ЭСФ-«невидимка» и «гуляющие» реквизиты

Как поменять реквизиты в системе ЭСФ при смене руководителя, юридического адреса или обслуживающего банка так, чтоб старые больше не появлялись в документах (а такое случается на практике)? Как быть, если счета-фактуры и другие электронные документы не доходят до контрагента? О тонкостях работы в системе электронного документооборота по просьбе buxgalter.uz рассказал  начальник отдела внедрения и обслуживания ЭСФ НИЦ «Янги технологиялар» при ГНК  Нозим ТУРАЕВ:

Реквизиты

– «Чтобы в электронных документах всегда отражалась правильная информация, нужно придерживаться нескольких простых правил:

1. Электронная цифровая подпись, используемая при подписании документа, должна быть оформлена на имя сотрудника, уполномоченного подписывать документ. В зависимости от требований системы это может быть ЭЦП юридического или физического лица. Например, для подписания ЭСФ нужна ЭЦП юрлица, оформленная на имя руководителя. 

Получить ЭЦП можно дистанционно. Инструкцию читайте здесь.

2. Некоторые операторы электронного документооборота снабжают формы электронных документов функционалом, который при вводе ИНН организации автоматически подтягивает информацию из базы данных налоговых органов.   

Если у вас сменился руководитель, бухгалтер или юридический адрес, нужно через персональный кабинет налогоплательщика в течение 10 дней отправить в налоговые органы заполненные формы, утвержденные приложениями №8 и №9 к Положению  №2600 от 10.07.2014 г.

Для быстрого внесения в учетные данные информации о новом директоре и главбухе можно воспользоваться кнопкой «Изменить учетные данные» в разделе «Учетные данные» персонального кабинета налогоплательщика.

3. Если вы сделали все перечисленное, но в ваших электронных документах все равно остаются поля с устаревшей информацией, нужно обратиться за помощью в call-центр вашего оператора ЭДО. Они помогут поправить настройки дистанционно.

Контрагент не видит ЭСФ

Иногда отправленные вами документы могут не отражаться у роуминг-оператора или контрагента. Такие ситуации возникают:

• если при заполнении формы документа допущены ошибки;
• если контрагент пользуется услугами оператора, который не поддерживает этот вид документа (например, доверенность или ТТН). Все операторы ЭСФ без исключения поддерживают обмен только электронными счетами-фактурами;
• при технических проблемах вследствие перегрузок и т.п.

При формировании электронного документа строго следуйте инструкциям оператора и перепроверяйте данные. К примеру, при формировании ЭСФ по неосторожности плательщик НДС может указать, что он таким не является. Оператор роуминга ЭСФ автоматически вычислит ошибку и вернет документ отправителю. Такой ЭСФ не будет видно ни на my.soliq.uz, ни у контрагента.

Другая ситуация, когда товар доставляется по доверенности... Контрагент не увидит электронную доверенность до тех пор, пока она не будет подписана лицом, на чье имя выдана. До недавнего времени это была самая горячая проблема электронного документооборота, сейчас она уже не так часто возникает, поскольку правила оформления вошли в привычку. Для решения этих и подобных проблем достаточно устранить ошибку.

О том, как создать электронную доверенность и подписать ЭСФ, оформленный на ее основании, читайте здесь. 

Также при заключении договора, если в процессе совместной работы вы планируете использовать не только ЭСФ, но и другие документы в электронной форме, обязательно оговорите этот момент со своим партнером. Чтобы в дальнейшем не возникало проблем, операторы ЭСФ обеих сторон должны поддерживать обмен этими документами.  Проблема решается путем выбора – услугами какого оператора пользоваться.

Технические проблемы решают сами операторы. Перегрузки и сбои – временная проблема. Сейчас во всех звеньях системы ЭДО ведутся работы по укреплению материально-технической базы.

При возникновении проблем нужно сообщать о них роуминг-оператору или оператору ЭСФ, это будет способствовать их скорейшему решению».

Подготовил Олег ГАЕВОЙ