Как вести бумажную трудовую книжку

В рекомендации:

– необходимость ведения бумажной трудовой книжки;
– ответственный за ведение трудовых книжек в организации;
– внесение в трудовую книжку сведений о работнике на титульном листе и записей:
        о приеме на работу;
        о постоянном переводе на другую работу;
        о прекращении трудового договора;
        о времени службы в органах Вооруженных Сил;
        о повышении квалификации;
        об обучении в высшей образовательной организации;
        о работе по совместительству;
        о временном переводе на другую работу;
        о прикомандировании к другому работодателю;
– исправление записей в трудовой книжке;
– выдача трудовой книжки.

Нужно ли вести бумажную трудовую книжку

С 1 января 2020 года действует Единая национальная система труда (ЕНСТ), в которой формируются электронные трудовые книжки работников . В то же время ведение бумажных трудовых книжек не отменено, продолжает действовать Инструкция о порядке ведения трудовых книжек. Поэтому работодатель обязан вести параллельно и электронную трудовую книжку, и бумажную трудовую книжку – если она есть у работника.

Если же к вам устраивается работник впервые приступивший к трудовой деятельности или начавший ее после 1 января 2020 года, на него ведут только электронную трудовую книжку. 

Это связано с тем, что после внедрения ЕНСТ территориальные центры содействия занятости населения (биржи труда) перестали выдавать бумажные бланки трудовых книжек. Соответственно, организации не могут их приобрести.

Кроме того, бумажной трудовой книжки может не быть у лиц, потерявших ее после 2020 года. Получить бумажный дубликат они, скорее всего, уже не смогли, поэтому их трудовую деятельность тоже отражают только в ЕНСТ.

Также не ведут бумажную трудовую на работающих по совместительству. При трудоустройстве совместитель вместо нее предъявляет справку с основного места работы . Трудовую книжку совместителя ведет работодатель по основному месту работы.

Если бумажная трудовая книжка есть, ведите ее на работников, проработавших в организации свыше 5 дней, в соответствии с Инструкцией.

Хранят трудовые книжки как документы строгой отчетности в отделе кадров или у лица, ответственного за их выдачу. Отдел кадров или ответственное лицо также ведет учет всех трудовых книжек, принятых от работников при поступлении на работу, в специальной Книге. Ее форма установлена приложением №3 к Инструкции. 

КНИГА
ведения учета трудовых книжек