Как обойти «подводные камни» представительских расходов

Бухгалтер, изучив три ключевых налога – НДС, НДФЛ и прибыль, понимает, как существенно влияют на них представительские расходы. По НДФЛ и прибыли они попадают в вычет, а вот входной НДС не принимается к зачету. При этом критериев представительских расходов налоговое законодательство не дает. Но обойти «подводные камни» можно, – считает директор консалтинговой компании ARKAD AUDIT Наталья ТУРАЛИНОВА:

– «Такие расходы есть практически у каждой организации. Чай, кофе для сотрудников и клиентов, личные мероприятия директора, учредителей, оплаченные за счет компании, деловые приемы... В течение года хозсубъект расходует существенные суммы на подобные цели. И никто не хочет неприятного сюрприза в виде доначислений, если налоговики не согласятся с классификацией затрат налогоплательщика.

Как решить проблему

1. Четко классифицируйте представительские расходы в налоговой учетной политике предприятия (НУП). Дайте им свое определение. Например: «экономически оправданные расходы, направленные на развитие и поддержание сотрудничества».

2. Составьте их перечень по различным видам представительских мероприятий. Так, расходы на переговоры могут включать:

• оплату аренды помещения;
• затраты на кофе-брейки, деловые обеды и ужины;
• транспортное сопровождение участников;
• оплату проживания иногородних приглашенных лиц;
• списание сувениров с логотипом компании;
• расходы на переводчиков и т.п.

Список представительских расходов может быть и шире в зависимости от видения, возможностей и потребностей компании. Главное требование – должна быть деловая цель и такие расходы нужно правильно оформить.

Именно такое понимание представительских расходов поможет верно рассчитывать налоги, а НУП с грамотной классификацией будет важным аргументом в защиту вашего права на неуплату НДФЛ и вычет по налогу на прибыль по этим расходам.

Как на практике

Необходимо отделять представительские от других видов расходов. При наличии четкой классификации затрат в НУП это несложно.

Затраты на кофе-брейк при деловых переговорах – представительские и соответственно, можно применить вычеты по НДФЛ и прибыли без зачета по НДС.

Чай и кофе с КПК для сотрудников не попадает под классификацию представительских, можно отстоять вычет по НДФЛ, а по НДС и прибыли – вряд ли получится.

Чай, кофе и конфеты для покупателей в торговых точках – тут  у налоговиков могут быть вопросы. Если в НУП представительские расходы обозначены как «затраты на установление сотрудничества», отнести к ним конфеты для неопределенного круга покупателей будет сложно. И всегда ли нужно?

Представительские расходы – это лишь часть экономически оправданных расходов

Рассмотрим, к примеру, промо-акции с раздачей товаров. Понятно, что эти затраты направлены на сохранение и увеличение клиентской базы. Стоит ли относить их к представительским, теряя право на зачет НДС, когда совершенно очевидно, что это рекламные расходы?

По ним предприятие получает полный вычет по налогам, включая право на зачет. Но чтобы обосновать вычеты, необходимо правильно все документально оформить.

Как быть, если руководитель личные расходы за счет денег компании хочет оформить как представительские

Налоговое законодательство дает приоритет деловой сути сделок над их документальным оформлением . При этом закон требует, чтобы реальные расходы, необходимые в деятельности предприятия, подтверждались документально .

Если собственник предприятия регулярно угощает семью и друзей в ресторанах, рассчитываясь КПК, это грозит доначислением 42% (15% – прибыль, 15% – НДС, 12% – НДФЛ). Ведь бухгалтер, тонущий в кодах ИКПУ и перспективах «трех Е» (e-ijara, e-ombor, е-aktiv), физически не может вникать в вопросы обоснования и правильного оформления представительских расходов. Он сильно рискует, «рисуя» их экономическую оправданность, очень спорную в контексте деятельности всего предприятия.

Вывод

Для правильного отражения в налоговом учете представительских расходов бухгалтеру необходимы их четкая классификация и ясное понимание расчета налогов по таким операциям. При верном оформлении вычеты по прибыли и НДФЛ будут обоснованными».