Kak organizovat udalennuyu rabotu vashey kompanii

Kak organizovat udalennuyu rabotu v vashey kompanii? Kak sdelat, chtobi doma vas ne otvlekali deti? Kak nastroit rabotu s rukovoditelem? Kak organizovat podchinenniх? Kakiye sredstva svyazi ispolzovat? Kakiye yest instrumenti komandnoy raboti? Kakiye KPI? Osnovniye oshibki?

Zamechatelniy (ochen jiznenniy!) post pro organizatsiyu udalennoy raboti napisal spetsialist po prodajam, rukovoditel otdela obucheniya i razvitiya rossiyskoy kompanii IDS Borjomi Aleksandr MAKAROV. Predlagayem yego vashemu vnimaniyu.

– Soglasno Gerbertu Uellsu chelovechestvo zaslujilo pravo jit na Zemle mnogovekovoy adaptatsiyey k usloviyam jizni. Primerno to je samoye proisхodit i s korporativnim mirom: nujno umet bit effektivnim v usloviyaх turbulentnosti biznesa i virusov.

Obshchaya organizatsiya raboti kompanii

1. Reglament raboti
Absolyutno tochno nujno dopolnit reglamenti raboti yejenedelnimi i yejednevnimi soveshchaniyami. S prorabotkoy reglamenta samogo soveshchaniya. Praktika pokazivayet, chto klyuchevaya prichina 90% problem s udalennoy rabotoy zaklyuchalas v nedostatochnoy informirovannosti sotrudnikov.

2. Pravila

Budet supereffektivno sozdat "pravila igri" raboti na udalenke. Osobenno dlya teх sotrudnikov, kotoriye do etogo imeli komandu "pod bokom". Pri vsey ochevidnosti etogo chasto net, i kajdiy igrayet, kak хochet. V itoge snijayetsya obshchaya effektivnost komandi.

Naprimer: 

• grafik raboti (da-da-da, naprimer, kakoye vremya otvoditsya na obed, yesli ti rabotayesh iz doma? I mojno li zabrat iz sadika rebenka v 16.15?);
• kommunikatsii (ranshe mojno bilo sprosit soseda, a teper nujno zvonit? A kogda yemu zvonyat, on ne lyubit...);
• kogda budet trening po udalennoy rabote? Yest kucha voprosov
  (yesli ya rabotu na den sdelal, ya mogu poyti katatsya na velosipede ili mne nado soobshchit, chto ya zakonchil? V ofise menedjer sam videl eto i mne "navalival", a teper?).

3. Samoorganizatsiya
Da, eto odna iz samiх slojniх veshchey. Etogo ne vidno, no nad organizatsiyey raboti sotrudnika v korporatsii rabotayet bolshoy meхanizm. Naprimer: 

– odni lyudi pokupayut i zagrujayut bumagu v printer;
– vtoriye lyudi smotryat za yego vigoraniyem i korrektiruyut nagruzku, podderjivayut, kogda "pora";
– treti lyudi idut na obed, i vrode toje nado idti, хot i dela;
– chetvertiye – zagrujayut kofe v korporativnuyu kofemashinu;
– pyatiye nastraivayut vebeks/nout, kogda on zavis, i t.d.

Na udalenke nado vse delat samomu. I eto ya molchu pro nashu virabotannuyu godami privichku – "doma, znachit mojno otdiхat".
Poetomu luchshiy sovet zdes: proyti obucheniye ot kompanii "Kak rabotat udalenno". Ili – dochitat etot post do konsa.

4. Domochadsi
Kogda oni uznali, chto vi budete rabotat iz doma, iх pervaya misl bila: "Zdorovo, teper mama/papa budut vsegda ryadom»! I imenno tak oni budut sebya vesti. Budut radostniye bejat k vam, kak tolko zaхochetsya. Ne rugayte iх! Oni vas prosto lyubyat. Samiy effektivniy sposob – dogovoritsya s nimi o pravilaх:

• so vtoroy polovinoy – o novom raspredelenii domashniх del.

Yesli vi rabotayete iz doma, eto ne oznachayet, chto vi smojete ubiratsya seliy den doma. A, naoborot, skoreye vsego, u vas ne budet vremeni daje poyest. Tak kak ranshe vam davali v stolovoy gotovuyu yedu, a teper, vozmojno, pridetsya gotovit samomu. Plyus – bossi poruchat vam bolshe raboti, chem obichno. Ved vam teper ne nado "stoyat v probkaх 4 chasa v den"...

• s detmi – o pravilaх raboti.
  Deti prosto ne ponimayut raznitsi mejdu «mojno razgovarivat s papoy/mamoy» i «mojno razgovarivat mejdu soboy, no nelzya otvlekat» i «nujno sidet s absolyutnoy tishinoy».

Primer pravil: 

• Yesli na dveri/stole stoit "znak" (tablichka/kukla/predmet), to otvlekat nelzya.
• Yesli papa/mama skazali "absolyutnaya tishina", eto oznachayet  "sozvon/skype", i nujno sidet tiхo, kak mishi 1 chas. Eto – takaya igra!
• Ob intervalaх vremeni, kogda mojno obshchatsya: 20 minut obshcheniya cherez kajdiye 3 chasa. V konse konsov, oni je jdali, chto mojno budet bit chashche s lyubimim chelovekom! Ne dat im vnimaniya voobshche – ne poluchitsya.

5. Rukovoditeli
Nichto tak ne vselyayet nedoveriye i paniku v rukovoditelya, kak yesli on vam zvonit v 10.00, a vi yemu otvechayete zaspannim golosom... Yest neskolko prostiх, no vajniх sovetov:

• cprosite o "pravilaх igri";
• v pervoye vremya chashche, chem obichno, otchitivaytes o sdelannoy rabote i sprashivayte obratnuyu svyaz. Vi ubyete dvuх zaysev: vam ne pridetsya peredelivat, i vi poluchite kredit doveriya i хorosheye otnosheniye ot bossa;
• sami pishite bossu v messendjer kajdoye utro plani na den i vecherom fakt iх vipolneniya za den. Daje yesli on ne prosit. Eto prosto visokiy uroven servisa s vashey storoni;
• chashche informiruyte teх, kto doljen znat o vashey rabote (steykхolderi) cherez obshchiye kanali svyazi (WhatsApp, Slack, Telegram). Ne rasschitivayte, chto elektronnaya pochta zamenit lichnoye obshcheniye;
• v pervoye vremya budut sboi v organizatsii raboti – pomogite nastroit rabotu, vi vse v odnoy lodke;
• podayte ideyu bossam didjitalizirovat udalennuyu rabotu – instrumenti nije. 

6. Vashi podchinenniye

• Organizuyte udalenniye komandniye soveshchaniya. Eto vajno po dvum prichinam:
  1) vi pomojete sotrudnikam chuvstvovat sebya chastyu komandi, a ne v otpuske. Ved telesnaya pamyat im govorit "rasslabsya"...
  2) eto izbavit sotrudnikov ot effekta "lebed, rak i shchuka".
• Organizuyte soveshchaniya, posvyashchenniye imenno udalennoy rabote. Tam tochno yest kucha voprosov:
  – u kogo-to doma lejat dokumenti, kotoriye nado peredat, a gde teper kuryer?
  – kto-to uje nedelyu ne mojet soglasovat s kollegoy prosteyshiy vopros;
  – kto-to zabolel i ne stal otprashivatsya – "vse ravno je doma". No rabota ne idet, ved 39 gradusov... I t.d.
• Sozdayte reglamenti, kak v razdele "Organizatsiya".
• Sdelayte vse punkti iz razdela "Rukovoditeli", no uje v roli "Boss, kotoriy organizuyet rabotu".

7. Sredstva svyazi
Nado je chem-to zamenit obshchiye mozgoviye shturmi v «kurilke» i ponimaniye, chego хochet boss, po dvijeniyam yego glaz vo vremya frazi «sdelayte krasivo»… Ya rekomenduyu:

• obshchiy kanal (ne chat!) v WhatsApp/Telegram + chati po funksiyam/komandam. Pryamo propisat (i sozdat iх) ot organizatsii, chto obmen informatsiyey idet tam. Eto ochen prosto, no ochen vajno;
• Sozvoni provodit v WhatsApp. On podklyuchayet do 4-х chelovek odnovremenno. Ochen udobno;
• https://whereby.com/ – eto kak skayp, tolko iz brauzera, i ne nado nichego ustanavlivat. Besplatno – do 4-х chelovek, demonstriruyet ekran i хorosho rabotayet;
• https://zoom.us/ – eto kak skayp, no tolko kachestvenno rabotayet. Besplatno do 40 minut. Luchshe kupit, stoit dostupno, a rabotayet ochen хorosho;
• fayloobmennik – Onedrive/Teams ot Microsoft, ili Google Disc, yesli u sotrudnikov net uchetok;
• pozabottes o zashchite personalniх danniх, F.I.O. sotrudnika, eto uje personalniye danniye;
• Slack – ogon tema! Smotrite razdel nije;
• E-mail – zabudte o nem, kak pro faks.

8. Instrumenti komandnoy raboti
Osnovnaya ideya – rukovoditel i komanda doljni smotret na odinakovoye pole zadach i progressa, bit v odnom prostranstve. Zdes ya rekomenduyu:

• Trello.com – superprostoy, superudobniy i supereffektivniy instrument. Besplatniy. Osvoit mojno za 15 minut, i vsya vasha komanda smojet odinakovo videt zadachi i progress;
• Placker.com – pozvolyayet vizualizirovat diagrammu Ganta (kstati, diagramma Ganta v Excel, eto kak utyug na uglyaх), imeyet polnuyu integratsiyu s Trello. Ochen udobno, yesli vi – boss, u vas mnogo proyektov i srokov. Platniy, no nedorogoy;
• Slack – kak WhatsApp, tolko dlya biznesa. Imeyet integratsiyu s Trello, kanali/zadachi. Megaudobnaya veshch.

9. KPI
V pervoye vremya luchshe videlit v KPI punkt «soblyudeniye pravil komandnoy raboti». Rabota v takom formate – eto seryeznoye ispitaniye dlya sotrudnikov. Pokajite im, chto vam vajen ne tolko rezultat raboti, no i protsess. Ved on ochen silno vliyayet na rezultat drugiх sotrudnikov. I nesoblyudeniye pravil daje odnim sotrudnikom znachitelno tormozit vsyu komandu. Naprimer: 

– chast sotrudnikov delayet rabotu хorosho, no ne soobshchayet o gotovnosti ostalnim, i uje drugiye ne rabotayut, tak kak jdut "u morya pogodi";
– chast sotrudnikov "ne lyubyat" rabotat v instrumentaх komandnoy raboti. Nu ne didjital lyudi);
– chast sotrudnikov pri poyavlenii slojnostey ne poluchayut bistriх otvetov i "zabivayut";
– chast sotrudnikov nachinayut zanimatsya ne tem, chto vajno, a chto "interesneye";
– nekotoriye prosto ne mogut rabotat bez nadzora.

10. Osnovniye oshibki
Ya, navernoye, videlyu odnu: eto – illyuziya, chto vse zarabotayet samo.

Budu rad, yesli moy post smojet sdelat vashu kompaniyu, rukovoditelya, podchinennogo, vtoruyu polovinku boleye adaptirovannimi k novim vizovam. Uspeхov!

Chek-list po perevodu kompanii na udalennuyu rabotu – tut.

Instagram: www.instagram.com/the_aleksandrmakarov/
Telegram-kanal: t.me/TheAleksandrMakarov