Как организовать работу с первичными документами

В рекомендации:

– первичные учетные документы и регистры;
– законодательно утвержденные и не утвержденные формы первичных документов;
– как заполнять первичные документы;
– поступление учетных документов в бухгалтерию;
– что делать, если поступивший первичный документ фиксирует неправомерную операцию;
– как исправить ошибки в документе;
– подписи в документах;
– что делать, если на предприятии нет главного бухгалтера;
– можно ли заменить подпись факсимиле;
– ответственность за непроставление подписи в документах;
– печать на документах;
– перевод первичных документов с иностранных языков.

Все финансово-хозяйственные операции предприятия должны быть документально оформлены  .

Первичные документы, бухгалтерские регистры и иные документы являются основанием для:

• определения объектов налогообложения и объектов, связанных с налогообложением ;
• расчета налогов и сборов ;
• подтверждения доходов и расходов. 

Таким образом, и бухгалтерский учет, и налогообложение невозможны без учетных документов. Поэтому за их отсутствие или неправильное заполнение и вытекающие из этого налоговые и бухгалтерские ошибки придется нести ответственность.

Первичные учетные документы и регистры

Итак, первичные документы :

• подтверждают фактическое осуществление финансово-хозяйственных операций. Они доказывают, что определенное экономическое действие на предприятии было реально совершено. Поэтому их еще называют оправдательными документами;
• разрешают проведение хозопераций, фиксируя распоряжение или приказ на их проведение. Такие первичные документы являются распорядительными.

Отсюда вытекают два правила:

1) если нет первичного документа, вы не вправе отражать хозоперацию в учете. Например, нельзя отразить в учете, что товар был отпущен покупателю, пока вы не получите подтверждающие это первичные документы (счет-фактуру, накладную, акт или иной документ);

2) если хозоперации еще не было, оформлять ее первичным документом, как если бы она свершилась, и отражать в учете нельзя. Это будет расценено как фальсификация документов.

Рекомендуем действовать следующим образом:

• оправдательные документы оформляйте при совершении операции. А если это невозможно, – сразу после ее окончания;

• распорядительные документы составляйте до начала операции.

На практике нередко встречаются ситуации, когда хозоперация уже фактически совершена, а подтверждающего первичного документа еще нет. Чтобы отразить свершившуюся операцию в бухучете, оформите собственный первичный документ .

Первичные учетные документы должны иметь обязательные реквизиты:

• наименование юридического лица, от имени которого составлен документ;
• наименование и номер документа, дату и место его составления;
• наименование, содержание и количественное измерение хозоперации с указанием единиц измерения (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей и подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лиц (лица), совершивших хозоперацию . 

Печать не является обязательным реквизитом первичного документа. Однако на отдельных первичных документах (например, актах сверки) подписи должностных лиц должны удостоверяться печатью. Только малый бизнес вправе работать без печати .

Из правила об обязательных реквизитах есть исключения:

• чеки платежных терминалов. Они выдаются при оплате товаров банковскими корпоративными пластиковыми картами;
• выписки транзакции («электронные чеки») систем розничных платежей электронной коммерции;
• квитанции, талоны, билеты и другие приравненные к ним документы, подтверждающие оплату товаров и услуг.

Несмотря на то что в них нет ряда обязательных реквизитов (наименования должностей, подписей и т. п.), законодательство относит их к первичным документам  .

Данные, содержащиеся в первичных документах, переносятся в бухгалтерские регистры – журналы, ведомости, книги и бланки  . Регистры могут также составляться в виде электронного документа.

Законодательно утвержденные и не утвержденные формы первичных документов

Используемые в учете первичные документы условно можно разделить на утвержденные и не утвержденные нормативно-правовыми актами Узбекистана.

Утвержденные – обязательны к применению. Вносить в них изменения или сокращать реквизиты нельзя. Например, предприятие, которое не платит акцизный налог, не вправе из утвержденной формы счета-фактуры исключить два столбца с информацией о его ставке и сумме. Использовать утвержденные формы нужно без каких-либо изъятий или добавлений.

Также субъекты бизнеса при отсутствии утвержденных для них форм могут использовать:

• типовые первичные документы, действовавшие до 1991 года;
• формы и регистры для бюджетных организаций  .

Если они не учитывают особенностей предприятия, внесите в них изменения или создайте на их основе собственные первичные документы.

Внося изменения в типовые формы или разрабатывая собственные, не забудьте про обязательные реквизиты. В таком первичном документе можно указать и дополнительные реквизиты. К примеру, адрес предприятия, основание для совершения хозоперации, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозопераций  .

Формы типовых первичных документов (с изменениями или без них), а также самостоятельно разработанные формы утвердите приказом руководителя. Можно также отразить их в учетной политике или в положении о документообороте на предприятии.

При применении типовых форм рекомендуем записать в учетной политике или в положении о документообороте на вашем предприятии:

«В качестве форм первичных учетных документов используются типовые формы, утвержденные Инструкцией № 2169 от 22.12.2010 г.».

Другой вариант – прописать для конкретных объектов бухучета, какие типовые формы будет применять организация. Например: «Для учета основных средств применяется типовая форма № ОС-6».  

Образцы самостоятельно разработанных форм, утвержденные руководителем, включите в приложение к приказу об утверждении учетной политики или в положение о документообороте.

При создании первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, соблюдайте дополнительные требования. Они установлены нормативно-правовыми актами, регулирующими эти операции.

Учетные регистры, как и большинство первичных документов, можно приспособить к специфике деятельности предприятия при соблюдении требований, установленных законодательством . Одно из них – обязательные реквизиты:

• наименование регистра;
• наименование субъекта бухучета;
• дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который он составлен;
• хронологическая и(или) систематическая группировка хозопераций;
• величина денежного измерения хозопераций с указанием единицы измерения;
• подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

Как заполнять первичные документы

Все реквизиты в документе должны быть заполнены. Текст и цифры пишите разборчиво и четко. Свободные строки обязательно прочеркивайте.

Если заполняете документ вручную, делайте это чернилами или шариковой ручкой. Рекомендуем использовать ручку с пастой темного цвета (черный, синий или фиолетовый). Светлые оттенки быстрее выцветают при длительном хранении. Кроме того при копировании документов, заполненных с использованием светлых чернил, а также красного и зеленого цвета, информация на копиях не отобразится качественно.

Вы можете заполнять первичные документы с помощью компьютера. В принципе, возможны любые способы заполнения документов, обеспечивающие их сохранность в течение установленного времени хранения. Именно поэтому нельзя использовать для записей карандаш .

В бюджетных организациях делайте записи в регистрах бухгалтерского учета на основе первичных документов не позднее 2 дней после их получения. По окончании каждого месяца подсчитайте в регистрах итоги оборотов и выведите остатки по субсчетам . Рекомендуем соблюдать эти сроки и в коммерческих организациях.

Поступление учетных документов в бухгалтерию

После поступления первичного документа в бухгалтерию обязательно проверьте правильность его заполнения. Проконтролируйте заполнение обязательных реквизитов, в том числе наличие и читаемость подписи (с расшифровкой) и печати (если это предусмотрено бланком и она имеется). Все необходимые строки должны быть заполнены, итоговые суммы правильно исчислены, отдельные показатели логически увязаны. Особое внимание обратите на законность документированных операций .

Что делать, если поступивший первичный документ фиксирует неправомерную операцию

Передайте его руководителю или уполномоченному им лицу для принятия решения под его ответственность .

Получившее документ лицо анализирует, в чем финансово-хозяйственная операция противоречит действующему порядку. В результате нужно принять одно из следующих решений:

• остановить операцию и привести в соответствие с законодательством;
• оформить ее надлежащим образом и затем отразить в учете;
• дать указание бухгалтеру отразить в учете операцию, несмотря на ее неправомерность. 

После проверки документа на законность и правильность оформления, зарегистрируйте его в предназначенной для этого книге (журнале). К примеру, командировочные удостоверения регистрируются в журналах учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки , кассовые ордера – в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3 .

После регистрации обработайте документ – перенесите из него данные в бумажные или электронные бухгалтерские регистры. На обработанном документе обязательно сделайте отметку, исключающую возможность его повторного использования. При ручной обработке укажите на нем дату занесения информации из документа в бумажный учетный регистр. При использовании компьютера поставьте на документ оттиск штампа оператора, ответственного за его обработку .

Особый порядок обработки установлен для документов:

• приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам. Это платежные ведомости, заявления, X- и Z-отчеты кассового аппарата и т.п.;
• на основе которых выплачена заработная плата. Обязательно погасите их штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты .

Далее подшейте первичный документ в соответствующую папку, где он будет храниться положенный для него срок.

Как исправить ошибки в документе

Никто не застрахован от ошибок. Если они выявлены на стадии оформления документа, тут все просто: возьмите новый бланк и заполните его заново. А как исправить ошибку, если она выявлена позже?

Руководствуйтесь основными правилами, установленными законодательством  :

• при исправлении ошибок нельзя использовать корректор, подтирать записи;
• исправьте ошибки в документах (за исключением банковских и кассовых денежных) следующим образом. Зачеркните неправильный текст (цифры) и сделайте над ним правильную запись. Если ошибка допущена в одной цифре, зачеркните сумму полностью одной чертой. Рядом с исправлением сделайте отметку «Исправлено» (штампом или от руки);
• в учетные документы не допускается внесение поправок, не подтвержденных участниками хозоперации. Поэтому исправления обязательно подтвердите подписью лиц, подписавших документ. Не забудьте проставить дату исправления.

Образец

Заверять своей подписью исправления должны те же лица, чьи реквизиты указаны в первичном документе. Если экземпляров документов с ошибками несколько, исправляйте каждый по отдельности.

Особым образом исправляются ошибки в банковских и кассовых денежных документах. При их выявлении документы следует аннулировать и составить снова. Исправления любого вида и помарки не допускаются. Испорченные или неправильно заполненные бланки строгой отчетности не уничтожаются, их перечеркивают и прикладывают к кассовым документам в день их выписки.

При исправлении ошибок в регистрах, кроме зачеркивания неправильной записи, применяют еще два способа:

1) дополнительной записи. Используйте его, если корреспонденция счетов верная, но сумма операции занижена. Чтобы исправить ошибку, составьте дополнительную запись с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между правильной суммой хозоперации и суммой, отраженной предыдущей бухгалтерской записью. Этот способ применяется и в том случае, если операцию не отразили в регистрах учета. В этом случае необходимо сделать дополнительную запись на сумму операции;

2) сторнировочной записи (запись «сторно»). Сторнирование бухгалтерских записей применяется в тех случаях, когда в учетных регистрах указана неправильная корреспонденция счетов либо завышена сумма операции. Ошибочную запись удалите повторением неправильной корреспонденции или суммы красными чернилами. В компьютерной программе в корректирующей проводке перед суммой надо поставить знак «минус». Затем оформите правильную корреспонденцию счетов на нужную величину. При подсчете итогов сторнировочные записи нужно вычесть.

Вносить неподтвержденные исправления в регистры, как и в первичные документы, нельзя. Поэтому обязательно рядом с отметкой «Исправлено» должны стоять дата исправления и подписи лиц, ранее подписавших этот документ.

Для обоснования исправлений в регистре составьте бухгалтерскую справку. В ней укажите причину исправления, наименование исправляемого регистра, его номер и период, за который он составлен.

Порядок исправления ошибок в первичных документах и регистрах закрепите в учетной политике или положении о документообороте.

Подписи в документах

Учетные документы (первичные, регистры и отчетность) действительны только при наличии подписей уполномоченных лиц .

Руководитель или определяемые им лица обязаны подписывать правильно составленные документы:

• служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей;
• фиксирующие кредитные и расчетные обязательства;
• являющиеся финансовой и иной отчетностью.

Приказом руководителя утверждаются два перечня лиц, имеющих право подписи. В первый входят лица, осуществляющие руководящие функции (генеральный директор, директор, замдиректора и т. п.). Во второй – осуществляющие функции бухгалтерского учета и финансового управления (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель директора по финансам и т. п.).

Первичные документы в организацию могут поступать в виде электронного документа. В таком документе электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе .

Что делать, если на предприятии нет главного бухгалтера

Бывает, что в небольших фирмах руководители ведут бухучет лично или поручают это другой организации . Как быть, если главный бухгалтер не предусмотрен, а его подпись требуется?

В этом случае руководитель :

• издает приказ о возложении на себя обязанности ведения бухучета или заключает договор с юрлицом, которое будет вести бухучет на условиях аутсорсинга;
• утверждает штатное расписание;
• уведомляет банк и госорганы о принятом решении;
• в перечнях лиц, имеющих право подписи (руководителя и лица, ведущего бухучет и финансовое управление), указывает себя;
• подписывает документы за главбуха;
• где нужны две подписи, подписывает дважды: за себя и за главбуха.

Поскольку подпись является одним из обязательных реквизитов учетных документов, обязательно соблюдайте следующие правила:

1) подписывайте учетные документы собственноручно ручкой с темными чернилами (пастой). Карандаш или факсимиле использовать нельзя;

2) обязательно расшифровывайте подпись – указывайте должность, инициалы и фамилию.

Также можно утвердить приказом список лиц, которым предоставлено право подписи на внутренних документах – кассовых, складских и других.

Можно ли заменить подпись факсимиле

Факсимиле – это штамп, точно воспроизводящий  собственноручную подпись должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий. Факсимиле можно использовать при оформлении документов наряду с собственноручной подписью. Но случаи его применения, прямо предусмотренные законодательством, немногочисленны, больше прямых запретов на его использование.

Запрещается проставлять факсимиле на:

• документах, являющихся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей;
• документах, отражающих кредитные и расчетные обязательства юридического лица;
• первичных учетных документах и бухгалтерских регистрах ;
• документах налоговой, финансовой и прочей государственной отчетности  ;
• денежно-расчетных документах (платежных поручениях, заявлениях на аккредитив и т. п.);
• других документах в соответствии с законодательством.

Поставить факсимиле на этих документах – все равно что не подписать их совсем.

Используйте факсимиле на хозяйственных договорах, в письмах и на других документах делового характера при условии согласования этого вопроса с контрагентом .

Для того чтобы ввести в оборот факсимиле подписи руководителя организации:

• приказом (распоряжением) назначьте лицо или несколько лиц, которому(ым) предоставлено право его использования, оформите на него (каждого из них) доверенность;
• определите и поименуйте категории документов, на которых может проставляться факсимиле, а также случаи, когда разрешается или, наоборот, запрещается его применять (все это укажите в этом же приказе либо в отдельном локальном акте);
• при необходимости утвердите локальный акт (положение, инструкцию, регламент и др.), регулирующий порядок применения факсимиле.

Ответственность за непроставление подписи в документах

Если при проверке будут обнаружены не подписанные главбухом (или лицом, осуществляющим его функции) документы, на которых его подпись обязательна, проверяющие вправе трактовать это как нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности. Такое правонарушение влечет штраф на должностных лиц от 3 до 7 БРВ, а совершенное повторно в течение года после применения административного взыскания – от 7 до 10 БРВ .

Еще более серьезных последствий могут ожидать предприятия, уплачивающие НДС и налог на прибыль. Налоговый кодекс предусматривает, что расходы налогоплательщиков должны быть обоснованными и документально подтвержденными. А документ без подписи ответственных лиц считается недействительным. Поэтому расходы, принятые по данному документу, являются документально не подтвержденными – с вытекающими отсюда последствиями. Например, по этим документам нельзя будет зачесть входной НДС или уменьшить базу по налогу на прибыль.

Оформляйте документы, как того требует законодательство, а также требуйте этого от своих поставщиков и подрядчиков. Тогда вы не только избежите проблем с документацией сами, но и поможете в этом своим партнерам.

Последствия непроставления подписи в наиболее распространенных первичных документах приведены в таблице:

Печать на документах

Микрофирмы и малые предприятия могут обходиться без печати. Поэтому она не входит в число обязательных реквизитов первичных учетных документов. В утвержденных формах на месте проставления печати сделано уточнение «При наличии печати».

Обязаны использовать печать крупные предприятия. Но и большинство вновь создаваемых субъектов малого бизнеса пользуется печатью, предусмотрев это в уставе.

На практике без печати могут возникнуть определенные сложности. Дело не только в том, что законодательство не полностью учитывает норму о необязательности печати для микро- и малых предприятий. Использование печати стало обычаем делового оборота. Подтверждение печатью подлинности подписей расписавшихся на документе лиц придает ему весомость.

Если у предприятия есть печать, обязательно проставляйте ее на всех утвержденных формах документов, на которых она указана как реквизит. Рекомендуем делать это также на типовых документах, передаваемых контрагентам, и на первичных документах по учету и оплате труда. Обходиться без печати можно только на внутренних документах предприятия, на которых «места для печати» нет.

Для бюджетных и некоммерческих организаций существуют специальные правила использования печатей и штампов. Договоры, доверенности, банковские и другие документы, связанные с распоряжением денежными и материальными средствами, эти организации вправе заверять только основной печатью. Она имеет круглую форму, и в ней указываются: принадлежность к Республике Узбекистан, региону страны, наименование и организационно-правовая форма юридического лица.

Для засвидетельствования документов, исходящих непосредственно от имени структурного подразделения бюджетной или некоммерческой организации, используют круглую структурную печать. В ее середине указывается наименование структурного подразделения, а по окружности – наименование юридического лица.

Внутренние документы, не требующие засвидетельствования основной печатью, некоммерческие организации вправе заверять вспомогательной печатью, которая может иметь круглую, овальную, ромбовидную или треугольную форму. В ее середине указывается цель использования, а по окружности – наименование юридического лица.

Нельзя использовать структурные и вспомогательные печати для засвидетельствования документов, исходящих от имени бюджетной или некоммерческой организации.

Предпринимательские структуры вправе использовать все виды печатей и штампов по собственному усмотрению. Например, не будет нарушением наличие у предприятия с большим количеством клиентов вспомогательных печатей «Для накладных», «Для договоров». Для упорядочивания их использования при совершении сделок и прочих хозопераций рекомендуем определить локальным актом реквизиты и порядок применения каждой печати.

Перевод первичных документов с иностранных языков

Составленные на иностранных языках первичные документы желательно переводить на язык, на котором ведется бухучет. Нотариально заверенный перевод необходим только при оформлении больничного сотруднику, заболевшему в заграничной командировке .

Во всех других случаях законодательство не содержит требования перевода документов. Но рекомендуем все же его сделать, поскольку только таким образом бухгалтер сможет грамотно учесть и, если надо, обложить налогами потраченные суммы.

Пример

Сотрудник вернулся из зарубежной командировки в Грецию и представил в бухгалтерию счет (invoice), подтверждающий его расходы в гостинице. Этот документ заполнен на греческом и английском языках 

Бухгалтер, не знающий этих иностранных языков, собирался учесть всю сумму в 540 евро как затраты на проживание и возместить ее сотруднику. Однако расходы на питание и другие личные услуги (мини-бар, кабельное телевидение, стирка и глажение одежды и др.), в том числе включенные в счета за проживание, оплачиваются командированным лицом за счет суточных расходов и отдельному возмещению не подлежат . После перевода на русский язык часть расходов (40 евро на завтрак) бухгалтер учел правильно – за счет суточных.

Acropol Hotel

Гость: Аброров Аброр

Адрес: г. Ташкент, ул. Яккачинор, 3

Р/С: 0096500

Прибытие	Время	Выезд	Время	Регистрационный номер	Человек	Дата выезда
22 ноября	17:06	27 ноября	09:25	6216	1	27 ноября

Комната №	Дата		Описание		Номер ссылки		Стоимость	НДС		Стоимость с НДС
309 309	22 ноября		*Стоимость номера  *Завтрак		А-46222 А-46222		88.50 6.45	13.0 24.0		100.00 8.00
	23 ноября		*Стоимость номера  *Завтрак				88.50 6.45	13.0 24.0		100.00 8.00
	24 ноября		*Стоимость номера  *Завтрак				88.50 6.45	13.0 24.0		100.00 8.00
	25 ноября		*Стоимость номера  *Завтрак				88.50 6.45	13.0 24.0		100.00 8.00
	26 ноября		*Оплата C.C./ mastercard				–108.00 –432.00	0.0 0.0		–108.00 –432.00
			*Стоимость номера  *Завтрак				88.50 6.45	13.0 24.0		100.00 8.00
Комната № 309
НДС, %		13		24			6.00
Стоимость		442.50		32.25			0.00		474.75
НДС		57.50		7.75			0.00		65.25
Общая сумма к уплате						Уплачено
540.00 евро						540.00 евро

Перевод сделал менеджер Б. Ибрагимов.

Поскольку порядок перевода первичных учетных документов не регламентирован, его может выполнить любое владеющее иностранным языком лицо. Построчный перевод приложите к первичному документу и храните вместе с ним.