Отвечаем на практические вопросы о командировках (часть I)

Что делать, если работник потерял документ, подтверждающий расходы? Или – опоздал на рейс и пришлось купить новый билет? Можно ли начислить ему сверхнормативные суточные? Как их рассчитать? Какие будут налоговые последствия?

На вопросы о служебных командировках отвечают эксперт «Нормы» Дилором САИДОВА и эксперт buxgalter.uz Татьяна ЛЫМАРЕВА:

1. Что делать, если работник потерял билет?

– В течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет, приложив к нему командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии и документы, подтверждающие фактические расходы в командировке .

Если проездные документы утеряны, решение о возмещении расходов на проезд принимает руководитель предприятия. Но возместить расходы в этом случае можно только по командировкам на территории Узбекистана. При отсутствии проездных документов оплата проезда командированному работнику производится в размерах, установленных в коллективном договоре, трудовом договоре, но не менее 0,08 процента БРВ за каждый километр, т.е. 178,4 сум. (223 000 х 0,08%) за км .

Внимание

При командировке за пределы Узбекистана при отсутствии подтверждающих документов транспортные расходы не возмещаются .

Сумма возмещения расходов на проезд не облагается НДФЛ :

• при наличии подтверждающих документов – в сумме фактических расходов;
• при отсутствии документов – в размере стоимости проезда железнодорожным транспортом (междугородным автобусом, если железнодорожное сообщение отсутствует), но не более 30% стоимости авиабилета.

Расходы на проезд являются вычитаемыми при определении налоговой базы по налогу на прибыль при документальном подтверждении и экономическом обосновании .

2.  Работник не успел на рейс, и пришлось купить новый авиабилет. Нужно ли облагать НДФЛ стоимость нового билета или доплаты?

– Если работник не успел на рейс по обстоятельствам, не зависящим от работника (к примеру, затянулись переговоры, попал в пробку, заболел и т.д.), в командировочные расходы включите стоимость нового авиабилета. Эта стоимость не является доходом командированного работника .

Стоимость невостребованного билета также не является доходом работника. Это – расход предприятия.

Если излишний расход понесен по вине работника, предприятие может потребовать возмещения его стоимости. 

Пример

Возмещение при замене билета не по вине работника 

Работник был командирован за границу. При решении важных вопросов он не успел на авиарейс и поменял билет на более позднее время – с доплатой. 
Налоговое законодательство не предусматривает исключений в случаях замены авиабилета с дополнительной оплатой. Компенсация фактически произведенных выплат на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату бронирования, на основании подтверждающих документов не рассматривается в качестве дохода физлица .

3. Может ли предприятие установить норму суточных выше установленных законодательством?

– Да, предприятие может установить свои нормы суточных в коллективном договоре, трудовом договоре или приказом. Норма суточных не должна быть ниже норм, установленных законодательством.

При командировке в пределах Узбекистана:

• в г. Ташкенте и областных центрах – 0,1 БРВ;
• в других городах и населенных пунктах – 0,08 БРВ.

При командировке за пределы Узбекистана – по нормам, приведенным в прил. №1  к Положению №2730.

Например, компания может принять внутреннее Положение о командировках, в котором предусмотреть нормы суточных расходов не ниже 1 БРВ за сутки.

4. Являются ли доходом физлица расходы на суточные и на проживание сверх установленных законодательством норм?

– Если работник представил документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилья, такие расходы не являются его доходом .

При отсутствии подтверждающих документов стоимость найма жилья, превышающая установленные законодательством нормы, является доходом работника в виде матвыгоды и облагается НДФЛ независимо от того, утверждены нормы в локальных актах предприятия или нет. 

Суточные сверх норм являются доходом физлица в виде компенсационной выплаты и облагаются НДФЛ и соцналогом .