Что делать, если руководитель использовал КПК в личных целях

Умышленно или по невнимательности сотрудники могут использовать КПК в личных целях. Иногда сам руководитель поручает бухгалтеру оплатить какие-то свои личные расходы: детский сад ребенку, семейный ужин в ресторане и т.п.  Как этого избежать и что делать бухгалтеру, если такое все же случилось, разъяснила эксперт «Нормы» Виктория БЕЗГИНА:

Общие правила для держателя КПК

– «3 апреля 2021 года вступило в силу новое Положение №3294, регулирующее порядок использования юрлицами корпоративных пластиковых карт.

Денежные средства с КПК можно использовать только на строго определенные цели, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия . Держатель КПК обязан не позднее 10 дней со дня получения под отчет карты представлять в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных средствах – с приложением оригиналов квитанций платежных терминалов, электронных чеков и т.д.

Положение не требует заключать договор полной материальной ответственности с держателем КПК. Но предприятие локальным актом (например, коллективным договором) может предусмотреть перечень работников, с которыми его нужно заключить.

В частности, согласно Трудовому кодексу работник, непосредственно обслуживающий денежные ценности, несет полную материальную ответственность за сохранность ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора . Такой договор определяет обязанности, права и ответственность держателя КПК.

Если с работником заключен договор о полной матответственности, ему придется возместить истраченные не по назначению средства. До принятия решения о возмещении советуем создать комиссию и провести проверку, чтобы установить размер причиненного вреда и выявить его причину.

Потребуйте объяснительную у держателя КПК. Отказ работника дать объяснение не может служить препятствием для привлечения его к материальной ответственности .

Работодатель  вправе по каким-то причинам простить работнику долг . В этом случае истраченные денежные средства с КПК будут считаться доходом в виде матвыгоды  и должны быть обложены НДФЛ . Такие расходы будут невычитаемыми при расчете налога на прибыль . Если предприятие уплачивает налог с оборота,  налоговых последствий от таких расходов у него не будет.

Если деньги истратил учредитель (директор)

Все вышеперечисленное также относится и к учредителю (руководителю) предприятия. Если держателем КПК по факту является директор, с ним также должен быть заключен договор о полной матответственности в общеустановленном порядке.

Если руководитель отказывается вернуть потраченные деньги, обложите эту сумму НДФЛ и не включайте в вычитаемые расходы предприятия. В любом случае запросите у руководителя объяснительную в адрес бухгалтерии и обязательно напомните, что он несет ответственность за законность сделок, совершаемых посредством КПК. Само собой разумеется, это может быть в виде исключения какая-то разовая ситуация, но нельзя, чтобы такое происходило систематически.

Чтобы обезопасить предприятие от невычитаемых расходов :

1) предусмотрите локальным актом (коллективным договором либо приказом) перечень лиц, с которыми нужно заключать договоры о полной материальной ответственности;

2) заключите с держателями КПК договоры о полной материальной ответственности;

3) издайте приказ о правилах использования КПК (в нем закрепите сроки отчетности для держателя КПК, ответственность за нарушения и т.д.);

4) приказом установите лимит средств, перечисляемых на КПК, а если есть возможность – перечисляйте деньги на КПК соразмерно необходимым покупкам».