Главбух уходит в отпуск без проблем: генеральный план подготовки

Пора, пора в отпуск… Из жизни главбуха…

Нам стало интересно, как же на практике главные бухгалтеры готовятся к своему заслуженному отпуску.  И мы провели блиц-опрос:

Наталья КРАСИЛЬНИКОВА, главный бухгалтер ООО «CLASS SHINE»:

 – Время для отпуска подбираю так, чтобы по бухгалтерии на предприятии было минимум работы, а ее выполнение не затрудняло бы человека, который будет меня заменять. Я думаю, что самое хорошее время – перед сдачей годовых отчетов. Но я сама беру отпуск весной или в начале лета.  После сдачи годовых отчетов обязательно беру 3–4 дня отдыха, чтобы прийти в себя и с новыми силами приступить к работе. Кстати, чаще всего за меня остается сам директор.

Отчеты всегда сдаю только сама, поэтому стараюсь, чтобы отпуск не приходился на отчетные периоды.  А вот заполнение и выдачу счетов-фактур на время можно спокойно переложить на плечи заместителя.  Я заранее заготавливаю бланки и провожу инструктаж по их заполнению. Объясняю, что счет-фактуру необходимо заполнить сразу же, как придет смс-уведомление о том, что пришли деньги от покупателя, и как можно скорее передать ее клиенту.

Обычно удается отдохнуть без проблем, хотя бывает, конечно, всякое… Например, в этом году  из налоговой пришли с мониторингом в самый неподходящий момент: я – в отпуске, а шеф –  с клиентами за городом. Пришлось все бросить и ехать на работу, показывать документы проверяющим.

Юлия ГАЛЬЦЕВА, главный специалист по бухгалтерскому учету процессингового центра:

–  Для отдыха обычно выбираю относительно спокойные периоды начала или конца лета. Интересно было бы отдохнуть в январе хоть разок… Но это – высший пилотаж для представителей профессии.

Если бухгалтер  – не главный, а вообще единственный, отпуск  – тоже не проблема. Достаточно обучить подходящего сотрудника отправлять платежи в банк и печатать доверенности.  А подписаться дважды, за себя и бухгалтера, имеет право директор.

Даже обидно немного, но в отсутствие меня на работе жизнь вовсе не прекращается, идет себе вполне успешно. Максимум – можешь найти большую кучу необработанных документов на столе в день возвращения, а так – все нормально обычно бывает! Главное – надо куда-нибудь подальше уехать из города на период отпуска. Или – притвориться хотя бы, что уехал...

Елена КОВТУН, главный бухгалтер предприятий оптово-розничной торговли г. Намангана:

– К сожалению, не помню, когда у меня в последний раз получалось уйти в полноценный отпуск. Работаю сразу в нескольких организациях, и практически невозможно подстроить работу каждого из них так, чтобы в период отпуска можно было не выходить на работу. Многие бухгалтеры сейчас так работают…

Когда очень нужно, я беру отгулы. В остальное же время стараюсь распределить объем работы во всех своих организациях так, чтобы не перегружать себя. Пока что у меня это получается, и работа всегда в радость.

Азиза НУРИТДИНОВА, главный бухгалтер строительной организации г. Ташкент:

– У нас на предприятии это уже отработанный механизм и без меня  работа не останавливается, конечно. Срочные платежи, которые требуют наличия моей подписи, всегда можно сделать дистанционно, через систему Банк-клиент.

Правда раньше не было столько требований и писем от ГНИ, как сейчас... Но и этот вопрос решаемый, так как есть электронная  почта и всегда можно подготовить ответ дистанционно и отправить его руководству компании на подпись. А базу с показателями, в крайнем  случае, можно взять с собой. Показатели налоговой отчетности есть на сайте ГНК, и ЭЦП имеется всегда с собой...

Вместо себя оставляю помощницу, какие-то оперативные задачи она всегда делает: составить и распечатать письмо, платежку, счет-фактуру, акт сверки сделать и т.д.

Наиля АЗИМЕТОВА, главный бухгалтер крупного производственного предприятия, г. Ташкент:

– Ухожу в отпуск спокойно  – в рамках Трудового кодекса РУз и своего трудового контракта – на 15 дней, как и положено.

На время отпуска делаем приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на моего заместителя и возлагаем на него право подписи на первичных документах: накладных, производственных требованиях, счетах-фактурах, актах сверок, доверенностях и т.д.

Также определяем время, например, раз в неделю с 18.00 до 19.00, удобное для общения, обращения ко мне с какими-либо вопросами или в случае возникновения каких-либо «форс-мажорных» обстоятельств.

Для меня важно, чтобы отпуск не совпал с периодом налоговой, финансовой, статистической отчетности, выплатой зарплаты, начислением и выплатой дивидендов учредителям и т.п. К примеру, это могут быть даты с 9 по 25 или 29 число в мае, июне, августе. В остальные месяцы, как правило, вы попадаете в отчетные периоды либо для налоговых органов, либо внутри своего предприятия.

Но и опять-таки все зависит от вашей команды. Если команда готовая, управляемая, ответственная уходить в отпуск несложно.  А если – нет, то вы рискуете и весь отпуск будете чувствовать себя некомфортно, потому что постоянно будете думать, как бы кто чего-то там не напортачил.

Поэтому очень важно в целом организовать работу бухгалтерии так, чтобы каждый ее сотрудник знал, что ему делать в определенной ситуации. Например, пришел к вам клиент, все знают, кто конкретно должен выписать счет-фактуру, проверить оплату/предоплату, зарегистрировать, подписать и т.д.

Светлана ХОРШИНА, главный бухгалтер предприятия оптовой торговли г. Ташкент:

– Если заранее не продумать все и не подготовиться, то, конечно, уйти будет сложно. И – вернуться тоже, обнаружив у себя кучу нерешенных вопросов и задач.

Я всегда продумываю, кто может адекватно заменить меня во время отпуска. Готовлю этого человека заранее.  Также, заранее обговариваю, какие вопросы он может решить самостоятельно, а по каким обязательно нужно связываться со мной. Вот прямо конкретно перечисляю список возможных вопросов, которые не должны решаться в мое отсутствие.

Потом мы готовим приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера и права подписи на сотрудника отдела бухгалтерского учета на время пребывания главного бухгалтера в отпуске. Предоставляем в банк дополнительную карточку с образцами подписи. И все, можно спокойно отдыхать…

Чтобы отдыхать спокойно, предлагаем воспользоваться следующим Планом подготовки к отпуску.

I этап – с момента вступления в должность главного бухгалтера

1. Включите правила замещения должностей в локальный акт предприятия (коллективный договор, правила внутреннего распорядка и т.п.).

2. На среднем или крупном предприятии – по согласованию с руководством подготовьте себе заместителя, распишите должностные инструкции рядового состава бухгалтерии с учетом фактора замещения. Каждый должен знать, как таблицу умножения, за какие участки работы он лично отвечает в отсутствие главбуха.

3. На малом предприятии – совместно с руководителем определите сотрудника, который поможет решать вопросы бухучета в ваше отсутствие. Это можно сделать в порядке:

• вре­мен­но­го сов­ме­ще­ния;
• внут­рен­не­го сов­ме­сти­тель­ства;
• вре­мен­но­го пе­ре­во­да.

Заранее научите своего «заместителя»:

• формировать платежное поручение и отправлять его в системе
  «Internet-banking», составлять в бухгалтерской программе акт сверки, формировать счет-фактуру, доверенность, распечатать и зарегистрировать  необходимые документы;
• каждое утро заходить в персональный кабинет налогоплательщика, чтобы проверить, не направлено ли в вашу организацию требование или письмо от ГНИ, а также проверять корпоративную почту на наличие писем от ваших контрагентов;
• быть ответственным и быть с вами на связи через электронную почту, другие электронные каналы связи, например, Телеграм, ватсап в определенное – удобное для вас время, не мешая вашему отпуску.

Оформите на этого сотрудника приказ  о возложении обязанностей главного бухгалтера и права подписи первичной документации (счета-фактуры, накладные, платежные поручения, доверенности, акты сверок и т.д.) с определенным сроком, приходящимся на ваш отпуск. Дополнительное соглашение к трудовому договору с заменяющим вас лицом заключать не надо.

На основании приказа и акта приема-передачи передайте вашему «заместителю» ЭЦП, печати, штампы и пр.

II этап – в период формирования графика отпусков 

Продумайте заранее график отпусков с учетом следующих факторов:

1) отпуск главбуха не должен совпасть с отпусками руководителя предприятия и заместителя главбуха;

2) если отпуск главбуха делится на части, одна из них не может быть короче 12 рабочих дней (ст. 146 ТК);

3) спланируйте ваш отпуск так, чтобы он не пришелся на период  налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности (календарь бухгалтера с отчетными датами см. buxgalter.uz).

Наиболее благоприятные периоды для вашего отпуска мы отметили в нашем календаре. Выберите, что подходит вам с точки зрения специфики вашего предприятия.

Самые оптимальные даты – с 10  по 26 число месяца. Произвести расчеты, выплатить заработную плату, сдать все отчеты (налоговую, финансовую, статистическую отчетности), уплатить все налоги и необходимые платежи, соответственно, нужно до 10 числа. Для этого  заранее  зарезервируйте определенную сумму денежных средств на расчетном счету.

III этап – за 2–3 недели до отпуска

1. Оплатите все налоги и обязательные платежи заранее с небольшим авансом.
2. Внесите оплату за аренду помещения за очередной месяц заранее, чтобы у арендодателя не было возможности предъявить к вам какие-либо претензии.
3. Заранее  проинвентаризируйте дебиторов и кредиторов, чтобы избежать нежелательных трений и судебных разбирательств в период вашего отсутствия.
4. Рассчитайте заранее все отпускные и налоги по ним (НДФЛ и ЕСП)  исходя из графика отпусков сотрудников, которые выйдут в отпуск одновременно с вами.
5. Составьте на время вашего отсутствия план действий и отметьте «красные» даты по определенным задачам для вашего заместителя и рядового состава бухгалтерии (оплаты, отчеты, расчеты, проверка  и т.п.). Проверьте его в действии еще до вашего ухода в отпуск.
6. Если у вас учет ведется на стационарном компьютере, организуйте к нему   удаленный доступ. Это выручит вас, если заместитель не справится с чем-то в программе или в отчетах. Чтобы установить необходимое программное обеспечение и освоить работу  через удаленное соединение, обратитесь к специалисту.
7. На всякий случай возьмите с собой информацию (например, флеш-версию «Norma»), которая может вам понадобиться при  оперативной подготовке ответа на требование, внезапно направленного ГНИ во время вашего отпуска.  Вы также можете воспользоваться:

• бесплатной базой законодательства nrm.uz;
• ответами на  требования и письма ГНИ, опубликованными на сайте buxgalter.uz., если вдруг они окажутся схожими с вашей ситуацией.

8. Если отпуск пришелся на даты, близкие к очередному налоговому периоду (например, к 25 числу), то сотрудники  бухгалтерской службы могут за  время вашего отсутствия подготовить ряд отчетов  в черновиках персонального кабинета налогоплательщика заранее. Расчетныйбухгалтер – по НДФЛ и ЕСП, материальный – по НДС.  После выхода из отпуска вам останется их только перепроверить и отправить, подписав ЭЦП.

IV этап – за 1 неделю до отпуска

1. Завершите ту часть работы, которая требует вашего непосредственного участия (право  подписи, передача  электронного ключа, печатей, приказ  о  возложении  обязанностей на вашего заместителя и т.п.).
2. Оформите вашего совместителя документально.
3. Если вас замещает не лично директор предприятия, который может ставить обе подписи на документе, – сдайте в обслуживающий банк дополнительную карточку с образцами подписей. См. образец текста письма в банк.
4. Разложите всю неподшитую документацию по папкам. Снабдите папки заверенными описями, где перечислите, какие именно документы там находятся, чтобы не отвечать за их утрату в ваше отсутствие. Сделайте реестр папок.
5. Договоритесь, кто, по каким исключительно важным вопросам, и в какой конкретно промежуток времени к вам может обращаться. Предупредите коллег о том, что в другое время телефон будет выключен.
6. Уведомите о вашем уходе в отпуск сотрудников других подразделений компании, которые работают с вами напрямую. Также уведомите об этом предприятия-партнеров и контрагентов, с которыми вы регулярно общаетесь по работе. Сделать это можно, отправив по почте рассылку.
7. Оставьте сотрудникам бухгалтерии и менеджерам отдела продаж памятки с указанием, как им работать в ваше отсутствие.

V этап – в отпуске

1.  Если все вышеперечисленное сделано, то весь отпуск отдыхайте  спокойно и с удовольствием. В противном случае рискуете быть вызванным на работу из-за каких либо заранее непродуманных «форс-мажоров».
2. Но не все можно предвидеть. Налоговые органы не знают и не должны знать, что главбух в отпуске.  Поэтому, если налоговики  во время отпуска в рамках камерального контроля запросят  пояснения к отчетности, вы обязаны дать  их  в течение 10  календарных дней. Отсрочить их  представление законодательство не позволяет. Следовательно, если вас  на время отпуска никто не замещает, оставайтесь на связи даже на отдыхе, чтобы подготовить текст пояснений и отправить его в инспекцию.
3. Даже если не будет никаких «форс-мажоров»,  отдыхая, не забывайте в отпуске о том, что вы главный бухгалтер.  Оставайтесь в «теме», читая новости  об изменениях в законодательстве и полезные консультации на buxgalter.uz.

эксперты ООО «Norma».