Как хранить бухгалтерские документы

В рекомендации:

– хранение бумажных документов: в каком виде, где и в каких условиях хранить;
– особенности хранения электронных документов;
– сроки хранения документов;
– типовой перечень управленческих документов с указанием сроков хранения;
– расхождения в сроках хранения документов: что делать;
– момент начала срока хранения документов;
– передача документов в архив: в каких случаях, в какой архив, отбор документов;
– уничтожение документов;
– учет расходов на хранение документов;
– ответственность за нарушение правил хранения документов.

Наши практические рекомендации по хранению бухгалтерских документов разработаны при содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г. Ташкента.

Храните первичные документы

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое значение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры. Все они  имеют свои сроки хранения, установленные законодательством.

К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет  . Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета  .

Для некоторых документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документации в течение всего срока ее хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, назначьте несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т. д.

Комплектуйте документы по...