Вам могут понадобиться в апреле:
В январе 2020 года истекает срок двухгодичного моратория на проведение проверок финансово-хозяйственной деятельности. Нужно быть готовым к тому, что сотрудники налоговых органов при проверке могут потребовать предоставления первичной документации и за этот период.
Суждение, что за период моратория вас не проверят – неверно
Многочисленные материалы СМИ, посвященные мораторию, многими предпринимателями были восприняты так, что за этот период никто и никогда их проверять не будет.
Аудиторы и консультанты отмечают, что на практике у некоторых субъектов предпринимательства это привело к нарушениям требований законодательства, обязывающих обеспечивать сохранность всей первичной бухгалтерской документации.
В каких ситуациях нужно восстановить «первичку»
Существует ряд причин, по которым организации может потребоваться процедура восстановления документов:
- бухгалтерский учет по тем или иным причинам не осуществлялся должным образом;
- некомпетентность бухгалтера;
- обнаружение ошибок в первичных документах и их несоответствие реальным финансовым операциям;
- исчезновение бухгалтера со всеми документами;
- полная или частичная утрата первичных документов вследствие различных обстоятельств: переезда, выхода из строя оборудования, пожара и т.д.
Для восстановления первичной документации руководство субъекта предпринимательства может заключить договор со специалистом, аудиторской, бухгалтерской или консалтинговой компанией. Для сотрудников организации – это самый оптимальный выход из ситуации.
Но как быть, если руководитель примет решение восстанавливать документацию силами собственных специалистов. На этот случай предлагаем вниманию наши рекомендации.
С чего начать и чем руководствоваться
1. В этих случаях необходимо руководствоваться:
- Налоговым кодексом;
- Законом «О бухгалтерском учете»;
- Положением «О документах и документообороте в бухгалтерском учете»;
- Положением «О порядке определения суммы налогов и других обязательных платежей, подлежащих внесению в бюджет и государственные целевые фонды, в случае утраты или уничтожения налогоплательщиком учетной документации»;
- другими положениями, которыми утверждены формы бухгалтерских документов.
2. Утраченные документы считаются восстановленными, если взамен них получены:
- дубликаты или копии, заверенные лицом, выдавшим утраченный документ;
- отчет об оценке оценочной организации, подтверждающий стоимость активов, в случаях, когда восстановление первичных документов невозможно (например, в случае ликвидации контрагента);
- выписки банка о проведении соответствующих операций по счетам налогоплательщика;
- другие документы, предусмотренные законодательством о бухгалтерском учете.
3. Если у вас возникнут вопросы относительно документооборота в организации, правил создания и хранения документации, то подробные консультации вы сможете найти в газете «Налоговые и таможенные вести»», а также в базе данных «Умная подшивка».
4. В процессе восстановления первичной документации вам также могут понадобиться формы документов и консультации по их заполнению. Всю эту информацию, представленную в сводных таблицах со ссылками на нормативные документы, можно найти в справочной системе «Практическая бухгалтерия».
5. В процессе работы у вас будут появляться документы (приказы, акты, запросы), свидетельствующие о предпринимаемых вами мерах. Все эти документы нужно сохранять так же, как и восстановленные документы. Они пригодятся в дальнейшем.
К «первичке» было небрежное отношение…
Это самая распространенная причина, которая привела некоторые малые предприятия к тому, что у них отсутствует часть первичных документов бухгалтерского учета.
Для организации работы по восстановлению документов руководитель может издать приказ о создании комиссии по восстановлению документов или поручить эту работу конкретным сотрудникам.
Далее выполните следующие операции:
1. Составьте опись отсутствующих документов.
2. Из системы "Банк-клиент" по счетам организации возьмите информацию обо всех операциях, по которым отсутствует первичная документация.
3. В Microsoft Excel при помощи опции «фильтр» распределите все операции: отдельно входящие и исходящие платежи, расходы по корпоративной пластиковой карте, получение средств на выплату зарплат, оплату налогов и обязательных платежей и т.д.
4. По информации о входящих и исходящих платежах определите перечень всех своих контрагентов. Запросите у них акты сверок. Для этого письменно обратитесь на имя руководителей этих организаций с просьбой предоставить вам копии или дубликаты договоров, накладных, счетов, счетов-фактур и актов, которых у вас не хватает, которые были утрачены.
Возникнет вопрос: что лучше – копия или дубликат? Приемлем и тот, и другой вариант. Копию документа можно создать путем сканирования и распечатки при помощи оргтехники. Этот вариант является наиболее оптимальным, так как нетрудоемок и исключает ошибки. Для того чтобы копию можно было принять в качестве документа, необходимо:
- на первом (лицевом) листе копии сделать отметку «Копия»;
- засвидетельствовать ее верность надписью «Копия верна», подписью руководителя и печатью организации, выдавшей ее.
Если у вашего контрагента нет технической возможности сделать копию, тогда просите его выписать дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий силу подлинника. Дубликат должен воспроизводить все реквизиты ранее утраченного документа. В верхнем правом углу дубликата проставляется отметка «Дубликат».
На практике часто взамен утраченного документа заполняют новый бланк, при этом не делают на нем пометки «Дубликат». Эксперты обращают внимание, что такой подход может обернуться неприятностями и разбирательствами, если вдруг найдется изначальный экземпляр.
По этому же принципу восстанавливаются все первичные документы, которые оформляются в двух и более экземплярах, один из которых хранится в другой организации.
5. При восстановлении кадровой документации – распечатайте расчет зарплаты из вашей бухгалтерской программы и заверьте его у руководителя. Восстановите трудовые договоры с сотрудниками и приказы о принятии их на работу, отправке в отпуска и так далее. Если вышел из строя компьютер или «слетела» программа, то восстанавливайте по информации отчетов в налоговую и пенсионный фонд. После получения копий документов организация должна восстановить собственные исходящие первичные документы и заново сформировать журналы хозяйственных операций и регистры бухгалтерского и налогового учета.
6. Восстановить всю первичную документацию – это идеальный вариант, достижение которого практически невозможно. Среди контрагентов найдутся те, кто по тем или иным причинам откажет в предоставлении копий или уже ликвидировался. При восстановление кадровой документации можно столкнуться с тем, что сотрудник уже уволился и о месте его нахождения ничего не известно. В этих случаях нужно составить акт с указанием перечня невосстановленных документов и причин, которые не позволили их восстановить, или обратится в оценочную компанию для получения отчета, подтверждающего стоимость активов предприятия, неподтвержденных первичкой.
7. Взаимоотношения с налоговыми органами. Согласно Положению (рег. МЮ от 31.05.2010 № 2110), если восстанавливаются документы периода, за который только предстоит сдать налоговую отчетность, руководитель или главбух должны обратиться в налоговую с заявлением об исчислении суммы налогов и других обязательных платежей расчетным путем. Однако, реализация этой нормы сопряжена с многочленными сложностями, которые никак не отрегулированы законодательством. К тому же среди бухгалтеров-практиков существует мнение, что такое заявление может привести к многочисленным претензиям к организации со стороны налоговых органов. Поэтому специалисты рекомендуют поступить по-другому. Сдайте отчетность на основании имеющихся документов, а после восстановления документации пересдайте ее.
На финальной стадии восстановления документов из персонального кабинета налогоплательщика распечатайте налоговую отчетность. Перепроверьте, чтобы не было расхождений с информацией восстановленных первичных документов. Если будет разница, то пересдайте налоговую отчетность.
Если документы пострадали из-за форс-мажорных обстоятельств…
В этих случаях действуйте по вышеприведенным правилам. Но при этом на начальном этапе можно заручиться документом, подтверждающим факт форс-мажорной ситуации.
Для этого руководителю или главному бухгалтеру нужно обратиться, желательно в письменном виде, в уполномоченные организации. К примеру, факты умышленной порчи или хищения документов подтверждаются справкой местного органа внутренних дел, пожара – актом соответствующих подразделений МЧС, затопления помещения – актом о затоплении от собственника помещения или справкой ТЧСЖ и так далее.
