Чек-лист: как оформлять трудовой отпуск

Процедура предоставления трудового отпуска состоит из нескольких этапов.

Допустим, нужно оформить отпуск инженеру А. Ашурову с 20 июля 2026 года. Для этого кадровой службе необходимо:

1) проверить право работника на трудовой отпуск;

2) уточнить продолжительность основного трудового отпуска;

3) проверить право работника на дополнительные отпуска;

4) провести сверку с графиком отпусков;

5) известить работника о предстоящем отпуске;

6) подготовить приказ и передать его в бухгалтерию для выплаты отпускных;

7) внести запись о трудовом отпуске в личный листок работника формы №Т-2;

8) проконтролировать выход работника из отпуска.

Остановимся на каждом этапе подробно.

Этап 1. Проверка права на отпуск

Действие: убедиться, что А. Ашуров имеет право на ежегодный трудовой отпуск в зависимости от того, за какой рабочий год этот отпуск предоставляется – за первый или последующие рабочие годы. Подробно об этом мы писали в рекомендации.

Документы:

• личный листок работника формы №Т-2·– содержит информацию о:

– дате приема на работу;
– переводах на другую работу;
– использованных трудовых отпусках (их остатках);
– периодах работы, не включаемых в стаж работы, дающий право на трудовой отпуск (например, отпуск без сохранения зарплаты свыше 14 дней) ;

• трудовой договор – содержит данные о дате начала работы. Также в трудовом договоре может присутствовать оговорка о праве работника получить отпуск за первый рабочий год до истечения 6 месяцев работы ; 
• табель учета рабочего времени – позволяет проверить, действительно ли работник фактически проработал 6 месяцев (если речь идет об отпуске за первый рабочий год). По табелю можно увидеть периоды, исключаемые из отпускного стажа (отпуск без сохранения зарплаты свыше...