Как правильно компенсировать работнику затраты «с целью продвижения бизнеса»

Предприятие покрывает затраты сотрудников на работу с клиентами и партнерами. Как правильно классифицировать такие расходы? Какими документами их оформлять? Какие налоговые последствия возникают у предприятия и работника?

На вопросы ответила эксперт «Нормы» Ольга БУСАРОВА:

 

«Компания поощряет сотрудников приглашать партнеров бизнеса и клиентов компании на торжества, в санатории, на мероприятия по продвижению товаров, услуг, чтобы обсудить дела, связанные с предпринимательской деятельностью и выстроить отношения. Далее компания возмещает сотрудникам строго по предоставленным чекам понесенные расходы и перечисляет деньги на пластиковые карточки. Компания классифицирует такие расходы как представительские, если руководитель одобрил их по внутренней системе через почту. Подтверждающими документами являются только приказы и чеки – без визиток, фотоотчетов, официальных приглашений и программ мероприятий».

 

– Трудовой кодекс предусматривает компенсацию работникам расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей :

• при служебных командировках;
• при разъездном и подвижном характере работы, а также при работе в полевых условиях и вахтовым методом;
• при переезде на работу в другую местность по предварительной договоренности с работодателем;
• при профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке по направлению работодателя;
• в случае наступления временной нетрудоспособности работника в результате несчастного случая на производстве или профессионального заболевания;
• в связи с прохождением работником обязательного медицинского осмотра;
• за неиспользованный работником ежегодный трудовой отпуск в соответствии с частями первой и второй статьи 234 Кодекса;
• в связи с заменой срока предупреждения работника о прекращении трудового договора по инициативе работодателя соразмерной денежной компенсацией.

Если работник использует в работе собственное имущество, ему компенсируются расходы на амортизацию и эксплуатационные расходы .

Расход и, соответственно, компенсацию работнику денежных средств для целей, не предусмотренных статьями 286–293 ТК, Трудовой кодекс напрямую не предусматривает. Однако в коллективный договор или другие локальные акты могут включаться и другие компенсационные выплаты .

Как видим, законодательство о труде не обязывает работодателя возмещать работнику затраты, которые вы назвали «представительскими». Но и не запрещает их возмещать, если это утверждено в коллективном договоре.

В Налоговом кодексе не определено понятие «представительские расходы». Предприятие может самостоятельно разработать внутренний документ – Положение о представительских расходах.

В любом случае эти расходы, чтобы признать их вычитаемыми при расчете налога на прибыль в соответствии со ст. 305 НК, должны быть:

1) документально подтвержденными, т.е. оформленными:

• в соответствии с законодательством Узбекистана или иностранного государства, на территории которого они были произведены;
• в иной форме, в том числе – приказом о командировке, проездными документами, отчетом об оказанной услуге в соответствии с договором;

2) экономически оправданными, т.е. соответствующими хотя бы одному из следующих условий:

• произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
• необходимы либо служат для сохранения или развития такой предпринимательской деятельности, и связь расходов с предпринимательской деятельностью четко обоснована;
• вытекают из положений законодательства.

Теперь обратимся к вышеописанной ситуации. О том, что такие расходы на предприятии недостаточно подтверждены документально, видно по самому вопросу. Экономически оправданными их тоже трудно назвать:

• законодательство не возлагает на предприятие обязанность компенсировать работникам затраты на посещение с клиентами и партнерами точек общепита и санаториев;
• деятельностью, направленной на получение доходов, являются конкретно: производственный процесс, приобретение сырья, товаров и пр.;
• связь расходов с предпринимательской деятельностью четко не просматривается.

Потому правильнее будет классифицировать указанные выплаты сотрудникам как:

• доходы в виде матвыгоды , если такие доходы сотрудники получают эпизодически;
• доходы в виде оплаты труда  , если выплаты – регулярные.

 

Налоговые последствия

НДФЛ

С доходов в виде матвыгоды работника удерживается НДФЛ .

С доходов в виде оплаты труда удерживается НДФЛ  и исчисляется социальный налог .

 

Налог на прибыль

Об экономически оправданных расходах написано выше.

Еще раз напомним: к расходам, не подлежащим вычету при определении налоговой базы, относятся:

• расходы налогоплательщика, являющиеся доходами физлица в виде матвыгоды ;
• расходы, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода .

 

НДС

Не подлежат зачету суммы НДС, уплаченные при приобретении товаров (услуг) для представительских расходов .