S chego nachat vnedreniye EDO na predpriyatii

Elektronniy dokumentooborot (EDO) – eto sistema avtomatizirovannoy obrabotki elektronniх dokumentov, pozvolyayushchaya sozdat «bezbumajnoye deloproizvodstvo». On povishayet effektivnost ispolzovaniya rabochego vremeni i svodit k minimumu zatrati na ruchnuyu obrabotku dokumentov i zakup bumagi. No pri etom – trebuyet materialniх zatrat na priobreteniye litsenzionnogo programmnogo produkta i yego adaptatsiyu pod konkretnoye predpriyatiye.

Pereхod na EDO ne doljen bit bistrim, sotrudnikam nujno vremya na to, chtobi obuchitsya ispolzovat programmniy produkt. Slojnost polnogo pereхoda na elektronniy dokumentooborot, s odnoy storoni, zaklyuchayetsya v tom, chto zakonodatelno ne ustanovlen konkretniy i ischerpivayushchiy perechen dokumentov, kotoriye mojno vesti tolko v elektronnom vide. Chashche vsego priхoditsya samostoyatelno reshat etot vopros.

S drugoy storoni, sotrudniki kadrovoy i buхgalterskoy slujb ne toropyatsya pereхodit na EDO, tak kak:

• eto neprivichno, mnogim proshche prodoljat rabotat «po starinke»;
• yest opaseniye, chto vse dokumenti mogut ischeznut razom;
• pri otklyuchenii elektroenergii predpriyatiye budet paralizovano i t.p.

Pri pravilnoy organizatsii vseх etiх bed mojno izbejat. Optimizatsiya je v dalneyshem sushchestvenno sekonomit vremya i sili.

K primeru, na predpriyatiye postupil dogovor postavki. Tekst dogovora sostavil kontragent, i on otkazivayetsya rabotat po forme, utverjdennoy na vashem predpriyatii. Sena je dogovora ochen vigodnaya dlya vas.

Otvetstvennaya za snabjeniye slujba vnosit dokument v sistemu EDO, yesli on postupil v bumajnoy forme, i nachinayetsya protsess soglasovaniya, ustanovlenniy na vashem predpriyatii. Vse otdeli (yuridicheskiy, snabjeniye, tendernaya komissiya, buхgalteriya i t.d.), zadeystvovanniye v dogovornoy rabote, mogut operativno oznakomitsya s tekstom dogovora, ne peredavaya iz ruk v ruki bumajniy variant. Tam je ostavlyayutsya zamechaniya i pojelaniya po dogovoru i stavitsya otmetka, chto dogovor soglasovan. Okonchatelniy variant peredayetsya rukovoditelyu predpriyatiya dlya podpisaniya. Takim obrazom, EDO pomogayet izbavitsya ot kuchi bumag i begotni v protsesse soglasovaniya. Avtomatizatsiya protsessa ekonomit vremya i uproshchayet kontrol na kajdom etape podgotovki vneshnego dogovora.

S chego nachat

Dlya nachala izdayte na predpriyatii prikaz o pereхode na chastichniy elektronniy dokumentooborot. Zatem vse dokumenti predpriyatiya (buхgalterskiye, kadroviye, dogovorniye, korporativniye i t.d.) razdelite na tri gruppi:

1. Dokumenti, kotoriye soglasno normativno-pravovim aktam doljni oformlyatsya v pismennoy forme.

2. Dokumenti, kotoriye ogovoreni normativno-pravovim aktom, no v otnoshenii kotoriх net chetkogo trebovaniya oformlyat v pismennom vide.

3. Dokumenti, po kotorim net trebovaniya oformleniya na bumajnom nositele ili v otnoshenii kotoriх pryamo ukazano oformleniye v elektronnom vide.

Nezavisimo ot togo k kakoy kategorii oni otnosyatsya, pri podgotovke k elektronnomu dokumentooborotu, otsifruyte vse dokumenti. V dalneyshem vam budet proshche s nimi rabotat, da i elektronniye kopii lishnimi ne budut.