Другие подразделения компании создают проблемы с «первичкой». Что делать?

Руководство считает, что главное – это продажи, а за бухгалтерию отвечает бухгалтер. При этом сотрудники отдела продаж или торговых точек постоянно создает проблемы с первичными документами. И им за это – ничего, а бухгалтеру – все шишки и головная боль.

По просьбе buxgalter.uz свои рекомендации по данной проблеме дала консультант по управлению Ирина ШАКИРОВА:

«Я очень устаю от того, что сотрудники других подразделений выполняют свою работу безграмотно. Я – бухгалтер торговой компании, у нас более десяти точек розничной торговли. Управляющие магазинов, может, и хорошо продают, но мне создают постоянные проблемы в виде неверно заполненной кассовой книги, пробитых по нескольку раз Z-отчетов ККМ, всевозможных исправлений, что недопустимо. Шеф много раз обещал навести порядок, но…».

– «Понятен уровень стресса этого бухгалтера. Нет ничего труднее ситуации, когда твой личный результат зависит от добросовестности и ответственности других людей. Действительно, бухгалтеру часто приходится отвечать и за себя, и «за того парня». 

Что можно сделать в такой ситуации?

Шаг 1. Определите требования к руководителям подразделений в отношении оформления документов. Что, как, в какие сроки, в каком формате они должны делать.  К перечню приложите заполненные образцы всех документов и ссылки из нормативных актов, определяющих ответственность за нарушение правил розничной торговли. Проинформируйте руководство компании. Объясните, что рано или поздно нарушения обнаружат налоговики в ходе проверки, и тогда будут проблемы не только у бухгалтера.

Шаг 2. Проанализируйте все ошибки, которые допускают управляющие, соберите «банк» постоянно повторяющихся ошибок.

Шаг 3. На основе первого и второго шага напишите инструкцию по подготовке и сдаче документов, заполнению кассовой книги, работе с инкассаторами.

Шаг 4. При поддержке руководства компании соберите управляющих магазинами и проведите тренинг-инструктаж. Разберите все ошибки, объясните и раздайте подготовленный методический материал, в том числе  образцы.  Обсудите порядок работы, проверьте, усвоен ли материал.  Возможно, стоит сделать такие тренинги-инструктажи регулярными – по мере изменений в законодательстве, отчетности и т.д.

Шаг 5.  Договоритесь с управляющими магазинами о прямой связи с вами по вопросам оформления документов, взаимодействию с инкассаторами.

На мой взгляд, также стоит обратить внимание на вопрос подбора кадров на должность управляющих в дальнейшем. Самый лучший выход – включить в процесс приема на эту должность и главбуха, чтобы заранее проинформировать нового сотрудника об установленном порядке работы с документами, передать ему инструкции и требования.

И еще одно: основная трудность во взаимодействии бухгалтера с сотрудниками других подразделений – это незнание и непонимание сотрудниками особенностей работы бухгалтера. Сотрудники не имеют специальных знаний в вашей области, не знают и не понимают ваших трудностей.  То, что вам абсолютно ясно, для них – «темный лес». Нужно это учитывать!