Кому нужно вести Журнал учета счетов-фактур

После выхода Положения о формах счетов-фактур и порядке их заполнения, представления и приема (утв. ПКМ №489 от 14.08.2020 г.) у бухгалтеров появились вопросы: для чего нужен Журнал учета счетов-фактур, какие данные он должен содержать? На что обратить внимание при его оформлении?

Buxgalter.uz разъяснил ситуацию.

Счет-фактура – многофункциональный документ, который:

• подтверждает факт поставки товаров (услуг);
• влияет на взаиморасчеты между сторонами сделок;
• является основанием для учета доходов и расходов предприятия;
• позволяет начислять и брать в зачет НДС, начислять акцизный налог.

Журнал счетов-фактур поможет обеспечить сохранность документов и их отражение в учете, а, следовательно, – исключить занижение выручки (оборотов) или расходов, неправильное начисление налогов и другие проблемы, связанные с потерей первички.

Особенно нужен журнал предприятиям с большим документооборотом. Он поможет быстро найти нужный документ, существенно упростит работу аудиторам и другим проверяющим.

Чтобы журнал эффективно выполнял перечисленные функции, продумайте, какие данные счетов-фактур вам необходимо в нем отразить.

Обычно это:

• номер и дата документа;
• номер и дата договора;
• данные покупателя или продавца (ИНН, наименование);
• сумма без НДС;
• сумма НДС;
• сумма с НДС.

При необходимости содержание журнала можно расширить. Например, добавить:

• вид счета-фактуры (основной, дополнительный, исправленный);
• номер и дату документа, к которому делается дополнение;
• краткое наименование товаров (услуг);
• проводку, сделанную на основании счета-фактуры.

Тогда журнал становится полноценным регистром бухгалтерского учета. Дополнительная информация в журнале может помочь вам решить оперативный вопрос с контрагентом, не поднимая счет-фактуру.

Какие данные отражать в журнале – решать вам, исходя из целесообразности, необходимости, удобства работы с документами. При этом придерживайтесь Положения о документах и документообороте в бухучете (рег. МЮ №1297 от 14.01.2004 г.).

Конечно, документы должны отражаться в журнале в хронологическом порядке. Должна быть продумана их нумерация. Она может быть сквозной, с привязкой к номеру договора или содержать какие-то другие символы, обозначающие проект, партию, подразделение и т.д.

Распределение ответственности за формирование счетов-фактур, порядок нумерации, формирование журнала отразите и утвердите в системе документооборота предприятия.

В электронных системах бухучета журналы документов формируются автоматически. Их в любой момент можно сохранить или распечатать. Содержание журнала настраивается или самостоятельно, или с привлечением специалиста.

Обязательно ли вести журнал счетов-фактур

Внимание

Плательщики НДС обязаны вести журнал (реестры) счетов-фактур по приобретенным и реализованным товарам (услугам) .

Поскольку счета-фактуры оформляются в электронном виде (за небольшим исключением), в том числе – неплательщиками НДС, журналы (реестры) счетов-фактур формируются автоматически в электронной системе, где обеспечивается их хранение и учет . Их можно в любое время сохранить в виде файла в формате Excel и распечатать.

Чем отличаются журналы и реестры счетов-фактур

И реестр, и журнал – это регистратор документов, их перечень. Эти понятия схожи по смыслу.

В целях налогообложения нужно различать журнал, формируемый электронной системой счетов-фактур, и реестры, формируемые при отправке налоговой отчетности по НДС:

• реестр счетов-фактур по приобретенным товарам (услугам) (приложение №4 к Расчету НДС);
• реестр счетов-фактур по реализованным товарам (услугам) (приложение №5 к Расчету НДС);
• реестр счетов-фактур по реализованным товарам (услугам) на основании договора комиссии (приложение №6 к Расчету НДС).

По содержанию они также могут не совпадать. Например, – по договорам комиссии.

Комиссионер, реализующий товары комитента, выставляет счета-фактуры покупателю и отражает их в журнале учета выставленных счетов-фактур. При этом в Реестре продаж комиссионера они не регистрируются, так как подтверждают не его реализацию, а комитента . Сумма НДС по данному счету-фактуре у комиссионера не начисляется.

Аналогичная ситуация складывается при приобретении и передаче товара комитенту .

Счета-фактуры, полученные от продавца товаров (услуг), предназначенных для комитента, отражаются у комиссионера в Журнале учета полученных счетов-фактур. При этом комиссионер не регистрирует эти счета-фактуры в Реестре покупок и не принимает к зачету выделенную в них сумму НДС .

В отличие от журналов реестры счетов-фактур в составе налоговой отчетности имеют установленную форму. Но если вы не представляете отчетность по НДС, понятия журнала и реестра счетов-фактур имеют для вас одинаковый смысл.

Наталья МЕМЕТОВА,

эксперт «Нормы»