Как правильно оформлять переходы на «дистанционку» и возвраты к прежнему режиму работы

26.05.2020

Хотя в последнее время карантинные меры постепенно смягчаются, окончательно расслабляться еще рано. Ни один регион не застрахован от новой вспышки болезни и ужесточения правил для бизнеса. Поэтому каждой организации, которая уже возвращает сотрудников с дистанционной работы, следует быть готовой вновь перевести их на «удаленку». В этой ситуации важно правильно оформить документы, чтобы у проверяющих потом не возникло никаких претензий. Нюансы оформления работы в офисе и вне его разъяснили эксперты «Нормы» – по трудовому праву Ленара ХИКМАТОВА и по юридическим вопросам Альберт САФИН.


Ранее мы уже писали, как перевести работника на удаленную работу. Остановимся подробнее на самых важных моментах этой процедуры.

1. 
Оформить получится не всех

Если трудовая функция работника напрямую связана с пребыванием на территории компании, оформить его на дистанционную работу не получится.

Например, юрист, бухгалтер или маркетолог работать удаленно могут, а уборщица или рабочий-фрезеровщик – нет.


2. 
Что указать в допсоглашении

Вопросы перевода регулирует Положение о временном порядке перевода работников на дистанционный метод работы, гибкий рабочий график или работу на дому в период действия карантинных мер №3228 от 28.03.2020 г.

Для правильного оформления перевода вам будут нужны два документа :

  • допсоглашение к трудовому договору сотрудника; 
  • приказ руководителя о временном переводе с указанием срока.
Внимание
Чтобы оформить допсоглашение, получать заявление работника о переходе на «удаленку» необязательно. Но не будет ошибкой, если работодатель все же попросит его у своих сотрудников (см. образец). В любом случае перевод на дистанционную работу производится только с согласия работника. Работник подтверждает согласие, подписывая изменения к трудовому договору.

Укажите в тексте допсоглашения:

  • адрес, где работник будет осуществлять свою трудовую деятельность.

Местом работы дистанционного работника может быть не только адрес прописки, но и любое место жительства или временного пребывания в пределах Узбекистана, где есть условия для работы;

  • график работы, в том числе – продолжительность рабочей недели и выходные дни;
  • как будет осуществляться электронный документооборот между работником и работодателем;
  • обеспечивает ли работодатель сотрудника оборудованием и средствами связи;
  • как работодатель будет возмещать расходы работника, использующего личное оборудование, мобильный телефон и интернет;
  • как работник будет возмещать ущерб в случае порчи оборудования, переданного ему работодателем;
  • обязанности сторон по соблюдению правил охраны и условий труда;
  • условия перевода сотрудника на постоянное рабочее место в случае производственной необходимости.

В зависимости от ситуации в допсоглашении также рекомендуем прописать:

  • режим работы, если он будет отличаться от указанного в трудовом договоре.

По общему правилу, режим рабочего времени на «удаленке» работник устанавливает самостоятельно. Но если работодателю нужно, чтобы он выполнял работу в определенные часы, это следует прописать в соглашении;

  • особые требования к использованию средств защиты информации, если нужно;
  • адрес корпоративной или личной почты, через которую будет осуществляться обмен документами с работниками;
  • размер оплаты труда;

Если объем трудовых обязанностей не уменьшился, размер оплаты труда снижаться не должен. Но по договоренности с работником оплата удаленной работы может производиться на иных условиях. Например, можно установить неполный рабочий день или неполную рабочую неделю. 

  • требования к работнику, позволяющие работодателю контролировать его действия, если это нужно. Например, – обязанность работника быть на связи в определенное время, получать и отвечать на письма по указанному в допсоглашении адресу электронной почты, присылать отчеты о проделанной работе, предоставлять документы, подтверждающие расходы, участвовать в онлайн-совещаниях и т.п.
Внимание

На дистанционных работников распространяется действие Трудового кодекса и иных актов трудового права. Им гарантируются те же права, что и другим работникам. В том числе право на:

  • еженедельный и ежедневный отдых; 
  • получение зарплаты в полном объеме;
  • ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • получение пособий по временной нетрудоспособности;
  • стимулирующие выплаты и т.д.
Ситуация
Может ли руководитель заставить «удаленного» сотрудника приходить в офис?
Порядок контактов работника с руководством целесообразно обговаривать не на словах, а прописать в тексте допсоглашения о переводе на дистанционную работу. Если в нем не указано, что дистанционный сотрудник обязан в определенные дни присутствовать в офисе по месту нахождения работодателя, он не обязан это делать. Если данное условие не закреплено в соглашении, работодатель не вправе настаивать на этом, равно как и уволить сотрудника за прогул.


3. 
Что написать в приказе

Приказ о переводе на дистанционную работу должен определять действия, необходимые для ее организации. Отразите в нем поручения:

  • бухгалтерии или главбух – пересчитать зарплату (если нужно), определить порядок ее выплаты (100-процентный перевод на пластиковые карточки), рассчитать компенсации за используемые технические средства, мобильную связь и интернет (если это оговорено в допсоглашении);
  • отделу кадров – оформить необходимые кадровые документы, вести учет рабочего времени сотрудников;
  • административно-хозяйственному отделу – выдать работникам технические и другие средства для работы на дому;
  • IT отделу – обеспечить удаленный доступ к локальной рабочей сети с соблюдением требований информационной безопасности и конфиденциальности.

Подробно указав в приказе конкретный фронт работы для каждого задействованного подразделения, вы обеспечите быстрый и слаженный перевод на «дистанционку» без недопонимания  со стороны ответственных лиц и ненужных «авралов».

Внимание
Не обязательно издавать приказ о переводе на дистанционную работу на каждого сотрудника отдельно. Он может быть единым – с перечислением отделов и списком переводимых работников. К приказу также нужно приложить допсоглашения, которые являются основанием для его издания.

Стоит также отразить в приказе график работы удаленных работников.

При дистанционной работе сотрудник самостоятельно определяет продолжительность и распорядок работы, исходя из ее объема, а график работы определяется по соглашению сторон . Чтобы не пускать все на самотек, делегируйте непосредственным руководителям переводимых сотрудников определение объемов работы и контроль ее выполнения.

Примерная структура приказа может выглядеть следующим образом:

  • основания перехода на «дистанционку»: п. 2 ПКМ №176 от 23.03.2020 г., решения Специальной комиссии;
  • перевод работников на дистанционный режим работы как мера по защите сотрудников и недопущение распространения коронавирусной инфекции;
  • отделы или работники, которые переводятся в новые условия (Ф.И.О. можно указать в приложении);
  • сохраняются или изменяются объем трудовых обязанностей, должности и оклады переводимых работников;
  • порядок электронного взаимодействия;
  • обеспечение сотрудников необходимым оборудованием, средствами связи и т.п.;
  • организационные мероприятия и ответственные за них лица (отдел кадров, бухгалтерия, IT и другие);
  • режим труда для тех, кто не переводится на «удаленку».

Ознакомьте сотрудников с приказом под роспись.

Если на дистанционную работу переводится только один или несколько сотрудников, можно оформить индивидуальные приказы, основанием для которых также будут допсоглашения и, по желанию, заявления работников.


4. 
Если установлен фиксированный график работы

Учитывая, что сотрудник, работающий дистанционно, распределяет рабочее время по своему усмотрению, за выполненную им работу выплачивается заработная плата в однократном размере.

На него не распространяются условия оплаты труда за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни, а также за работу в ночное время .

Учитывайте, что таким сотрудникам нужно ставить задачи с разумными сроками выполнения, а не заставлять их работать «круглосуточно», так как они находятся дома.

А вот если удаленному сотруднику установлен фиксированный график работы (например, строго с 9.00 до 17.00), его привлечение вне рабочих часов может расцениваться как «сверхурочка». Соответственно, за это ему полагается оплата не ниже чем в двойном размере или отгул, соразмерный с количеством отработанных сверхурочно часов. Отсутствие работника на рабочем месте в установленные графиком часы может считаться прогулом.


5. 
Охрана труда

На удаленных сотрудников распространяются правила охраны труда, хотя они и будут носить несколько «урезанный» характер.

Можно не проводить:

  • инструктаж по охране труда;
  • проверку знаний требований охраны труда;
  • оценку условий труда на рабочих местах.

Работодатель обязан обеспечить:

  • обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний ;
  • ознакомление с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем ;
  • расследование и учет несчастных случаев и профессиональных заболеваний .

В последнем случае могут возникнуть некоторые трудности, так как общие правила охраны труда рассчитаны все-таки на традиционную форму работы, когда сотрудник выполняет трудовые обязанности на территории организации – работодателя. Например, очень сложно доказать, что несчастный случай, произошедший с дистанционным работником, имеет отношение к производству. Кроме того, затруднительно установить точное время происшествия, поскольку рабочее время на «удаленке» обычно не имеет четких границ, что затрудняет разграничение деятельности в рабочих целях и в личных интересах.


6. Как вернуться к обычному режиму работы

Сценарии для возврата могут быть различными в зависимости от того, как именно оформлялся перевод на дистанционную работу.

Допсоглашение может установить переход:

  • на неопределенный срок – «на период пандемии коронавирусной инфекции»;
  • на определенный срок – «с 25 марта по 25 июня 2020 г.»;
  • до наступления конкретного события – «до официального разрешения использовать личный автотранспорт», «до официального возобновления движения общественного транспорта» и т.п.

В двух последних случаях не нужно заключать еще одно допсоглашение для возврата сотрудников с удаленки на работу в офис. Основанием для выхода на рабочие места будут наступление определенной даты или определенного события.

Тем не менее, все равно не будет лишним предупредить работников о возврате на прежнее рабочее место с конкретной даты. Это можно сделать через рассылку по электронной почте.

Если же перевод оформлен на неопределенный срок, без заключения «обратного» допсоглашения не обойтись.

В допсоглашении о возврате (см. образец) укажите дату, с которой меняется режим работы и место работы сотрудников. Также пропишите в нем отмену предыдущего допсоглашения, устанавливающего дистанционный режим работы.

Во всех случаях для возврата сотрудников с «удаленки» нужно издать приказ о возобновлении работы на прежних местах (см. образец). В приказе укажите:

  • факт отмены удаленной работы;
  • дату отмены;
  • вовлеченных сотрудников.

Ознакомить сотрудников с таким приказом нужно любым доступным способом: по электронной почте, мессенджерам и т.п. Как только работники вернутся на свои рабочие места, следует получить их «живые» подписи, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.

Если вы возобновляете свою деятельность, когда сняты еще не все ограничения, укажите в приказе, что работа организуется с соблюдением всех обязательных карантинных мер :

  • допуск работников и посетителей только в медицинских масках;
  • применение дезинфицирующих средств;
  • проверка температуры сотрудников;
  • дезинфекция всех мест пребывания работника, у которого выявлена коронавирусная инфекция, информирование органов санитарного контроля о лицах, с которыми он контактировал.
Внимание
Изучите Временные санитарные правила и нормы . Особенно это важно, если у вас – производственное предприятие, торговая точка, общепит или объект сферы обслуживания. Возвращая сотрудников на рабочие места, вы обязаны соблюдать все санитарные требования.

 

Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.
Чтобы получать новости от Buxgalter.uz первыми, подписывайтесь на Telegram-канал