Рекомендации

Как организовать работу с первичными документами

05.04.2021
author avatar

Шарофитдин ХАЙДАРОВ

начальник отдела МФ
author avatar

Татьяна БЕЛОУСОВА

эксперт «Нормы»

В рекомендации:

– первичные учетные документы и регистры;
– утвержденные и не утвержденные законодательно формы первичных документов;
– как заполнять первичные документы;
– поступление учетных документов в бухгалтерию;
– что делать, если поступивший первичный документ фиксирует неправомерную операцию;
– как исправить ошибки в документе;
– подписи в документах;
– что делать, если на предприятии нет главбуха;
– можно ли заменить подпись факсимиле;
– ответственность за непроставление подписи в документах;
– печать на документах;
– перевод первичных документов с иностранных языков.

Все финансово-хозяйственные операции предприятия должны быть документально оформлены  .

Первичные документы, бухгалтерские регистры и иные документы являются основанием для:

  • определения объектов налогообложения и объектов, связанных с налогообложением ;
  • исчисления налогов и других обязательных платежей ;
  • подтверждения доходов и расходов. 

Таким образом, и бухгалтерский учет, и налогообложение невозможны без учетных документов. Поэтому за их отсутствие или неправильное заполнение и вытекающие из этого налоговые и бухгалтерские ошибки придется нести ответственность.

Первичные учетные документы и регистры

Итак, первичные документы :

  • подтверждают фактическое осуществление финансово-хозяйственных операций. Они доказывают, что определенное экономическое действие на предприятии было реально совершено. Поэтому их еще называют оправдательными документами;
  • разрешают проведение хозопераций, фиксируя распоряжение или приказ на их проведение. Такие первичные документы являются распорядительными.

Отсюда вытекают два правила:

1) если нет первичного документа, вы не вправе отражать хозоперацию в учете. Например, нельзя отразить в учете, что товар был отпущен покупателю, пока вы не получите подтверждающие это первичные документы (счет-фактуру, накладную, акт или иной документ);

2) если хозоперации еще не было, оформлять ее первичным документом, как если бы она свершилась, и отражать в учете нельзя. Это будет расценено как фальсификация документов.

Рекомендуем действовать следующим образом:

  • оправдательные документы оформляйте при совершении операции. А если это невозможно, – сразу после ее окончания;
  • распорядительные документы составляйте до начала операции.

На практике нередко встречаются ситуации, когда хозоперация уже фактически совершена, а подтверждающего первичного документа еще нет. Чтобы отразить свершившуюся операцию в бухучете, оформите собственный первичный документ

Пример
На склад доставлено сырье, а счет-фактура задержался где-то «в пути» и не известно, когда его получит бухгалтерия.
Руководитель организации – получателя сырья своим приказом создает комиссию по приемке товара, поступившего без документов поставщика (неотфактурованная поставка). Комиссия, в свою очередь, составляет акт о приемке. В нем нужно указать количество поступившего сырья и его стоимость, рассчитанную по ценам, указанным в договоре.
Пример
Ресторан закупил продукты на рынке. Оплачено наличными деньгами, выданными на эти цели подотчетному лицу. Никаких первичных документов продавцы, естественно, не выдали.
Бухгалтер ресторана разработал три документа по этапам «ответственности»: акт закупа, акт сдачи-приемки и отчет ответственного лица о расходовании наличных денежных средств, полученных для уплаты на рынке. Они содержат все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные Законом «О бухгалтерском учете». На их основе можно отразить в бухгалтерском учете списание подотчетных денежных средств с материально ответственного лица и оприходовать купленные продукты.

Первичные учетные документы должны иметь обязательные реквизиты:

  • наименование юридического лица, от имени которого составлен документ;
  • наименование и номер документа, дату и место его составления;
  • наименование, содержание и количественное измерение хозоперации с указанием единиц измерения (в натуральном и денежном выражении);
  • наименование должностей и подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лиц (лица), совершивших хозоперацию

Печать не является обязательным реквизитом первичного документа. Однако на отдельных первичных документах (например, актах сверки) подписи должностных лиц должны удостоверяться печатью. Только малый бизнес вправе работать без печати .

Из правила об обязательных реквизитах есть исключения:

  • чеки платежных терминалов. Они выдаются при оплате товаров банковскими корпоративными пластиковыми картами;
  • выписки транзакции («электронные чеки») систем розничных платежей электронной коммерции;
  • квитанции, талоны, билеты и другие приравненные к ним документы, подтверждающие оплату товаров и услуг.

Несмотря на то что в них нет ряда обязательных реквизитов (наименования должностей, подписей и т.п.), законодательство относит их к первичным документам   .

Данные, содержащиеся в первичных документах, переносятся в бухгалтерские регистры – журналы, ведомости, книги и бланки  .  Регистры также могут составляться в виде электронного документа.

Утвержденные и не утвержденные законодательно формы первичных документов

Используемые в учете первичные документы условно можно разделить на утвержденные и не утвержденные нормативно-правовыми актами Республики Узбекистан.

Утвержденные – обязательны к применению. Вносить в них изменения или сокращать реквизиты нельзя. Например, предприятие, которое не платит акцизный налог, не вправе из утвержденной формы счета-фактуры исключить два столбца с информацией о его ставке и сумме. Использовать утвержденные формы нужно без каких-либо изъятий или добавлений.

Также субъекты бизнеса при отсутствии утвержденных для них форм могут использовать:

  • типовые первичные документы, действовавшие до 1991 года;
  • формы и регистры для бюджетных организаций  .

Если они не учитывают особенностей предприятия, внесите в них изменения или создайте на их основе собственные первичные документы.

Пример
Для коммерческих организаций нет утвержденной формы авансового отчета. Предприятие разработало свою собственную на основе формы №286, утвержденной для бюджетных организаций. В эту форму для бюджетных организаций были внесены следующие изменения:
1) исключены ненужные реквизиты «Структурное подразделение», «Источник финансирования», «Отдел»;
2) также исключены графы для валютных показателей, поскольку предприятие не работает с валютой;
3) часто при перерасходе погашение задолженности перед подотчетными лицами производится в безналичной форме. Для отражения данной операции в создаваемой форме авансового отчета добавлена дополнительная строка «Перерасход в сумме___ перечислен на пластиковую карту сотрудника по платежному поручению от «__» ________ 20___г. N ___».

Внося изменения в типовые формы или разрабатывая собственные, не забудьте про обязательные реквизиты. В таком первичном документе можете указать и дополнительные реквизиты. К примеру, адрес предприятия, основание для совершения хозоперации, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозопераций  .

Формы типовых первичных документов (с изменениями или без них), а также самостоятельно разработанные формы утвердите приказом руководителя. Можно также отразить их в учетной политике или в положении о документообороте на предприятии.

При применении типовых форм рекомендуем записать в учетной политике или в положении о документообороте на вашем предприятии:

«В качестве форм первичных учетных документов используются типовые формы, утвержденные Инструкцией №2169 от 22.12.2010 г.».

Другой вариант – прописать для конкретных объектов бухучета, какие типовые формы будет применять организация. Например, «для учета основных средств применять типовую форму №ОС-6 ».  

Образцы самостоятельно разработанных форм, утвержденные руководителем, включите в приложение к приказу об утверждении учетной политики или в положение о документообороте на вашем предприятии.

При создании первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, соблюдайте дополнительные требования. Они установлены нормативно-правовыми актами, регулирующими эти операции.

Учетные регистры, как и большинство первичных документов, можно приспособить к специфике деятельности предприятия при соблюдении требований, установленных законодательством . Одно из них – обязательные реквизиты:

  • наименование...
lock

Чтобы читать дальше, подпишитесь на Buxgalter Pro

Помощь