Рекомендации

Как разработать график документооборота

05.04.2021
author avatar

Шарофитдин ХАЙДАРОВ

начальник отдела МФ
author avatar

Татьяна БЕЛОУСОВА

эксперт «Нормы»

В рекомендации:

– порядок составления графика документооборота;
– памятки для сотрудников;
– мотивация работников для своевременного оформления документов;
– организация работы с контрагентами.

Порядок составления графика документооборота

Чтобы ваши первичные документы «двигались» без задержек и не терялись, разработайте правила их перемещения – график документооборота. Это часть системы внутреннего контроля, которую обязаны создать все субъекты бухгалтерского учета 

Главбух должен контролировать все этапы документооборота: создание или получение документов извне, их принятие к учету, обработку и передачу в архив.

Работу по составлению графика организует руководитель предприятия или определяемые им лица. Как правило, это тот же главный бухгалтер и (или) другие структурные руководители.

При составлении графика:

  • учтите все документы, с которыми работает бухгалтерия и которые должны быть включены в график;
  • определите этапы прохождения документов и задействованные в этом подразделения;
  • установите ответственных за составление, согласование, передачу и обработку документов. Это поможет избежать споров между исполнителями и найти «потерявшийся» документ;
  • рассчитайте сроки составления документов, их передачи в бухгалтерию, на склад и в прочие структурные подразделения и время их обработки;
  • распределите обработку документации между сотрудниками бухгалтерии, чтобы при их максимальной загруженности соблюдались установленные сроки ее обработки.

После этого оформите график документооборота в виде схемы или перечня работ.

Если документооборот в организации большой, график составьте по каждому участку бухгалтерского учета.

Разработанный график утвердите приказом руководителя компании. Тогда он станет обязательным для всех сотрудников, и с них можно будет спросить за его несоблюдение.

Но чтобы нести ответственность, сотрудник должен знать, что, как и когда он обязан делать. Для этого вручите ему под роспись выписку из графика. В ней укажите, какие документы, кому и в какой срок надо сдавать.

Если документы требуют согласования, составьте схему их движения. Она поможет исполнителю разобраться во взаимоотношениях между подразделениями компании, своевременно составить и передать первичные документы. Если документ где-то «застрял», схема позволит выявить, где он и кто за него отвечает.

Предупредите указанных в графике документооборота лиц, что они несут ответственность за:

  • его соблюдение;
  • своевременное и качественное создание документов;
  • своевременную передачу первичных документов для отражения в бухучете и отчетности;
  • достоверность содержащихся в документах данных.

Соблюдение исполнителями графика документооборота контролирует руководитель предприятия или определяемые им лица .

Составьте памятки для сотрудников

Помогите сотрудникам в их работе с документами – разработайте памятки. Это краткие регламенты документооборота по различным финансово-хозяйственным операциям и...

lock

Чтобы читать дальше, подпишитесь на Buxgalter Pro

Помощь