Что делать, если в ходе инвентаризации выявлены излишки и недостачи

Ответим на базовые вопросы: 1) как учесть излишки и недостачи в бухучете; 2) какие при этом возникают налоговые последствия; 3) как взыскать суммы недостачи с материально ответственного лица. Итак:

Если в ходе инвентаризации и других проверках выявились расхождения между фактическим наличием материальных ценностей и данными бухгалтерского учета:

• основные средства, ТМЗ, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, приходуйте и зачисляйте как доход хозяйствующего субъекта. Установите причины появления неучтенных ценностей и виновных в этом лиц;
• убыль ценностей в пределах установленных норм списывайте по распоряжению руководителя на себестоимость или расходы периода.

Если недостачи – нет, не применяйте нормы убыли при инвентаризации.

Имейте в виду: если в организации нет утвержденных норм убыли, любая убыль рассматривается как недостача сверх норм п. 5.70 НСБУ №19, рег. МЮ №833 от 02.11.1999 г..

Недостача ценностей сверх норм убыли, потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц. Если конкретные виновники не установлены, убытки можно списать на себестоимость или расходы периода. Укажите в документах, представляемых для оформления списания недостач сверх норм убыли и потерь от порчи ценностей, какие меры организация приняла, чтобы предотвратить подобные недостачи и потери в дальнейшем. 

Порядок бухгалтерского учета недостач и излишков имущества, обнаруженных при инвентаризации, утвержден Положением №1334 от 06.04.2004 г.

Излишки оцениваются по рыночной стоимости аналогичных ценностей и приходуются на баланс предприятия:

• на дату проведения инвентаризации;
• на счета учета имущества – 1000 «Материалы», 0100 «Основные средства», 2900 «Товары» и т.п. – в корреспонденции со счетом 9390 «Прочие операционные доходы»;
• сумма включается в совокупный доход предприятия п. 11 ч. 3 ст.297 НК и облагается:

       - налогом на прибыль; 

       - налогом с оборота по ставке вида деятельности, доля доходов по которой в общем совокупном доходе преобладает по итогам отчетного (налогового) периода ч. 1 ст. 463 НК ч. 3 ст. 468 НК.

Если виновники недостачи не установлены или нет возможности взыскать с них ущерб, спишите недостающие ценности по балансовой стоимости на счет 9430 «Прочие операционные расходы» в том отчетном периоде, в котором принято решение об их списании (по приказу руководителя). Такие убытки не вычитаются при расчете налога на прибыль ст. 305 НК п. 10 ст. 317 НК и не учитываются при определении налогооблагаемой базы по налогу с оборота.

Если виновники недостачи установлены, сумму возмещения определяйте по рыночной стоимости недостающих ценностей. Взыскание в размере, не превышающем среднюю месячную зарплату, производится по распоряжению работодателя п. 5 ст. 164 ТК. Если ущерб (недостача) превышает средний заработок или со дня обнаружения уже прошел 1 месяц,  придется взыскивать его в судебном порядке п. 2 Положения, рег. МЮ №1334 от 06.04.2004 г.. При этом работодатель вправе с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника ст. 200 ТК.   

Если подлежащая взысканию с виновных лиц рыночная стоимость недостающих материалов выше их себестоимости (балансовой  стоимости), полученный доход облагается:

• налогом на прибыль п. 6 ч. 3 ст. 297 НК;
• налогом с оборота по ставке вида деятельности, доля доходов по которой в общем совокупном доходе преобладает по итогам отчетного (налогового) периода ч. 1 ст. 463 НК ч. 3 ст. 468 НК.

Если сумма взыскания ниже балансовой стоимости недостающих ТМЦ или виновники недостачи не установлены, убыток от недостачи не вычитается при расчете налога на прибыль п. 10 ст. 317 НК.

НДС, ранее отнесенный в зачет по недостающим материалам, корректируется (исключается из зачета):

• в том налоговом периоде, в котором обнаружена недостача ст. 269 НК;
• только по материалам, приобретенным в течение последних 12 месяцев, предшествующих дате корректировки ч. 3 ст. 269 НК.

НДС не корректируется, если потери материалов не превышают утвержденные нормы естественной убыли.

Кто и в какой мере отвечает за непроведение инвентаризации

Руководитель предприятия несет ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации НСБУ №19, рег. МЮ №833 от 02.11.1999 г..

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

Санкции за непроведение инвентаризации теперь установлены ст. 175-1 КоАО, с учетом изменений, внесенных в нее п. 4 ст. 4 №ЗРУ-726 от 29.10.2021 г. В частности, с 1 января 2022 года: 

• неисполнение руководителем субъекта бухгалтерского учета и (или) службы бухгалтерского учета обязанностей, установленных законодательством о бухгалтерском учете, в том числе – непроведение инвентаризации активов и обязательств, влечет наложение штрафа на должностных лиц от 5 до 10 БРВ;  
• за то же правонарушение, совершенное повторно в течение года после применения административного взыскания, – от 10 до 20 БРВ. 

Татьяна ЛЫМАРЕВА,

 эксперт «Нормы»