Рекомендации

Как поэтапно перейти на электронный документооборот

12.10.2021
author avatar

Элеонора МАЗУРОВА

эксперт «Нормы»

В рекомендации:

– что такое электронный документооборот;
– кадровое делопроизводство в электронном формате;
– корпоративное и договорное производство в электронном формате;
– ведение бухучета в электронном виде;
– особенности хранения электронных документов;
– этапы перехода на электронный документооборот.

 

Электронный документооборот – это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая порядок «безбумажного делопроизводства». Такая система в первую очередь удобна тем, что повышает эффективность использования рабочего времени и сводит к минимуму затраты на ручную обработку документов. Но при этом она требует материальных затрат для приобретения программного продукта и приглашения специалистов-разработчиков для адаптации программы под конкретное предприятие. Крупные налогоплательщики даже не почувствуют дополнительных расходов, а вот экономия только на бумаге со временем будет ощутима.

Оптимизация делопроизводства предприятия предусматривает переход на электронный документооборот. Такой переход не должен быть быстрым, сотрудникам необходимо время для того, чтобы обучиться использовать программный продукт. Сложность полного перехода на ЭДО, с одной стороны, в том, что законодательно не установлен конкретный и исчерпывающий перечень документов, которые можно вести только в электронном виде. Чаще всего приходится самостоятельно решать этот вопрос. С другой стороны, сотрудники кадровой и бухгалтерской службы не торопятся переходить на электронный документооборот, так как это непривычно. У бывалых сотрудников есть опасение, что все документы могут исчезнуть разом, при отключении электроэнергии предприятие будет парализовано. Основная же причина в том, что старшее поколение сотрудников не хочет учиться новому, им проще работать по старинке.

Внимание

Электронный документ – информация, зафиксированная в электронной форме, подтвержденная электронной цифровой подписью и имеющая другие реквизиты электронного документа, позволяющие его идентифицировать.

Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу  .

Кадровое делопроизводство

На текущий момент кадровое делопроизводство – одно из самых сложных направлений для перевода на безбумажный вариант работы. Причина в том, что:

  • Трудовой кодекс был введен в 1995 году, основная часть документов в котором предусмотрена в бумажной форме;
  • у работников в большинстве случаев отсутствует электронная подпись, которая гарантирует надежность электронного документа. Без нее невозможно заключить договор и подписать ряд других кадровых документов;
  • не решен вопрос о способах и сроках хранения электронных документов. Кадровые же документы подлежат длительному хранению, а некоторые из них – бессрочному.

В кадровых документах есть такие, которые обязательно должны быть на бумаге. Это:

  • коллективный договор    ;
  • трудовой договор и изменения к нему  ;
  • приказ о приеме на работу ;
  • приказ о переводе работника на другую работу ;
  • уведомление о предстоящем изменении условий труда ;
  • приказ о применении дисциплинарного взыскания ;
  • приказ о прекращении трудового договора ;
  • отказ в приеме на работу ;
  • решение комиссии по трудовым спорам ;
  • личная карточка работника (форма № Т-2) и др.

Принимая решение о ведении кадрового документа в электронном виде, убедитесь, что Трудовой кодекс и иные нормативно-правовые акты не требуют бумажной формы. Формулировки, которые подтверждают обязательную бумажную форму, могут быть следующими: «Подписывают…», «Выдается (вручается) копия», «Объявляется под расписку…» Учтите, что электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи на бумажном носителе . Однако на текущий момент система электронного документооборота не позволяет организовать ЭЦП каждому сотруднику в соответствии с его должностью и в дальнейшем свободно подтверждать электронной подписью любой документ. Как минимум такая система будет экономически нецелесообразной для ряда предприятий.

Документами, не требующими обязательной бумажной формы, могут быть внутренние кадровые документы предприятия, которые оно разработало самостоятельно для собственных нужд. Данные документы не требуют проставления подписи, достаточно иметь единую систему документооборота, где согласование или ознакомление с документом будет подтверждаться сотрудником через персональный аккаунт в электронной системе.

Это могут быть:

  • служебные записки;
  • заявления;
  • объяснительные;
  • приказы о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
  • журнал учета приказов;
  • табель учета рабочего времени;
  • различные журналы учета работников;
  • ознакомление с различными локальными актами и т. д.

Обязательное же требование к оформлению в электронном виде в кадровом делопроизводстве пока только одно – электронные трудовые книжки через Единую национальную систему труда ....

lock

Чтобы читать дальше, подпишитесь на Buxgalter Pro

Помощь