Насколько легитимна электронная доверенность?

Некоторые операторы ЭДО предлагают выписывать доверенность в электронной форме, руководствуясь Законом «Об электронном документообороте». На первый взгляд, это удобно. Однако Положение о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности регламентирует обращение исключительно доверенностей, выписанных на бумаге. Что делать бухгалтеру: выписывать доверенность на бумаге или в электронной форме?

Недавно на buxgalter.uz  была опубликована точка зрения начальника отдела внедрения и обслуживания ЭСФ НИЦ «Янги технологиялар» Нозима ТУРАЕВА. Он считает, что нарушений не будет, если первичную бухгалтерскую документацию, в том числе и доверенности, оформлять только при помощи системы электронного документооборота – с соблюдением требований законодательства. Однако его позиция в отношении доверенностей вызвала оживленные дискуссии между практикующими специалистами. В продолжение темы buxgalter.uz обратился к экспертам, которые рассмотрели различные аспекты этого вопроса.

ЭЦП не предназначена для оформления доверенностей

Екатерина ТКАЧЕНКО, главный бухгалтер ОНК ООО «Арбитражный дом Мухамедбаева»:

– «В Законе «Об электронном документообороте» сказано, что электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Обязательный реквизит электронного документа – ЭЦП. В законе «Об электронной цифровой подписи» говорится, что ЭЦП равнозначна собственноручной подписи, если она используется в целях, указанных в сертификате ключа электронной цифровой подписи.

В системе электронного документооборота у нас применяется ЭЦП, выданная центром регистрации электронных ключей НИЦ «Янги технологиялар» при Государственном налоговом комитете. Цели ее применения пользователю предлагается выбрать при заполнении заявки на получение. Однако в этом перечне нет такого пункта, как оформление доверенности. Предлагаются варианты:

• для получения госуслуг;
• обращений;
• электронной коммерции.

К какому пункту отнести оформление электронной доверенности, непонятно. Нормативных документов, в которых бы рассматривался этот момент, тоже нет.

Следовательно, подпись доверенного лица на доверенности, оформленная с применением ЭЦП, вызывает небезосновательное сомнение в плане ее легитимности.

Когда принимается новый закон, во все нормативно-правовые акты вносятся поправки. Однако в Положение о порядке выдачи доверенностей их не внесли. На встречах с ответственными сотрудниками Минфина, ГНК и Минюста предприниматели неоднократно говорили о том, что в Положении нужно прописать требования к форме, учету электронных доверенностей, особенности работы с ними, ответственность должностных лиц и доверенного лица.

Законодательство об электронном документообороте слишком общее и в нем нет ответов на многие вопросы, касающиеся подписи доверенного лица на получение ТМЦ по электронной доверенности. В Законе «Об электронной цифровой подписи» говорится, что за правовые последствия ее применения полную ответственность несет владелец ЭЦП. Причем опровергнуть юридическую правомочность электронного ключа довольно сложно.

Бухгалтер, признавая электронную доверенность, остается практически не защищенным, если контрагент окажется недобропорядочным или у контролирующих органов появятся вопросы».


Вопрос применения электронной доверенности не урегулирован

Абдугани МУХАМЕДБАЕВ, директор ОНК ООО «Арбитражный дом Мухамедбаева»:

– «Электронные доверенности в том виде, в котором их предлагают операторы электронного документооборота, способствуют возникновению риска как для бухгалтера, так и для предприятия в целом.

Доверенность не только удостоверяет право личности на получение ТМЦ и идентифицирует его подпись, но и свидетельствует об исполнении обязательств поставщика/продавца в интересах контрагента, выдавшего доверенность.

Момент приема-передачи ТМЦ отличается рядом процедур, и идентичность подписи получателя на товароотгрузочном документе и доверенности свидетельствует о том, что контрагент получил ценности в надлежащем количестве, ассортименте, в исправной упаковке/таре, а в отдельных случаях и надлежащего качества.

Если между сторонами сделки не возникает спор, то все хорошо, о существующих недостатках, несоответствии электронной доверенности действующей нормативной базе никто не вспомнит. Но допустим ситуацию: между контрагентами возник спор. Он может возникнуть как по количеству отгруженного ТМЦ, так и по ассортименту, пересортице, состоянии упаковки и т.п.

В большинстве хозяйственных споров мы прилагаем к исковому заявлению документы по сделке, в том числе – доверенность и документ, удостоверяющий отгрузку ТМЦ. В такого рода спорах важным свидетельством является доверенность. Суд исследует не только правомерность этого документа, но и надлежащее исполнение обязательства поставщиком в интересах своего контрагента. В этом случае важным моментом является идентичность подписи на этих документах.

В свою очередь стороны спора в обоснование исполнения своих обязательств либо их неисполнения контрагентом также оперируют этим моментом. Отсутствие идентичности подписей может стать основанием для признания того, что сторона не получала товар, или поставить под сомнение факт получения.

Но как быть, если доверенность подписана ЭЦП, а товароотгрузочный документ – собственноручной подписью получателя? Или – оба документа создавались и подписывались при помощи гаджетов? Тем более учитывая практику применения электронных цифровых подписей, когда одной ЭЦП пользуются несколько сотрудников компании.

Не нужно забывать и то, что есть личности, из-за которых у нас есть Уголовный кодекс и Кодекс об административной ответственности.

Прежде чем переходить на электронную доверенность, нужно решить правовые и технические проблемы ее существования. Особенности ее применения должны быть прописаны в Положении о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ и отпуска по доверенности.

Отдельный вопрос – легитимность применения ЭЦП при подписании электронной доверенности. Нормативный акт, регулирующий порядок применения ЭЦП, не содержит положений о возможности ее использования в хозяйственных операциях при заключении и исполнении сделок. В частности – возможности подписания ею электронных доверенностей.

Есть целый ряд нерешенных технических проблем. Электронная доверенность не должна создавать сложности при ее применении, должны реально работать системы защиты от подделок и несанкционированного доступа. При этом система электронного документооборота должна учитывать все особенности гражданского оборота.

Пока не решены вопросы нормативного характера и все технические проблемы, человек, обязанный присутствовать лично при получении ТМЦ, должен ставить свою подпись собственноручно – как в доверенности, так и в товароотгрузочном документе.

Уважаемым предпринимателям и бухгалтерам хочу напомнить о принципе консервативности в учете, а также должной осмотрительности, которые нам вменяет Налоговый кодекс, вступивший в силу с января 2020 года ».


Электронная доверенность обладает достаточной юридической силой

Альберт САФИН, юрист, эксперт «Нормы»:

– «Да, в законодательстве имеется некоторая коллизия. В Положении о порядке выдачи доверенностей указано, что доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое предприятием доверенному лицу для получения товарно-материальных ценностей от поставщиков . Но в то же время доверенности на получение ТМЦ оформляются по усмотрению предприятия либо по установленной форме . Т.е. никто не ограничивает право предприятия оформить доверенность в электронном виде. Небольшое противоречие, что доверенность – это письменное уполномочие, объясняется тем, что Положение утверждено в 2003 году и в тот момент электронный документооборот не предполагался.

Электронная доверенность может быть таким же полноценным участником ЭДО, если оформлена по правилам ст. 5 и ст. 6 Закона «Об электронном документообороте». И в этом случае она будет обладать юридической силой, как и бумажная доверенность ».

В любом случае необходимо руководствоваться иерархией НПА, где Закон «Об электронном документообороте» стоит выше ведомственного акта. А так как нигде для доверенности не предусмотрен прямой запрет на оформление в электронном виде, соответственно, это возможно.

Совершенно другой вопрос заключается в том, что ведение бумажных доверенностей – это многолетняя привычка, от которой не всем легко отказаться. Точно так же, несмотря на практически повсеместную отмену проставления печати, все продолжают по привычке ее везде ставить.

Поэтому оформление электронной доверенности не является противоречием, она обладает юридической силой и является полноценным документом. Использовать в работе электронную доверенность – не обязанность, а право любого предприятия и более удобный способ документооборота».

***

Резюмируем:

Как всегда в ситуации с нормативной недоурегулированностью вопрос о том, в какой форме выписывать доверенность, дублировать ли электронную – бумажной, признавать ли электронную доверенность, с которой пришел представитель вашего контрагента, – решать исключительно вам.

Вместе с тем очевидно, что настала пора пересмотреть нормативно-правовые акты и четко прописать в них правила оформления и обращения электронных доверенностей, устранив при этом все коллизии и недочеты.

Олег ГАЕВОЙ