Как организовать работу с первичными документами

В рекомендации:

– первичные учетные документы и регистры;
– утвержденные и не утвержденные законодательно формы первичных документов;
– как заполнять первичные документы;
– поступление учетных документов в бухгалтерию;
– что делать, если поступивший первичный документ фиксирует неправомерную операцию;
– как исправить ошибки в документе;
– подписи в документах;
– что делать, если на предприятии нет главбуха;
– можно ли заменить подпись факсимиле;
– ответственность за непроставление подписи в документах;
– печать на документах;
– перевод первичных документов с иностранных языков.

Все финансово-хозяйственные операции предприятия должны быть документально оформлены  .

Первичные документы, бухгалтерские регистры и иные документы являются основанием для:

• определения объектов налогообложения и объектов, связанных с налогообложением ;
• исчисления налогов и других обязательных платежей ;
• подтверждения доходов и расходов. 

Таким образом, и бухгалтерский учет, и налогообложение невозможны без учетных документов. Поэтому за их отсутствие или неправильное заполнение и вытекающие из этого налоговые и бухгалтерские ошибки придется нести ответственность.

Первичные учетные документы и регистры

Итак, первичные документы :

• подтверждают фактическое осуществление финансово-хозяйственных операций. Они доказывают, что определенное экономическое действие на предприятии было реально совершено. Поэтому их еще называют оправдательными документами;
• разрешают проведение хозопераций, фиксируя распоряжение или приказ на их проведение. Такие первичные документы являются распорядительными.

Отсюда вытекают два правила:

1) если нет первичного документа, вы не вправе отражать хозоперацию в учете. Например, нельзя отразить в учете, что товар был отпущен покупателю, пока вы не получите подтверждающие это первичные документы (счет-фактуру, накладную, акт или иной документ);

2) если хозоперации еще не было, оформлять ее первичным документом, как если бы она свершилась, и отражать в учете нельзя. Это будет расценено как фальсификация документов.

Рекомендуем действовать следующим образом:

• оправдательные документы оформляйте при совершении операции. А если это невозможно, – сразу после ее окончания;

• распорядительные документы составляйте до начала операции.

На практике нередко встречаются ситуации, когда хозоперация уже фактически совершена, а подтверждающего первичного документа еще нет. Чтобы отразить свершившуюся операцию в бухучете, оформите собственный первичный документ .