Нужно ли переоформить ЭЦП при смене директора

ЭЦП юридического лица, оформленная на имя руководителя, при его увольнении становится недействительной. Однако она станет неактивной только после завершения срока действия или аннулирования сертификата. Как правильно поступить с ЭЦП бывшего директора, чтобы избежать нежелательных последствий?

Ситуацию разъяснил эксперт buxgalter.uz Олег ГАЕВОЙ:

– Организация может иметь несколько ЭЦП юрлица, оформленных на разных сотрудников. Эти подписи, полученные в Центрах государственных услуг или при помощи портала e-imzo.uz, используются для доступа ко всем видам электронных услуг, оказываемым органами государственного и хозяйственного управления, а также органами государственной власти на местах. В этом материале речь пойдет об ЭЦП юридического лица, оформленной на имя руководителя.  

ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе . Каждая ЭЦП юрлица уникальна. Ее обязательными реквизитами является ИНН юридического лица и ИНН физического лица – сотрудника этой организации.

ЭЦП юрлица:

• позволяет сотруднику, на имя которого она оформлена, совершать от имени организации  юридически значимые действия (подписывать электронные документы, пользоваться госуслугами);
• означает, что владелец сертификата  ЭЦП (лицо, на имя которого выдана ЭЦП) несет ответственность за действия, совершенные при помощи этой ЭЦП. 

В жизни случается, что сотрудники организации и после увольнения руководителя продолжают использовать его ЭЦП. В свое оправдание они говорят: «На практике ЭЦП часто используют другие лица. Например, бухгалтер, сдающий отчетность или кадровик, занимающийся внесением данных в систему ЕНСТ, пользуются директорской подписью».

Однако использование сотрудником ЭЦП юрлица, оформленной на имя действующего руководителя, и ЭЦП юрлица, оформленная на уволенного руководителя, – это две разные ситуации. Действующий руководитель вправе доверить использование цифровой подписи сотруднику. А вот ЭЦП человека, который  перестал быть руководителем, использовать нельзя. Это все равно, что право первой подписи предприятие предоставило лицу, которому ни по законодательству, ни по другим основаниям это не положено.

Поэтому на вопрос, может ли уволенный руководитель подписывать отчеты, сдаваемые в ГНК, кадровые и прочие документы организации, ответ очевиден – нет.

Что делать при смене руководителя

Возможны две ситуации:

1. Руководитель уволен и больше не числится в штате организации.

Новому руководителю рекомендуем:

• получить ЭЦП юрлица на свое имя;
• проконтролировать аннулирование ЭЦП юрлица, оформленной на имя бывшего руководителя;
• обеспечить изменение учетных данных юридического лица.

2. Бывший руководитель продолжает работать в организации на другой должности.

План действий тот же, что и при  первом варианте. Но новый руководитель, на время пока не получит ЭЦП на свое имя, может уполномочить (приказом или доверенностью) бывшего директора на право пользования подписью от имени компании.

Как новому директору получить ЭЦП юрлица на свое имя

Организация должна проплатить сбор за выдачу ЭЦП в размере 10% БРВ . Этот платеж является обязательным и осуществляется на основе оферты, размещенной на сайте e-imzo. Важно, чтобы оплата была произведена путем перевода средств со счета организации на счет ГУП «Научно-информационный центр «Янги технологиялар» при ГНК Республики Узбекистан. Реквизиты: «100011, г. Ташкент, ул. Абая, 4а, р/с: 2021 0000 7004 3120 0005 в ОПЕРУ ЧОАКБ «lnvest Fiпапсе Bank», МФО: 01041, ИНН:201 589463 ОКЭД: 58290». Факт оплаты при оформлении ЭЦП проверяется при помощи информационных систем (по ИНН).

Далее возможны два варианта:

1. Получение ЭЦП в явочном порядке. Руководителю нужно прийти  в ближайший Центр государственных услуг. При себе нужно иметь копию удостоверения личности, приказ или доверенность на получение ЭЦП, персональную ИНН и ИНН организации. ЦГУ выдаст ЭЦП в течение часа с момента заполнения анкеты.
2. Получение ЭЦП дистанционно. Это можно сделать через портал e-imzo.uz. Инструкцию читайте тут.

Как аннулировать ЭЦП юрлица, оформленную на имя прежнего руководителя

В принципе, организация может обойтись без аннулирования ЭЦП. Но при этом нужно иметь в виду, что ЭЦП будет активна до истечения срока действия сертификата (выдаются на 2 года). За это время она может попасть в руки недобросовестных лиц. Поэтому мы рекомендуем аннулировать сертификат ЭЦП.

Прежний руководитель для аннулирования сертификата ЭЦП должен в явочном порядке обратиться в ближайший Центр государственных услуг с соответствующей просьбой. Работник ЦГУ со слов заявителя заполнит анкету, после чего сертификат ЭЦП будет аннулирован.

Как изменить учетные данные предприятия

ЭЦП юрлица – не единственный ключ к персональному кабинету организации на my.soliq.uz. В него можно зайти через персональный кабинет физического лица, которое в учетных данных предприятия значится руководителем. Этим каналом также могут воспользоваться  недобросовестные лица.  Поэтому при смене руководителя рекомендуем как можно скорее внести изменения в учетные данные предприятия.

Изменение учетных данных возможно двумя способами:

1. В персональном кабинете налогоплательщика на портале my.soliq.uz с помощью кнопки «Изменение учетных данных». Либо вы можете воспользоваться специальной кнопкой в интерактивной услуге «Учетные данные ЮЛ». Нажмите на указанную кнопку и внесите изменения в нужные поля. По завершении убедитесь, что изменения внесены. В отношении некоторых организаций, преимущественно государственных, данный функционал пока не работает.

2. Нарочно или при помощи персонального кабинета налогоплательщика отправьте в налоговые органы заполненную форму (Т8) . На этот вариант понадобится несколько больше времени, чем в первом, и чтобы максимально обезопасить организацию от несанкционированного доступа к ее данным в ПК организации нажмите кнопку «Закрыть доступ директору». После того как в учетных данных в графе «руководитель» будет стоять имя нового руководителя, можно нажать кнопку «Открыть доступ директору» и уже новый руководитель сможет пользоваться этим доступом.