Как оформить электронные доверенности на получение товарно-материальных ценностей

В рекомендации:

– обязательные условия для электронной доверенности;
– оформление электронной доверенности;
– учет доверенностей на получение ТМЦ;
– права и обязанности сторон электронной доверенности;
– общая схема оформления электронных доверенностей. 

С 2021 года в порядке эксперимента внедрена возможность оформления доверенностей на получение ТМЦ посредством информационной системы операторов электронного документооборота (ЭДО) на основании договора или онлайн-оферты . Сама возможность использования доверенности в электронной форме уже была предусмотрена . При этом при хранении электронных доверенностей должна быть обеспечена возможность их получения и предоставления копии в бумажной форме. Электронная доверенность должна быть заверена электронной цифровой подписью ответственного лица.

Общее назначение доверенности – подтвердить права представителя организации, получающей ТМЦ у поставщика. Документ предъявляется отпускающей стороне и после получения товара остается у него. Представитель покупателя должен иметь при себе паспорт или ID-карту для удостоверения личности и сверки паспортных данных, указанных в доверенности. Нотариально заверять доверенность не нужно, но каждый документ должен иметь индивидуальный номер и дату выдачи. А, значит, организация, выдающая доверенности, должна вести их регистрацию и строгий учет. Доверенность на получение ТМЦ в отличие от других видов доверенностей выдается в связи с одним конкретным договором или сделкой. Но по одной сделке может быть выдано несколько доверенностей, если ТМЦ получаются партиями и разными людьми. В этом случае на каждую партию товара оформляется отдельная доверенность.

Условия, обязательные для электронной доверенности

Для электронной доверенности есть разработанная и утвержденная форма . Но учтите, что при составлении электронной доверенности вы по просьбе стороны или госорганов должны иметь возможность представить ее копию в бумажном виде .

Внимание

Обязательным условием действительности доверенности считается дата ее составления, которая указывается в самом документе . Если дата отсутствует, доверенность ничтожна, а значит, не влечет за собой наступления прав или обязанностей сторон.

Электронная доверенность должна содержать :

• регистрационный номер доверенности;
• дату выдачи доверенности;
• срок действия доверенности;
• Ф. И. О. и должность лица, которому выдана доверенность;
• наименование поставщика продукции (товаров);
• номер и дату договора либо других соглашений;
• наименование, единицу измерения, количество продукции (товаров).

Так как доверенность оформляется в электронной форме, образец подписи доверенного лица не требуется .

Срок действия доверенности указывается по своему усмотрению в зависимости от возможности получения и вывоза ТМЦ по договору . Однако ее общий срок не может быть более 3 лет .

Внимание

Ф. И. О. и остальные паспортные данные лица, на которого выписывается доверенность, следует заполнять на латинице. При отпуске товара продавец должен сравнить сведения, указанные в доверенности, с данными паспорта . Поскольку паспорт пишется на латинице, следует заполнять данные доверенного лица латинской графикой.

Особенности оформления доверенности в электронной форме

При формировании электронной доверенности система ЭДО автоматически привязывает к ней уникальный ID и QR-код . Как вы, так и ваш контрагент можете проверить подлинность QR-кода, прикрепленного к доверенности, посредством мобильных приложений и официального веб-сайта.

Учтите, что вместо «образца подписи» доверенного лица доверенность должна быть подписана с помощью ЭЦП . Чтобы работник мог подписать электронную доверенность, оформленную на него, его данные вводятся в систему ЭДО. Для этого вы должны обеспечить получение этим работником ЭЦП. Процедура получения ЭЦП в настоящее время упрощена. Получить ее можно, не посещая центр государственных услуг. Затем оформляйте электронную доверенность на работника.

Внимание

Электронный счет-фактура, сформированный на основании электронной доверенности, также должен быть заверен ЭЦП доверенного лица. Только после заверения ЭСФ отразится в персональном кабинете покупателя .

Если ТМЦ отпускаются частями в разное время, но одному лицу, то их можно выдавать по одной электронной доверенности. В этом случае доверенность независимо от срока действия оформляется при первом отпуске ТМЦ. На каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера электронной доверенности и даты ее выдачи. Один экземпляр накладной (или заменяющего документа) передается получателю ТМЦ, а другой остается у поставщика. При помощи накладных легче контролировать выдачу ТМЦ по доверенности .

Права и обязанности сторон электронной доверенности

Поставщик и покупатель имеют право :

• оформлять, принимать или отклонять электронные доверенности через информационную систему операторов ЭДО;
• оформлять электронные доверенности до формирования ЭСФ;
• получать практическую помощь от налоговой службы в оформлении электронных доверенностей;
• по обоюдному согласию аннулировать электронную доверенность до окончания срока;
• обращаться в налоговую службу в связи с неисправностями в системе ЭДО при оформлении электронных доверенностей.

Поставщик и покупатель обязаны :

• обязательно иметь ЭЦП доверенных лиц, указанных в доверенностях;
• обеспечить заверение ЭСФ, сформированного на основании электронной доверенности, электронной цифровой подписью доверенного лица, после чего ЭСФ отразится в персональном кабинете покупателя.

Только при соблюдении этих условий электронные доверенности автоматически отражаются в информационной системе оператора ЭДО покупателя.

Также при получении электронной доверенности вам следует проверить правильность ее заполнения.

Общая схема оформления электронных доверенностей  

Внимание

На Едином портале интерактивных государственных услуг открыта услуга по оформлению электронной доверенности физическим лицам на управление автотранспортным средством без права продажи и вывоза в другую страну . Такая доверенность не требует нотариального удостоверения .