Как составить должностную инструкцию и чем она может помочь работодателю

11.05.2020

Крайне сложно уволить сотрудника за нарушение трудовых обязанностей, если эти обязанности нигде не прописаны. В этом вопросе работодателю поможет правильная должностная инструкция. О том, как ее составить и с ней работать, рассказала эксперт «Нормы» по вопросам трудового права Ленара ХИКМАТОВА:

– К примеру, ваш продавец-консультант продает один товар в день вместо десяти и, соответственно, не выполняет план продаж. С точки зрения руководства решение об увольнении очевидно, но уволить сотрудника просто так вы не сможете, его защищает законодательство о труде.

В трудовом договоре прописано, что сотрудник должен «консультировать клиентов и реализовывать товар». А, значит, даже одна проданная вещь в день уже дает ему право сохранить за собой рабочее место.

Должностная инструкция – это локальный акт предприятия, в котором кратко изложены основные задачи, требуемые навыки и полномочия для работы в определенной должности. Она нужна, если трудовые обязанности работников не детализированы в других локальных актах (ПВТР, уставах и положениях о дисциплине или др.) или трудовых договорах . Задача  инструкции – закрепить:

  • функции работника;
  • его основные права, обязанности и ответственность;
  • квалификационные требования;
  • другие важные условия работы.

Также инструкции помогают распределить работу между сотрудниками с похожими обязанностями. Например, в офисе работают два референта. Чтобы понимать, кто, чем занимается, в одной инструкции пишем «принимает звонки и консультирует посетителей», в другой – «отвечает за входящую и исходящую документацию». Если в офисе потеряется корреспонденция, отвечать за это будет второй референт.

Внимание
Сотрудника обязательно нужно ознакомить с должностной инструкцией под роспись. В текст расписки включите слова «С инструкцией ознакомлен(а)», личную подпись, инициалы и фамилию работника, дату ознакомления. Если подписавший инструкцию сотрудник уволился и его должность занимает другой, ознакомьте вновь принятого работника под роспись с имеющейся должностной инструкцией (если функции при этом не меняются).

Должностная инструкция составляется по каждой должности в организации и носит обезличенный характер (см.образец). Законодательно утвержденной формы – нет. Также не определен порядок разработки инструкций, их утверждения и внесения изменений.

Иногда в нормативно-правовых актах указано, кто разрабатывает   должностные инструкции в подведомственных организациях. Например, должностные инструкции работников отдела ЗАГС утверждает хокимият района (города), а должностные инструкции работников архива ЗАГС — руководители территориальных управлений Агентства госуслуг при Минюсте .


Что писать?

При написании инструкций примите во внимание:

  • корпоративные документы, в которых отражена стратегия юридического лица, приведены схемы организационных связей, определены полномочия сотрудников и т.д.;
  • типовые формы должностных инструкций, если они есть.

В каждую должностную инструкцию внесите название организации; дату и место составления; гриф утверждения; полное наименование документа.

Включите в текст инструкции общие положения,  функции, должностные обязанности, права и ответственность сотрудника. Разберем содержание этих разделов детально.

1. Общие положения

Включите сюда:

  • наименование должности по штатному расписанию;
  • принадлежность к структурному подразделению;
  • подчиненность работника;
  • порядок назначения на должность и освобождения от нее;
  • порядок замещения должности в период временного отсутствия работника;
  • квалификационные требования: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт (стаж работы на аналогичной должности);
  • нормативно-правовые, методические и внутренние организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, положение о структурном подразделении, ПВТР и др.), которыми должен руководствоваться работник.

2. Функции 

В этом разделе укажите: 

  • основные задачи работника;
  • виды работ; *
  • участок работы;
  • особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения отдельных функций, порядок исполнения поручений руководства.

*К примеру, основная задача работника канцелярии – регистрировать документы. Но в разных организациях он может выполнять различные  работы в рамках этой задачи. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек и т. д.

Учитывайте принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств;

3. Должностные обязанности

В предыдущем разделе вы перечислили функции работника и виды его работ и отдельных поручений. В этом – установите конкретный порядок их исполнения. Также закрепите здесь этические нормы и требования, которые обязан соблюдать работник.

4. Права

Закрепите полномочия работника, необходимые для выполнения возложенных обязанностей, и порядок их осуществления:

  • доступ работника к определенной информации;
  • порядок получения необходимых в работе данных;
  • принятие решений;
  • визирование определенных документов;
  • контроль оформления документов;
  • контроль работы подчиненных;
  • контроль соблюдения трудовой дисциплины и т.д.

5. Ответственность

Перечислите формы ответственности работника (дисциплинарная, материальная) за ненадлежащее выполнение обязанностей, причинение ущерба работодателю.

Пишите текст простыми короткими формулировками – без двусмысленного толкования.

Если в организации есть положения об оценке работы персонала, штрафах или премировании, не дублируйте их содержимое в должностных инструкциях. Упомяните лишь, что сотрудник в своей работе руководствуется перечисленными документами.

Глаголы употребляйте в изъявительном наклонении, настоящем времени и третьем лице. Например: «инспектор выполняет», «руководитель отдела организует», «референт составляет» и т.д.


Кто должен писать должностные инструкции

Поручите подготовку инструкций:

1) руководителям структурных подразделений (формулируют  должностные обязанности, определяют взаимосвязи и зону ответственности);

2) кадровой службе (систематизирует информацию, полученную от руководителей подразделений, оформляет проект должностной инструкции).

Далее готовые проекты целесообразно согласовать с юридической службой (если она есть) и должностными лицами, курирующими соответствующие направления деятельности компании. Затем их должны подписать  руководители подразделений и утвердить директор или его заместитель. И, наконец, последний штрих: если у вас есть печать, заверьте ею готовый документ.


Нужно ли издавать приказ

Издавать приказ об утверждении должностных инструкций необязательно. Достаточно грифа утверждения на самой инструкции – с указанием даты подписания директором или иным уполномоченным должностным лицом.

При необходимости прошейте должностные инструкции и скрепите на обороте подписью директора (иного должностного лица) и печатью организации (при наличии печати).

Корректируйте инструкции при изменении:

  • трудовых функций;
  • названия должности;
  • наименования организации;
  • названия структурного подразделения и т.д.

Все изменения вносятся в том же порядке, что и при принятии самого документа.

Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.
Чтобы получать новости от Buxgalter.uz первыми, подписывайтесь на Telegram-канал