Вам могут понадобиться в апреле:
Соблазнительная мысль – отдать на аутсорсинг бухгалтерию и перестать страдать по поводу учета и отчетности – наверняка хоть раз да приходила в голову любому руководителю. Не нужно обучать собственные кадры и пытаться удержать тех, кто уже обучился и в процессе учебы отрастил себе амбиции. И вас уже не касается, что в законодательстве что-то поменялось или недоурегулировано. Компания – аутсорсер берется в любом случае «сделать все хорошо», это ее забота – знать все правила и требования по учету и налогам. С другой стороны, если б все было так просто…
Что клиент бухгалтерской компании должен знать об аутсорсинге, чтобы не получить проблему за собственные деньги? Что обойдется дороже – услуги аутсорсинга или грамотный штатный бухгалтер? Стоит ли вообще думать в этом направлении? И как подойти к выбору, если все-таки надумали?
Опыт ООО «Норма»
– Вопрос «готовы ли вы передать часть каких-то функций сторонней компании на условиях аутсорсинга» мы задали самим себе. «Норма» несколько раз пыталась работать на условиях аутсорсинга с кадровыми агентствами. Но, к сожалению, качество их работы было низким, и кадровые вопросы пришлось в итоге решать самостоятельно.
Очень тяжело выбрать качественного поставщика услуг. Это же касается и услуг по бухгалтерскому учету. На рынке присутствует большое количество фирм, оказывающих бухгалтерские услуги. Конечно, среди них есть грамотные и профессиональные компании. Но проблема в том, что – не все такие.
Смотрите, кто работает в этой компании. Есть ли у них сертификаты? В каких объемах и как регулярно компания вкладывается в обучение персонала? Кто ее клиенты? Как долго она находится на рынке? Кто ее создал? Что за люди ее учредители и какой у них опыт? Самое важное: чем дешевле продает свои услуги фирма, тем больше угроз для вашей безопасности.
Если аутсорсер демпингует, значит, он мало платит своим сотрудникам. И, скорее всего, у него не очень грамотные сотрудники, раз работают на таких условиях.
Итак, что обойдется предприятию дороже – услуги аутсорсинга или грамотный штатный бухгалтер? Как обезопасить себя, работая с аутсорсерами?
Соучредитель компании OOO «Yaran Consulting» Евгения СОН:
– «Малый бизнес может отдать на аутсорс все процессы – от формирования первичных документов до составления финотчетности. Крупные компании, как правило, передают только часть процессов – расчет зарплаты, кадры, инвентаризацию.
Стоимость бухгалтерских услуг, естественно, зависит от объема документооборота. Поэтому компаниям с небольшим документооборотом, но с большим денежным оборотом аутсорсинг выгоден.
Уровень квалификации внутренних аудиторов и старших бухгалтеров в профессиональных аутсорсинговых компаниях очень высок, так как клиенты – из различных отраслей, ежедневно приходится решать нестандартные задачи. Штатный бухгалтер с аналогичным опытом и квалификацией обойдется предприятию существенно дороже. Еще у аутсорсера есть возможность для оптимизации стоимости услуг за счет того, что в его штате есть специалисты разной квалификации – от стажеров до внутренних аудиторов. Это позволяет перераспределять нагрузку и эффективно использовать ресурсы. Несложные рутинные процессы сделает начинающий специалист, «ювелирно сложные» – профессионал высокого уровня.
Оценка стоимости аутсорсинга для клиента происходит как сборка конструктора: у каждого вида услуг есть своя стоимость в зависимости от количественных показателей.
Перед переходом на аутсорсинг рекомендую:
- записать все, что вы ожидаете от аутсорсинговой компании, обсудить ваши ожидания и закрепить их в договоре;
- назначить координатора с вашей стороны – ответственное лицо, которое будет активно работать с аутсорсером – передавать документы, давать разъяснения по деятельности;
- провести опись документов, которые вы передаете аутсорсеру.
Выбирая аутсорсинговую компанию:
- попросите рекомендации у действующих клиентов компании;
- внимательно (!) ознакомьтесь с договором на оказание бухгалтерских услуг, обратите внимание на разделы – «Виды услуг», «Конфиденциальность», «Разделение ответственности», «Представление интересов заказчика в налоговой службе»;
- обратите внимание на профессиональную подготовку персонала: сертификаты, прохождение курсов по повышению квалификации;
- широкая партнерская сеть позволит вам получать услуги хороших специалистов в смежных отраслях: юристов, маркетологов, специалистов ВЭД и т.д., при этом не тратя время на их поиск».
Руководитель и основатель «Perfect Balance» Мунивер УМЕРОВА:
– «Оплата услуг качественного аутсорсинга не может быть меньше заработной платы штатного бухгалтера. На это есть веские причины: трудно найти и удержать высококвалифицированных специалистов по каждой отрасли; достойная зарплата и налоги штатных сотрудников; расходы на повышение квалификации; арендная плата за помещение и т.п. Так что по месячной оплате выходит почти одинаково с зарплатой штатного грамотного бухгалтера.
При этом в случае качественного аутсорсинга вы получаете многочисленные плюсы:
- профессиональный уровень бухгалтерского учета;
- над поставленной вами задачей работают сразу несколько профессионалов. В результате все вопросы решаются быстрее, а вероятность ошибок – ниже;
- дополнительные услуги. Помимо бухгалтерских функций, аутсорсинговая компания может вести кадровый учет, консультировать по ВЭД, налогообложению, администрированию, постановке учета и автоматизации бизнес-процессов;
- грамотно оформленный договор предусматривает ответственность исполнителя в части пени и штрафов, выставленными клиенту проверяющими;
- работодателю не нужно оплачивать больничные, отпускные, декретные, предоставлять соцпакеты, оборудовать рабочие места, закупать канцелярию, предоставлять интернет, оплачивать курсы повышения квалификации.
Минусы:
- понадобится определенная перестройка внутренней системы компании;
- общение с бухгалтером будет дистанционным;
- аутсорсинг предполагает постоянную передачу документов.
При выборе аутсорсинговой компании я рекомендую обратить внимание на следующие важные моменты:
- Опыт работы. Компания должна просуществовать на рынке аутсорсинга, как минимум, несколько лет.
- Наличие штатных бухгалтеров.
- Наличие подтверждающих документов об уровне квалификации работников организации.
- Наличие постоянного офиса, «живого» сайта.
- Подписываемый двумя сторонами договор должен быть максимально детальным – с четко прописанными условиями сотрудничества.
- Авторитет компании в целом. Положительные отзывы о ее работе».
Директор и учредитель ООО «Balans plus» Ольга ИГАМРАТОВА:
– «Наиболее выгоден аутсорсинг малым или даже микропредприятиям. Штатные бухгалтеры, берущиеся за ведение бухучета, требуют фиксированной зарплаты и их ожидания начинаются от 5 млн сум. Держать в штате такой груз малые предприятия не готовы, – денег просто нет, тем более – в пандемию. Аутсорсинг обойдется им дешевле, потому что у компаний, берущих на ведение бухучета всех подряд (и мелких в том числе), работа поставлена на поток.
Услугами аутсорсеров пользуются и крупные компании, и даже представительства зарубежных организаций. Правда, у них другой подход и другие запросы. Для них в первую очередь важен опыт работы как самого аутсорсера, так и его отдельных специалистов.
Тарифная политика исходит из количества времени, которое мы тратим на обслуживание клиента и выполнение договорных объемов работ. Данные услуги – не буханка хлеба с фиксированной ценой, поэтому цены на них всегда договорные.
При выборе аутсорсинговой компании рекомендую:
1. Уточнить численность работников, которыми располагает аутсорсер. Иногда бывает, что в штате работают 3 человека, а набрали 50 клиентов. В этом случае качество услуг будет настолько низким и потоковым, что сотрудники начнут путаться в названиях фирм и именах их руководства.
2. Выяснить, как выстроен бизнес-процесс в целом.
Например, в некоторых аутсорсинговых компаниях один сотрудник сидит только на банке и разносит банк всем клиентам, при этом больше ничего не делает и не видит. Другой – только считает зарплату, третий – работает с поставщиками. При такой работе может получиться «кривой пиджак», про который рассказывал Аркадий Райкин. Специалисты должны иметь широкий кругозор».
