Рекомендации

Как бухгалтеру подготовить претензию

11.11.2021
author avatar

Элеонора МАЗУРОВА

эксперт «Нормы»

В рекомендации:

– что такое претензия, какую цель она преследует;
– кому и какая предусмотрена ответственность за дебиторскую задолженность;
– что нужно для подготовки претензии;
– из чего складывается сумма претензии;
– вручение претензии и ответ на нее;
– что делать, если претензия поступила к вам на предприятие;
– хранение претензий. 

 

Что такое претензия, какую цель она преследует

Претензионная работа на предприятии направлена на то, чтобы урегулировать конфликты с другими организациями, выяснить причины разногласий и, по возможности, предотвратить необходимость судебного разбирательства.

На крупных предприятиях с большим оборотом договоров обязательно разработайте соответствующий локальный документ, регулирующий претензионно-исковую работу. Например, это может быть положение о претензионно-исковой работе. На небольших предприятиях достаточно утвердить памятку с основными положениями по этому виду работы.

Такие локальные документы утверждаются руководством предприятия. Положение в акционерных обществах может утверждаться общим собранием акционеров. На малых предприятиях и в микрофирмах нет необходимости в этом локальном документе. Достаточно соблюдать ряд правил и практических рекомендаций, указанных в памятке.

Основная нагрузка и ответственность по претензионной работе должна ложиться на юриста предприятия, но, как правило, на небольших предприятиях претензии пишут бухгалтеры. А это значит, что бухгалтер должен не только контролировать всех дебиторов и кредиторов, но и незамедлительно выставлять претензии при необходимости.

Если у вас предприятие с 50 % и более государственной доли в уставном капитале, то в случае допущения просроченной дебиторской задолженности к руководителю и главному бухгалтеру будут применены самые жесткие меры административной и материальной ответственности, вплоть до привлечения к уголовной .

Внимание
Дебиторская задолженность считается просроченной, если средства за поставленные товары, оказанные услуги и выполненные работы не поступили поставщику или исполнителю по истечении 90 дней со дня фактической отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг .

В каждом конкретном случае в договоре может быть установлен другой срок исполнения обязательств или оплаты, суды, как правило, ориентируются в первую очередь на договор. Но не стоит дожидаться окончания установленного срока для принятия мер, так как по истечении 90 дней уже наступает персональная ответственность руководителя и главного бухгалтера как за кредиторскую, так и за дебиторскую задолженности .

Постройте свою работу так, чтобы вы заблаговременно знали обо всех возможных дебиторах, так как для составления претензии, ее отправки и вручения должнику нужно время.

По действующему законодательству вы можете сразу обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании задолженности , за исключением некоторых категорий дел, по которым обязательно претензионное производство, или если сам договор предусматривает предъявление претензии.  

Практика же показывает, что лучше все-таки сначала обратиться к должнику с претензией или просто отправить письмо. Тем самым вы показываете партнеру, что ваше предприятие желает сохранить с ним деловые отношения, но в то же время ему будет виден план ваших дальнейших действий.

Для подготовки претензии вам в первую очередь потребуются:

  • договор, по которому образовалась дебиторская задолженность; 
  • документы, свидетельствующие о выполнении со стороны вашего предприятия договорных обязательств (акты выполненных работ, счета-фактуры, доверенности, все то, что у бухгалтеров называется «первичными бухгалтерскими документами»); 
  • акт сверки взаиморасчетов с партнером, даже если он не подписан второй стороной.  

Заведите для себя правило не брать в работу при подготовке претензий подлинные...

lock

Чтобы читать дальше, подпишитесь на Buxgalter Pro

Помощь