Как хранить бухгалтерские документы

В рекомендации:

– хранение бумажных документов: в каком виде, где и в каких условиях хранить;
– особенности хранения электронных документов;
– сроки хранения документов;
– типовой перечень управленческих документов с указанием сроков хранения;
– расхождения в сроках хранения документов: что делать;
– момент начала срока хранения документов;
– передача документов в архив: в каких случаях, в какой архив, отбор документов;
– уничтожение документов;
– учет расходов на хранение документов;
– ответственность за нарушение правил хранения документов.

Наши практические рекомендации по хранению бухгалтерских документов разработаны при содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г. Ташкента.

Храните первичные документы

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое значение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры. Все они  имеют свои сроки хранения, установленные законодательством.

К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет  . Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета  .

Для некоторых документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документации в течение всего срока ее хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, назначьте несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т. д.

Комплектуйте документы по видам

Обработанные бухгалтерией первичные документы комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.д.

Подшивайте документы в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества .

Организуйте место хранения документов

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив как отдельное структурное подразделение .

Не все предприятия имеют возможность создавать ведомственные архивы – подразделения (ограниченный штат, арендованный офис). В зависимости от объемов документооборота они могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы хранить негде, сдайте их в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

Создайте оптимальные условия для хранения документов

Условия хранения документации должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока ее хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков. Во избежание порчи храните их отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.

Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами, шкафами, сейфами и т.п.

Особенности хранения электронных документов

К срокам хранения электронных документов предъявляются такие же требования, как и к бумажным.

Обработанные электронные документы можно архивировать и хранить на самом компьютере. При этом желательно иметь их электронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD-дисках или съемном жестком диске.

В предусмотренных законодательством случаях (при проверках контролирующими органами, судебных разбирательствах и т. п.) должна быть предусмотрена возможность выдачи и использования копий электронных документов на бумажном носителе.

В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности .

Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, интернет-соединения, порча электронного носителя и т. п.), которые могут помешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты или при отсутствии годовых – квартальные или месячные отчеты. Если сдавались уточненные расчеты, достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год.

Сроки хранения документов

Каждый документ имеет свой срок хранения, зависящий от его значимости и востребованности в будущем.

Различают документы c временным и постоянным сроками хранения.

К документам временного хранения относятся документы, имеющие определенный срок хранения - 1 год, 5, 10, 75 лет и т.д.

Документы постоянного хранения не имеют сроков хранения. Они бессрочные, их уничтожать нельзя.

Для некоторых документов сроки хранения установлены на законодательном уровне. Например:

• первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая и иная отчетность, а также другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, подлежат хранению не менее 5 лет ;
• документы, в том числе на электронных носителях, являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и исчисления налогов и других обязательных платежей, должны храниться до истечения срока исковой давности по налоговому обязательству, то есть не менее 5 лет . Такие же сроки хранения применяются к налоговой отчетности .

Сроки хранения документов для предприятий отдельных сфер деятельности утверждены их регуляторами (вышестоящими организациями). Например, сроки хранения документов:

• коммерческих банков указаны в Перечне, утвержденном Центральным банком и Главным архивным управлением при КМ;
• профессиональных участников рынка ценных бумаг – в Положении, утвержденном приказом гендиректора ЦКК ФРЦБ.

Организациям, не входящим в структуру какого-либо министерства или ведомства, при определении сроков хранения документов Центральный государственный архив рекомендует руководствоваться Типовым перечнем управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан,...