведующий общим отделом       Подпись       Расшифровка подписи

Виза лица, ответственного за архив

Продолжение приложения 11

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в __________ году

Заведующий общим отделом       Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности лица,           Подпись             Расшифровка

передавшего сведения                                                               подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

к п.9.4

Наименование хокимията

Наименование отдела

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

структурного подразделения

Подпись

Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ N_____

Итого _____ дел с N _____ по N _____, в том числе:

литерные номера: _____, пропущенные номера: _____

Наименование должности          

составителя описи                     Подпись      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Заведующий общим отделом

Подпись                    Расшифровка

                                        подписи

Дата

Передал __________________________ дел

                             цифрами и прописью

Наименование должности           Подпись         Расшифровка

                                                                                        подписи

Продолжение приложения 12

Принял _______________________________ дел

                                   цифрами и прописью

Наименование должности               Подпись            Расшифровка

работника ведомственного                                            подписи

архива