Как увидеть, кто именно подписал ЭСФ? Практическое пособие по настройке системы

30.01.2020

В компаниях с большим числом клиентов право подписи счетов-фактур и других документов, сопровождающих отпуск товаров и предоставление услуг, имеют несколько сотрудников. Как сохранить эту практику при работе в системе ЭСФ через персональные кабинеты операторов? Специалисты НИЦ «Янги технологиялар»  рекомендуют закреплять в системе конкретных сотрудников и наделять их персональными полномочиями. Как это работает?

Преимущества предлагаемой технологии

  • Руководитель получает технические рычаги управления доступом в систему ЭСФ. Он может дать доступ определенным сотрудникам и определить за каждым персональные полномочия.  Руководителю не нужно раздавать сотрудникам ЭЦП юрлица, умножая риски ее неправомерного использования.
  • Сотрудник может работать в системе ЭСФ с использованием цифровой подписи физлица, выданной на его имя. 
  • В документе будет отражено имя конкретного сотрудника, подписавшего документ, а не руководителя предприятия.
  • Сотрудник не может:

- совершать в системе ЭСФ действия, на которые он не уполномочен;

- от имени работодателя вносить данные в другие информационные системы (персональный кабинет налогоплательщика, ЕНСТ и другие).

Как настроить функционал

Работодателю понадобится ЭЦП юрлица, персональный кабинет на сайте одного из операторов ЭДО и в некоторых случаях – ИНН сотрудника, закрепляемого в системе. Сотруднику для дальнейшей работы в системе будет нужна ЭЦП физлица, выданная на его имя.

Пять из семи операторов электронного документооборота (soliqservis.uz, faktura.uz, didox.uz, onlinefactura.uz, edocs.uz) уже встроили соответствующий функционал в настройки. Чтобы начать им пользоваться, достаточно один раз настроить систему. В таблице ниже мы собрали:

  • информацию о месторасположении нужных для настройки кнопок и вкладок в персональных кабинетах пользователей;
  • предложения  операторов ЭДО по разграничению полномочий ваших сотрудников.

 

Оператор и его сайт

Алгоритм действий

Какими полномочиями можно наделить сотрудника

Непутевые заметки

ГУП «СОЛИҚ-СЕРВИС»

soliqservis.uz

 1. В правом верхнем углу найдите кнопку «Настройки» (изображение в виде шестеренки), нажмите ее.

2. Войдите во вкладку «Доступ для ФЛ».

3. Заполните появившиеся на экране поля

 

 

 

 

 

1. Отправка/отмена ЭСФ.

2. Подтверждение/отклонение ЭСФ.

3. Отправка/отмена доверенности.

4. Подтверждение/отклонение доверенности.

5. Отправка/отмена ТТН.

6. Подтверждение/отклонение ТТН.

7. Отправка/отмена акта.

8. Подтверждение/отклонение акта

Сайт часто зависает и сбрасывает пользователя. Это говорит о том, что сайт не справляется с объемами. При большом количестве документов и сотрудников, уполномоченных их подписывать, сложно искать нужный документ.

Для решения этой проблемы можно было бы добавить возможность распределения сотрудников по отделам

ООО «SPACE ONLINE GENESIS»

faktura.uz

1. Наведите курсор на имя руководителя.

2. На всплывающей вкладке есть кнопка «Настройки», нажмите ее.

3. Заполните формы

 

 

 

1. Доступ к документам своего и дочернего предприятия.

2. Доступ только к документам своего подразделения.

3. Доступ к документам разных подразделений.

4. Доступ ко всем документам организации

Хочется, чтобы была возможность ограничивать полномочия сотрудников так: один отправляет/отменяет документы, другой  рассматривает входящие документы на предмет подтверждения или отклонения. Было бы неплохо иметь возможность делать так, чтобы один сотрудник, к примеру, работал с ЭФ, другой – с товарными накладными и т.д.

ООО «VENKON GROUP»

didox.uz

1. Зайдите во вкладку «Профиль», расположенную в правом верхнем углу экрана.

2. Заполните форму

 

 

1. Просмотр всех документов.

2. Возможность подписывать/удалять документы

Система позволяет разделять сотрудников, работающих с документами, по отделам. Это упрощает поиск нужного документа, аналитическую работу. Было бы здорово, если в системе можно было бы ограничить работника по виду документов, с которыми он может работать (входящие/исходящие счета-фактуры, ТТН) 

ООО «LANBIR SERVIS»

onlinefactura.uz

1. В правом верхнем углу нажмите  синий значок с изображением человека.

2. Выберите вкладку «Фойдаланувчилар».

3. Заполните формы

 

1. Отправка/отмена ЭСФ.

2. Подтверждение/отклонение ЭСФ.

3. Отправка/отмена доверенности.

4. Подтверждение/отклонение доверенности.

5. Отправка/отмена ТТН.

6. Подтверждение/отклонение ТТН.

7. Отправка/отмена акта.

8. Подтверждение/отклонение акта

При большом количестве документов и сотрудников, уполномоченных их подписывать, сложно искать нужный документ. Для решения этой проблемы можно было бы добавить возможность распределения сотрудников по отделам

ООО "FIDES SOLUTIONS"
edocs.uz

1.Зайдите во вкладку «Мой профиль».

2. Выберите «Назначение прав физическим лицам».

3. Заполните форму

 

 

1. Отправка/отмена ЭСФ.

2. Подтверждение/отклонение ЭСФ.

3. Отправка/отмена доверенности.

4. Подтверждение/отклонение доверенности.

5. Отправка/отмена акта приема-передачи.

6. Подтверждение/отклонение акта приема-передачи.

7. Отправка/отмена акта выполненных работ.

8. Подтверждение/отклонение акта выполненных работ

 

Те же пожелания, что и к предыдущему оператору

 

 

Отметим, что на сайтах операторов еще ведутся технические работы, поэтому нужно быть готовыми к изменениям.

К тому же сейчас все операторы внимательны к пожеланиям своих клиентов. Если хотите высказать свои предложения относительно предоставляемых для ваших сотрудников возможностей, звоните в call-центр своего оператора.

 

Олег ГАЕВОЙ,

Виктория БЕЗГИНА

Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.
Чтобы получать новости от Buxgalter.uz первыми, подписывайтесь на Telegram-канал