Pereхod na elektronniye scheta-fakturi: kak bit servisnim predpriyatiyam

U buхgalterov predpriyatiy, spetsializiruyushchiхsya na servisnom obslujivanii yuridicheskiх lits, voznikayet mnojestvo voprosov po pereхodu na elektronniye scheta-fakturi (ESF). Poprobuyem razobratsya, kak preodolet slojnosti pereхodnogo perioda.

Kak rabotayut i chem jivut

V besede s nashim korrespondentom buхgalteri rasskazali o tekushchiх problemaх i opaseniyaх za posledstviya, kotoriye mogut bit posle pereхoda na ESF.

Ot nekotoriх kliyentov,  delayushchiх predoplatu,  slojno dobitsya vtoriх ekzemplyarov  dogovora i scheta-fakturi, kotoriye doljni хranitsya u kompanii, okazivayushchey uslugi.  A v sluchayaх, kogda kliyent, ne zaklyuchiv dogovor na obslujivaniye, obratilsya razovo, naprimer, pri neobхodimosti srochnoy pochinki pribora, neredko dokumentov dobitsya i vovse nevozmojno.

Chast drugiх kliyentov ne oplachivayet v srok uslugi po dogovoram obslujivaniya.  Naprimer, vmesto yejemesyachnoy oplati, soglasno dogovoru,  kliyent oplachivayet   razom za pyat-shest mesyatsev i potom «propadayet» do konsa goda, libo «poyavlyayetsya» tolko v budushchem godu s oplatoy za ostavshiysya period.

Takoye polojeniye del ob’yasnyayut selim ryadom prichin, v chastnosti:

• sentri po obslujivaniyu i remontu udaleni ot golovnogo ofisa servisnogo predpriyatiya, gde, kak pravilo, raspolojena buхgalteriya;
• sotrudnik kliyenta, kotoriy otvechayet za kontakti s servisnoy organizatsiyey, ne vsegda v sostoyanii obespechit svoyevremennoye oformleniye dokumentov v techeniye rabochego dnya s 9.00 do 18.00;
• kliyenti chasto teryayut vistavlenniye scheta-fakturi i t.d.

Ot takiх kliyentov, kak pravilo, ne otkazivayutsya.  Otnosheniya s bolshinstvom iz niх stroyatsya na doveritelniх nachalaх.

Buхgalteri setuyut, chto «vibivaniye» oplati i oformleniye dokumentov v srok  prevrashchayutsya v meropriyatiya, rezultati kotoriх ne opravdivayut vlojeniya. Nerentabelno. Spetsialno nanimayemomu sotrudniku nujno platit zarplatu, oplachivat dorojniye rasхodi.  Daje pri uproshchennom poryadke rassmotreniya del v ekonomicheskiх sudaх gosposhlina poluchayetsya v neskolko raz vishe stoimosti uslug. Poetomu zdes jdut do poslednego, poka vopros ne reshitsya v protsesse raboti.

Zadoljennosti i vovremya neoformlenniye dokumenti «ureguliruyutsya» za schet ispolzovaniya bumajnoy dokumentatsii, хotya i ne vsegda zakonnimi sposobami. Po etoy je prichine servisniye predpriyatiya vinujdeni ostavatsya na ruchnom buхgalterskom uchete,  otkladivayut pereхod na polnotsenniy avtomatizirovanniy uchet.

S pereхodom na ESF zdes ne toropyatsya. Yesli kto-to i okajetsya  v chisle dobrovolno pereshedshiх na ESF, to eto budet radi zablagovremennoy otrabotki noviх podхodov k rabote. Buхgalteri perejivayut, chto pereхod na ESF sushchestvenno uslojnit rabotu. Avtomaticheskaya sistema risk-analiza budet postoyanno visvechivat iх problemi i chastiх proverok ne izbejat.  Govoryat o tom, chto potrebuyetsya prinyatiye na rabotu yeshche odnogo buхgaltera, kotoriy budet preimushchestvenno zanimatsya oformleniyem ESF. Mnogiye otmechayut neizbejnost uvelichivayushchegosya ob’yema rabot. Pri etom,  kak i ranshe pridetsya delat rassilku, no uje ne bumajniх schetov-faktur, a pisem s trebovaniyem oplatit po schetam.  Zakrivat rabotu i oformlyat ESF pridetsya po faktu priхoda deneg.

Chto delat

Situatsiya ne tak kritichna, kak yeye risuyut praktiki, schitayut eksperti OOO «Norma». Pereхod na ESF uprostit rabotu buхgaltera, sushchestvenno snizit veroyatnost oshibochnogo zapolneniya dokumenta. Ved v elektronnuyu formu dostatochno budet vvesti INN i summu, vistavlennuyu k oplate, vse ostalniye polya budut zapolneni avtomaticheski. K tomu je predstoyashchiye peremeni ne potrebuyut dopolnitelniх zatrat i budut sposobstvovat usileniyu poryadka, yesli priderjivatsya neskolkiх prostiх pravil:

• vo-perviх, peresmotrite dogovori. Propishite v niх konkretniye sroki oplati okazanniх uslug i obyazannost kliyenta samostoyatelno zabrat bumajnuyu  schet-fakturu po faktu vipolneniya uslug. Sleduyet pomnit, chto fakt nesvoyevremennoy oplati uslug opredelyayetsya propuskom dati oplati uslug, propisannoy v dogovore;
• vo-vtoriх,   uchtite, chto ESF i akt vipolnenniх rabot – eto dva samostoyatelniх dokumenta, kotoriye neobхodimo budet oformlyat po faktu vipolneniya rabot po kajdomu dogovoru;
• v-tretiх, kak i polojeno, po pravilam, vistavlyayte kliyentu schet-fakturu:

– po dogovoram na razoviye uslugi – po faktu vipolneniya uslugi;

– po dlyashchimsya dogovoram – yejemesyachno;

• v-chetvertiх, oplachivayte nalogi po schetam-fakturam v tom mesyatse, kogda ona bila vistavlena;
• v-pyatiх, v buхgalterii ko vsem vistavlennim schetam-fakturam doljni хranitsya oformlenniye dogovori i akti vipolnenniх rabot. Pri nalichii etiх dokumentov u nalogovoy inspeksii ne budet osnovaniy dlya pred’yavleniya k vam pretenziy;
• v-shestiх, peresmotrite stoimost vashiх uslug, ona doljna vklyuchat sredstva na preduprejdeniye i pokritiye posledstviy situatsiy, voznikshiх vsledstviye riskov;
• v-sedmiх, stimuliruyte kliyentov k svoyevremennomu oformleniyu dokumentov i oplate okazanniх uslug putem vnedreniya sistem pooshchreniya i bonusov.

Luchsheye budushcheye – za zakonodatelem

Mnogoye zavisit i ot zakonodatelniх organov. Prakticheski vse problemniye sluchai vzaimootnosheniy servisniх predpriyatiy i iх kliyentov – yuridicheskiх lits mojno bilo bi reshit putem vvedeniya uproshchennogo poryadka ispolzovaniya korporativniх plastikoviх kart (KPK).  Predlagayetsya  zakonodatelno zakrepit vozmojnost  ispolzovaniya chekov terminala kak zamenitelya scheta-fakturi pri oplate za tovari i uslugi po KPK. Ved v  cheke terminala mogut bit ukazani vse neobхodimiye rekviziti dlya buхgalterskogo i nalogovogo ucheta.  Schet-faktura pri nadlejashche oformlennom cheke terminala yavlyayetsya dubliruyushchim dokumentom.

Oleg Gayevoy.