С чего начать внедрение ЭДО на предприятии

Электронный документооборот (ЭДО) – это система автоматизированной обработки электронных документов, позволяющая создать «безбумажное делопроизводство». Он повышает эффективность использования рабочего времени и сводит к минимуму затраты на ручную обработку документов и закуп бумаги. Но при этом – требует материальных затрат на приобретение лицензионного программного продукта и его адаптацию под конкретное предприятие.

Переход на ЭДО не должен быть быстрым, сотрудникам нужно время на то, чтобы обучиться использовать программный продукт. Сложность полного перехода на электронный документооборот, с одной стороны, заключается в том, что законодательно не установлен конкретный и исчерпывающий перечень документов, которые можно вести только в электронном виде. Чаще всего приходится самостоятельно решать этот вопрос.

С другой стороны, сотрудники кадровой и бухгалтерской служб не торопятся переходить на ЭДО, так как:

• это непривычно, многим проще продолжать работать «по старинке»;
• есть опасение, что все документы могут исчезнуть разом;
• при отключении электроэнергии предприятие будет парализовано и т.п.

При правильной организации всех этих бед можно избежать. Оптимизация же в дальнейшем существенно сэкономит время и силы.

К примеру, на предприятие поступил договор поставки. Текст договора составил контрагент, и он отказывается работать по форме, утвержденной на вашем предприятии. Цена же договора очень выгодная для вас.

Ответственная за снабжение служба вносит документ в систему ЭДО, если он поступил в бумажной форме, и начинается процесс согласования, установленный на вашем предприятии. Все отделы (юридический, снабжение, тендерная комиссия, бухгалтерия и т.д.), задействованные в договорной работе, могут оперативно ознакомиться с текстом договора, не передавая из рук в руки бумажный вариант. Там же оставляются замечания и пожелания по договору и ставится отметка, что договор согласован. Окончательный вариант передается руководителю предприятия для подписания. Таким образом, ЭДО помогает избавиться от кучи бумаг и беготни в процессе согласования. Автоматизация процесса экономит время и упрощает контроль на каждом этапе подготовки внешнего договора.

С чего начать

Для начала издайте на предприятии приказ о переходе на частичный электронный документооборот. Затем все документы предприятия (бухгалтерские, кадровые, договорные, корпоративные и т.д.) разделите на три группы:

1. Документы, которые согласно нормативно-правовым актам должны оформляться в письменной форме.

2. Документы, которые оговорены нормативно-правовым актом, но в отношении которых нет четкого требования оформлять в письменном виде.

3. Документы, по которым нет требования оформления на бумажном носителе или в отношении которых прямо указано оформление в электронном виде.

Независимо от того к какой категории они относятся, при подготовке к электронному документообороту, оцифруйте все документы. В дальнейшем вам будет проще с ними работать, да и электронные копии лишними не будут.