Как разработать график документооборота по экспортной сделке

29.05.2025

Татьяна БЕЛОУСОВА

эксперт «Нормы»

Внимание

С 19 мая 2025 года документооборот по внешнеторговым контрактам ведется только посредством информационной системы «E-kontract». Передавать данные через программу «ВЭД-Контракт», АИС «Контракт» и портал «EXIM» невозможно.

Руководство по использованию системы «E-kontract» можно скачать здесь.

Экспортная сделка – это сложный процесс, каждый этап которого сопровождается оформлением каких-либо документов. Чтобы обеспечить их своевременное оформление и отражение на их основании хозяйственных операций в бухгалтерском учете, разработайте график документооборота. Он позволит вам контролировать движение документов между подразделениями предприятия.

В графике определите лиц или службы, ответственные за оформление, проверку, обработку и передачу на хранение документов, а также сроки исполнения. График разработайте для каждого вида документа.

К сведению

Вам могут понадобиться рекомендации:

Для бухгалтерии график документооборота особо важен, т.к. первичные документы являются основанием для отражения хозопераций в бухучете.

Напоминаем, что требования руководителя службы бухгалтерского учета по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению их в службу бухучета обязательны для всех работников предприятия .

Рассмотрим график документооборота по экспорту товара на условиях поставки CIP «Перевозка и страхование оплачены до» на примере предприятия, имеющего юридическую службу, отдел внешней торговли и товарный склад.

Согласно Инкотермс-2010 по данному базису в обязанности продавца входит оплата:

расходов по выполнению таможенных формальностей, необходимых для ввоза товара;
пошлин, налогов и сборов, уплачиваемых при вывозе;
расходов по его перевозке через третьи страны, если они по условиям договора перевозки возложены на продавца.

Документ (в бумажной или электронной форме)	Количество экземпляров	Подготовка документа		Согласование, утверждение, подписание документа		Действие на основании документа		Передача документа на хранение
Документ (в бумажной или электронной форме)	Количество экземпляров	ответствен- ный	срок	ответствен- ный	срок	ответствен- ный	срок	ответствен- ный	срок
Экспортный контракт	3–5	Юридическая служба	3–5 дней	Отдел внешней торговли (ОВТ)	7–10 дней	Бухгалтерия или ОВТ – регистрация в ЕЭИСВО	После подписания контракта сторонами	Бухгалтерия или ОВТ	После закрытия контракта
Договор с таможенным брокером	2	Таможенный брокер	1–3 дня	ОВТ	1 день	Бухгалтерия –оплата брокерских услуг	После подписания договора или оказания услуг	Бухгалтерия	После закрытия контракта
Договор с транспортной организацией	2	Транспортная организация	1–3 дня	ОВТ	1 день	Бухгалтерия –оплата транспортных услуг	После подписания договора или оказания услуг	Бухгалтерия	После закрытия контракта
Договор со страховой организацией	2	Страховая организация	1–3 дня	ОВТ	1 день	Бухгалтерия –уплата страховой премии	После подписания договора	Бухгалтерия	После закрытия контракта
Доверенность на получение товара	1	Транспортная организация	Перед получением товара	–	–	Завскладом –проверка документа	Перед отпуском товара	Завскладом	Ежеквартально
Накладная на отпуск товара со склада	3	Завскладом	В момент отпуска товара	Завскладом	В момент отпуска товара	Завскладом –отпуск товара, бухгалтерия –отражение в учете передачи товара со склада	В момент и после отпуска товара	Завскладом	Ежеквартально
Счет на уплату таможенного сбора	1	Таможенный брокер	В момент оформления ГТД	ОВТ	В момент оформления ГТД	Бухгалтерия –уплата и отражение в учете таможенного сбора	В момент оформления ГТД	Бухгалтерия	После закрытия контракта
ГТД с сопроводительными документами	4	Таможенный брокер	До вывоза товара за границу	–	–	ОВТ – контроль за таможенным оформлением, бухгалтерия – учет оборота по реализации	Во время и после таможенного оформления	Бухгалтерия или ОВТ	После закрытия контракта
Счет-фактура на оказание брокерских услуг	2	Таможенный брокер	После оказания брокерских услуг	ОВТ	1 день	ОВТ – проверка правильности, бухгалтерия –отражение в учете	После подписания счета-фактуры	Бухгалтерия или ОВТ	После закрытия контракта
Страховой полис	1	Страховая организация	После уплаты страховой премии	ОВТ	1 день	ОВТ – проверка правильности, бухгалтерия –отражение в учете	После получения страхового полиса	Бухгалтерия или ОВТ	После закрытия контракта
Товарно-транспортная накладная	3	Транспортная организация	Перед началом транспортировки товара, до таможенного оформления	ОВТ	На момент отпуска товара транспортной организации	ОВТ – контроль транспортировки товара	Период транспортировки	ОВТ	После закрытия контракта
Счет-фактура на оказание транспортных услуг	2	Транспортная организация	После оказания транспортных услуг	ОВТ	1 день	ОВТ – проверка правильности, бухгалтерия –отражение в учете	После подписания счета-фактуры	Бухгалтерия или ОВТ	После закрытия контракта
Инвойс	2	ОВТ	При подготовке контракта	ОВТ	1 день	ОВТ – контроль передачи товара покупателю, бухгалтерия –отражение в учете дохода от реализации	В момент и после передачи товара покупателю	Бухгалтерия или ОВТ	После закрытия контракта

График наглядно показывает, какое подразделение предприятия и на каком этапе за что отвечает. Составление графиков документооборота сократит вероятность утери документов и повысит эффективность взаимодействия между подразделениями. Каждое звено четко будет понимать, какой документ, в какие сроки и от кого должно получить, а также кому и в какие сроки передать для дальнейших действий.

Из графика видно, что одни документы оформляются на предприятии, а другие оно получает от других организаций. В данном примере отдел внешней торговли, являясь координатором экспортной сделки, отвечает не только за подготовку «внутренних», но и за получение «внешних» документов, а также их передачу другим участникам сделки. Отдел внешней торговли обеспечивает также своевременную передачу документов в бухгалтерию для оплаты и отражения в бухучете.

Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.

Чтобы получать новости от Buxgalter.uz первыми, подписывайтесь на Telegram-канал

Поделиться:

Публикации по теме: