Как сформировать административные расходы

В рекомендации:

– состав расходов:
       расходы на оплату труда и ЕСП;
       аренда, содержание и ремонт ОС;
       страхование работников и имущества;
       командировки;
       представительские расходы;
       предоставление помещения под общепит;
       материальные затраты.

Административные расходы отразите в строке 060 и включите в строку 040 «Расходы периода» Отчета о финансовых результатах. 

Учитывайте их по дебету счета 9420 «Административные расходы».

Все расходы подтверждайте первичными документами . 

Состав административных расходов

В состав административных расходов включите : 

Расходы на оплату труда административного персонала и ЕСП от его формы оплаты труда

Определите их аналогично расходам на оплату труда и ЕСП производственного персонала.

Подробно см. здесь. 

В административные расходы включите только оплату труда административного персонала: руководителя, бухгалтерской, кадровой службы и т. п.

Если работник совмещает административную работу, к примеру, с производственной, определите размеры оплаты за каждый вид работы  в договоре с ним. Отнесите оплату за каждый вид работы к соответствующим видам затрат.  

Расходы на аренду, содержание и ремонт основных средств административного назначения

Определите их аналогично таким  же расходам по производственным ОС.

Подробно см. здесь. 

К административным расходам отнесите только расходы, связанные с ОС административного назначения. Если объект ОС одновременно используется в административных и других целях, распределите затраты. Например, если часть здания отведена под производство, а часть – под офис, распределите общие затраты по зданию пропорционально площади, используемой в производственных и административных целях. То же касается и затрат на амортизацию.

Страхование работников и имущества административного назначения

Страхование может быть обязательным и добровольным. Вы должны страховать гражданскую ответственность:

• работодателя;
• владельцев транспортных средств – при их наличии.

Работодатель обязан страховать свою гражданскую ответственность по возмещению вреда, причиненного жизни или здоровью работника в связи с трудовым увечьем, профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением им трудовых обязанностей .

Заключите договор страхования в течение 15 рабочих дней со дня государственной регистрации вашего предприятия.
За неисполнение этой обязанности на должностных лиц налагается штраф в размере от 7 до 10 БРВ .

Если у вас есть служебный автотранспорт, нужно застраховать гражданскую ответственность владельца транспортного средства . Оформите страховку в течение 10 дней со дня возникновения права владения автотранспортом.

Вы также можете добровольно застраховать своих работников и активы административного назначения. Для этого оформите договор со страховой компанией, выбрав возможные страховые риски.

По договору страхования вы оплачиваете страховую премию и получаете страховой полис на определенный срок. Страховой полис заменяет страховым компаниям счет-фактуру .

Стоимость страховки списывайте на административные расходы равными долями в течение срока действия страхового полиса.

Затраты на командировки управленческого персонала

Отнесите их к административным расходам. К ним относится оплата:

• проезда к месту командировки и обратно, включая бронирование билетов;
• жилья, включая расходы на бронирование;
• суточных за время нахождения в командировке;
• других необходимых расходов работника, подтвержденных документально.

Для расчета командировочных  расходов воспользуйтесь:

• Инструкцией о служебных командировках в пределах Республики Узбекистан ;
• Положением о порядке выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан .

Представительские расходы

К представительским отнесите расходы по приему и обслуживанию:

• лиц, с которыми устанавливаете или поддерживаете взаимное сотрудничество;
• участников, прибывающих на заседания органов управления и контроля предприятия .

Это расходы на:

• проведение официального приема;
• транспортное обеспечение;
• питание и проживание указанных лиц;
• оплату услуг внештатного переводчика.

Представительские расходы вычитаются при расчете налога на прибыль. При этом они не должны выходить за рамки  приведенного перечня. Другие расходы, связанные с вышеуказанными лицами, не относятся к представительским.

Ситуация

Вручение ценного подарка лицу, в сотрудничестве с которым вы заинтересованы  

Вручение ценного подарка лицу, в сотрудничестве с которым вы заинтересованы, не относится к представительским расходам. Его стоимость будет доходом в виде материальной выгоды для физлица и невычитаемым расходом для предприятия  .

Ситуация

Вручение образца продукции лицу, в сотрудничестве с которым вы заинтересованы 

Вручение лицу, в сотрудничестве с которым вы заинтересованы, образца продукции, требующей продвижения, не относится к представительским расходам. Отнесите ее стоимость на расходы по рекламе, обоснуйте передачу образца приказом и актом списания . Это – вычитаемые расходы.

Расходы по бесплатному предоставлению помещений предприятиям общественного питания

Эти расходы вы можете иметь, если таким образом решаете вопрос организации питания своих работников.

Они  могут включать:

• содержание и ремонт данных помещений;
• оплату труда работников, ответственных за их уборку и охрану;
• единый социальный платеж от ФОТ этих работников;
• оплату коммунальных услуг и электроэнергии;
• другие расходы.

Учитывайте их по дебету счета 9420 «Административные расходы».

Материальные затраты административного назначения

Не путайте их с производственными материальными затратами, а также связанными с реализацией. Хотя порядок учета материальных затрат тот же, что и в производстве.

Подробно см. здесь.

К материалам, используемым  в административных целях, отнесите:

• горюче-смазочные материалы для служебного автотранспорта;
• любое имущество, не относящееся к ОС, используемое административным персоналом (канцтовары, бумага, расходные материалы для офисной техники и т. п.).