Как возместить работнику использование личного автомобиля в служебных целях

8 сентября 2020 г.

Как возместить работнику использование личного автомобиля в служебных целях

Работники предприятия нередко используют свой автомобиль в служебных целях. Как в таких случаях правильно выплатить компенсацию, для buxgalter.uz разъяснила Дилором САИДОВА, эксперт «Нормы»:

Если предприятие для служебных целей использует личный автомобиль сотрудника, то возмещение ему можно выплачивать в виде:

компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок;
арендной платы на основании договора аренды автомобиля.

I вариант. Выплата компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Размеры компенсации установлены Порядком выплаты компенсаций за использование личных автомобилей работников для служебных поездок (кроме командировок).

Компенсация выплачивается работникам предприятий, производственная деятельность которых связана с необходимостью систематических служебных поездок.

Выплачивается она за счет средств, предусмотренных на содержание служебных легковых автомобилей. В бюджетных организациях они не должны превышать 30% от этой суммы.

Размер компенсации определяется в зависимости от количества лошадиных сил двигателя автомобиля:

Количество лошадиных сил	Предельный размер компенсации за месяц, кратно БРВ
свыше 100	4,5
от 70 до 100	3,5
до 70	2

Мощность двигателя определяется по техническим данным автомобиля, которые указываются в документации завода-изготовителя, техническом паспорте.

Суммы в пределах норм являются вычитаемым расходом предприятия и не признаются доходом работника .

Но, исходя из финансовых возможностей, предприятие может установить компенсацию в размерах, превышающих установленные нормы. В этом случае возникают налоговые последствия как для самого предприятия, так и для получателя компенсации. Сумма выплаты сверх норм является:

невычитаемым расходом при определении налогооблагаемой прибыли;
доходом работника, облагаемым НДФЛ и соцналогом .

Выплата компенсации производится на основании приказа, заверенного руководителем предприятия, и копии технического паспорта личного автомобиля.

Бухгалтерские проводки будут следующие:

N	Содержание хозяйственных операций	Корреспонденция счетов		Документы, подтверждающие записи
N	Содержание хозяйственных операций	Дебет	Кредит	Документы, подтверждающие записи
1	Отражается начисление компенсации в пределах норм	9430 «Прочие операционные расходы»	6710 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	Расчет бухгалтерии
2	Выплачена компенсация	6710 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	5010 «Денежные средства в кассе» 5110 «Расчетный счет»	Расходный кассовый ордер, платежная ведомость

Компенсация возмещает работнику расходы, связанные с эксплуатацией личного автотранспорта, в том числе и расходы на ГСМ. Если помимо выплаты компенсации вы приобретаете ГСМ для этого же автомобиля, его стоимость будет являться доходом сотрудника в виде матвыгоды, облагаемым НДФЛ . Соцналог при этом не начисляется .

Ситуация

Предприятие выплачивает сотруднику компенсацию за использование личного транспорта и дополнительно приобретает ГСМ.

Работник рекламного агентства (малое предприятие) использует личный автомобиль «Chevrolet Spark» для служебных целей. Руководство с сентября 2020 года решило выплачивать компенсацию за использование личного автотранспорта 1 000 тыс. сум., а также выделило отдельную корпоративную карту для покупки ГСМ, на которую ежемесячно перечисляет 500 тыс. сум.

Согласно техническим характеристикам автомобиль «Chevrolet Spark» имеет 85 лошадиных сил.

Компенсация в размере 3,5 БРВ не является доходом физлица .

БРВ – 223 000 сум.

Вид выплаты

Выплачиваемая сумма

Необлагаемый предел

Облагаемый доход

Сумма налога

Компенсация за использование личного автотранспорта

1 000 000

780 500

(3,5 х 223 000)

219 500

(1 000 000 – 780 500)

НДФЛ 219 500 х 12% = 26 340

Соцналог

219 500 х 1% = 2 195

Средства для приобретения ГСМ

500 000

–

500 000 сум.

НДФЛ

500 000 х 12% = 60 000 сум.

Не входит в объект обложения соцналогом

II вариант. Предприятие заключает договор аренды автотранспорта с сотрудником

Договор аренды автомототранспортных средств с физлицом подлежит нотариальному удостоверению .

Сотрудник получает имущественный доход от сдачи в аренду автотранспорта, облагаемый НДФЛ . Налог удерживает предприятие . Соцналог на доход от аренды не начисляется.

Доходы от аренды автотранспортных средств облагаются исходя из суммы арендной платы по договору. При этом они должны быть не ниже минимальных ставок, установленных для физлиц, сдающих имущество в аренду. Минимальная ставка арендной платы при сдаче в аренду легкового автомобиля установлена в размере 500 тыс. сум. в месяц .

Внимание

С 1 июля по 31 декабря 2020 года приостановлено применение в целях налогообложения минимальных ставок арендной платы для физлиц, сдающих имущество в аренду (помещения и автомобильный транспорт)

Buxgalter.uz рекомендует

Определите в договоре аренды, какие расходы по эксплуатации автомобиля (ГСМ, ремонт, техобслуживание) несет каждая сторона. Это необходимо для обоснования расходов предприятия, а также минимизации спорных вопросов между физлицом и предприятием, связанных с эксплуатацией автомобиля.

Расходы физлица будут погашаться за счет арендной платы. Расходы предприятия, определенные договором, – это для предприятия дополнительные расходы сверх арендной платы.

Ситуация

Предприятие арендует автомобиль работника.

Предприятие заключило договор аренды транспорта с работником. При передаче автомобиль оценен в 15 000 тыс. сум. Ежемесячный арендный платеж – 1 000 тыс. сум. По условиям договора затраты на ГСМ несет предприятие. Они ежемесячно составляют 600 тыс. сум.

В данной ситуации у работника возникает доход от предоставления имущества в аренду, который облагается НДФЛ по ставке 12%.

Сумма налога 120 000 сум. (1 000 000 х 12%) подлежит удержанию у источника выплаты, работник получит доход за вычетом налога 880 000 сум. (1 000 000 – 120 000).

Бухгалтерские проводки будут следующие:

N	Содержание хозяйственной операции	Сумма тыс. сум.	Корреспонденция счетов по НСБУ №21		Документы, подтверждающие записи
N	Содержание хозяйственной операции	Сумма тыс. сум.	Дебет	Кредит	Документы, подтверждающие записи
1	Принимается к учету арендованное имущество	15 000	001 «Основные средства, полученные по оперативной аренде»		Договор аренды
2	Начислена арендная плата по договору аренды	1 000	Счета учета затрат	6910 «Оперативная аренда к оплате»	Договор аренды
3	Удержан налог на доходы физических лиц	120	6910 «Оперативная аренда к оплате»	6410 «Задолженность по платежам в бюджет»	Расчет бухгалтерии
4	Выплачена арендная плата	880	6910 «Оперативная аренда к оплате»	5110 «Расчетный счет»	Выписка банка
5	Перечисление средств на КПК	600	5530 «Прочие специальные счета»	5110 «Расчетный счет»	Выписка банка
6	Оплата ГСМ	600	4230 «Авансы, выданные на общехозяйственные расходы»	5530 «Прочие специальные счета»	Выписка банка
7	Списание расходов, оплаченных КПК	600	Счета учета затрат	4230 «Авансы, выданные на общехозяйственные расходы»	Отчет работника (подотчетного лица)