Как в онлайн-ККТ проводить обмен товара

В рекомендации:

– случаи, когда нужно оформить обмен товара в онлайн-ККТ;
– оформление возврата при обмене товара;
– оформление продажи при обмене товара.

На практике торговым организациям часто приходится иметь дело с обменом товара по требованию покупателя. Разберемся как провести эту операцию в онлайн-ККТ.

В каких случаях нужно оформлять обмен товара в онлайн-ККТ

Условно все такие ситуации можно разделить на два типа:

1) когда обмен товара предполагает замену товара, прошедшего по чеку, на такой же товар;

2) когда процедура предполагает обмен товара, подлежащего обязательной цифровой маркировке, замену товара на товар другой марки (модели) или возврат денег покупателю.

В первом случае опытные продавцы предпочитают не заморачиваться с оформлением ситуации в онлайн-ККТ и поступают просто: покупатель приносит испорченную буханку хлеба – ему выдают другую свежую, а испорченную принимают обратно. После этого испорченную буханку списывают или возвращают производителю – в зависимости от того, что предусмотрено в договорах с производителями и поставщиками товаров. Можно поступить и по-другому, проведя операцию в онлайн-ККТ.

Во-втором случае без оформления в системе онлайн-ККТ не обойтись. Специального функционала для возврата в системе онлайн-ККТ – нет. Поэтому любой обмен товара будет сопровождаться двумя операциями:

• оформлением возврата товара;
• оформлением продажи товара.

Свои особенности есть в работе маркетплейсов. Здесь в любом случае оформляется возврат товара, который по тем или иным причинам не устроил покупателя. А далее все зависит от желания клиента. Например, он может заказать себе другой понравившийся ему товар.

Как оформлять возврат товара при обмене

При оформлении возврата при обмене необходимо соблюсти те же правила, что и при оформлении возврата товара. Подробнее о формировании возвратных чеков и работе с ними читайте в рекомендации «Как оформить возврат в онлайн-ККТ».

Предупредите продавцов и кассиров, чтобы в каждом случае обеспечили формирование пакета документов, требуемых Положением .

1. Получите от покупателя письменное заявление на имя руководителя торговой точки. В нем должны быть отражены:

• Ф. И. О. и паспортные данные покупателя;
• причина возврата товара;
• требование о замене товара с указанием на какой именно, либо требование о возврате стоимости возвращаемого товара;
• данные банковской карты, если деньги будут возвращаться на нее.

2. В двух экземплярах оформите накладную на возврат товара. Один экземпляр подшивается к товарному отчету, второй – передается покупателю и является основанием для получения денежной суммы за возвращенный товар.

3. Составьте акт о возврате денежных средств – в одном экземпляре. Его подписывают покупатель и ответственный сотрудник торговой точки, после чего документ утверждает руководитель субъекта предпринимательства.

4. Оформите расходный кассовый ордер, если деньги возвращаются наличными из кассы.

5. Получите от покупателя чек, выданный ему при покупке возвращаемого товара.

Собранный пакет документов подшивается и хранится в бухгалтерии до востребования при проверках.

Чтобы операция возврата правильно отразилась в налоговых расчетах, продавец должен обеспечить привязку чека возврата к чеку продажи.

Покупателю выдайте чек возврата. В нем укажите перечень возвращаемых товаров.

Не возникает вопросов, когда по чеку продажи и чеку возврата проходит одна товарная позиция – один товар. Иная ситуация складывается, когда согласно чеку продажи покупатель приобрел несколько товаров (две и более позиции). Положение не запрещает частичный возврат, т.е. – покупали две вещи, а возвращают только одну. Только если после возврата одного товара через некоторое время покупатель решит вернуть и второй, возникает вопрос – где взять еще один чек продажи? Ведь чек на покупку был один и покупатель уже передал его продавцу при оформлении возврата первого товара. Дубликат чека сделать уже невозможно.

Продавцу этот чек продажи, прежде всего, понадобится для оформления чека возврата. Чтобы привязать чек возврата второго товара, ему нужны будут точные данные чека продажи, а именно – его порядковый номер и номер фискального модуля кассового аппарата, при помощи которого он был сформирован.

Продавец, конечно, может по просьбе покупателя поднять архив документов и достать чек, согласно которому покупатель приобрел оба товара (возвращенный ранее и возвращаемый сейчас). Однако на практике это может быть очень сложной и запутанной задачей, особенно если торговая точка находится в одном месте, а бухгалтерия – в другом, и документы уже переданы в бухгалтерию.

Конечно, при оформлении возврата первого товара можно снять копию чека продажи. Но по Положению нужен именно оригинал чека продажи.

Чтобы не возникало сложностей при оформлении возврата на чек, по которому продано несколько товарных позиций, оформляйте возврат на все позиции по чеку, даже если фактически некоторые из них не возвращаются. Таким образом, у вас появляется возможность позже оформить возврат на другие товары, проданные по чеку.

При этом клиент в отношении товаров, подлежащих обязательной цифровой маркировке, должен быть готов предъявить коды маркировки (Data Matrix). При формировании чека возврата на товар, подлежащий обязательной цифровой маркировке, обязательно отсканируйте Data Matrix, когда касса попросит вас сделать это.

Еще один реквизит кассового чека, вызывающий вопросы, – форма оплаты (наличными или банковской картой). Спрашивают, можно ли сумму, принятую по карте, вернуть наличкой? Для налогового отчета важна итоговая сумма по чекам, чтобы не было ошибок в расчете налогов. А в отношении формы оплаты главное, чтобы сумма соответствовала указанной в чеке.

Все операции с использованием банковских карт также требуют оформления в онлайн-ККТ. На сумму продажи или возврата, прошедшую через платежный терминал, выдается чек продажи или возврата онлайн-ККТ соответственно. В том числе – при использовании функционала платежного терминала «Отмена транзакции».

Если, проводя возврат товара, вы используете функционал терминала «Отмена транзакции» (это возможно, если возврат осуществляется в день продажи и деньги еще не попали на расчетный счет продавца), то при его оформлении в онлайн-ККТ выдавайте чек возврата на всю покупку – с указанием всех товаров, вошедших в покупку. Это связано с тем, что функционал «Отмена транзакции» позволяет вернуть только всю сумму целиком, прошедшую при оплате покупки.

Как оформлять продажу при обмене товара

Чек продажи при обмене формируйте так, как это делаете при обычной продаже.

Если вы оформляли частичный возврат, в новом чеке продажи укажите только новые товары, которые не входят в список товаров чека продажи, к которому формировался чек возврата.

Если же чек возврата формировался полностью на покупку, в новый чек продажи должны войти и те товары, которые остались у покупателя, и те, что вошли в покупку в результате обмена.

Если в новый чек продажи входят товары, подлежащие обязательной цифровой маркировке, формируя чек, не забывайте сканировать Data Matrix. Если в новую покупку вошли те товары, на которые оформлялся возврат с прошлой покупки, также обязательно считывайте Data Matrix. Получается, что с такого товара Data Matrix считывается трижды: при первой продаже, при возврате и при повторной продаже.

Информацию о том, какие еще реквизиты должен содержать чек онлайн-ККТ, читайте в рекомендации «Что должны содержать чеки продажи и возврата, чтобы вы не нарушали налоговое законодательство».