Как подстроить систему ЭСФ под себя

Число официальных операторов электронного документооборота продолжает увеличиваться. Друг от друга они отличаются сервисом. На что обратить внимание, чтобы работа с ЭСФ была еще более удобной и комфортной? Воспользуйтесь рекомендацией авторов buxgalter.uz Олега ГАЕВОГО и Виктории БЕЗГИНОЙ.

Работа на сайте любого оператора начинается с регистрации и открытия персонального кабинета. Для этого понадобится ЭЦП юридического лица. Каждый последующий вход в систему начинается с авторизации.

Авторизация: ЭЦП или пароль?

Операторы на своих сайтах применили разные системы авторизации. На одних ресурсах пользователю для входа нужна ЭЦП, на других – логин и пароль, на третьих – встроены сразу две системы и есть возможность выбора. Buxgalter.uz проверил – все работает.

С помощью ЭЦП, использованной для входа в систему, можно подписать и отправить любой документ.

Если есть выбор, то система логин+пароль может быть удобна, когда:

• нет возможности воспользоваться ЭЦП;
• нужно делегировать сотруднику право быстрого просмотра документов, но при этом ограничить его в праве их подписывать (эффективно, если на компьютере не установлена ЭЦП, при помощи которой осуществляется вход в систему).

У каждого свои возможности

На сайтах некоторых операторов в системе авторизации при помощи ЭЦП можно использовать не только цифровую подпись юрлица, которая использовалась при регистрации. Можно настроить сайт так, что вы будете заходить в систему с другой ЭЦП юрлица или с ЭЦП физлица – уполномоченного сотрудника.

Подробно о том, как произвести такую перенастройку, buxgalter.uz разъяснил тут. Это может быть удобно в больших компаниях, где право подписи документов, сопровождающих сделки купли-продажи, имеют несколько сотрудников. Эта технология может быть реализована в разных вариантах, у каждого из них есть свои преимущества и недостатки.

Главное же преимущество этой технологии заключается в том, что руководитель получает технические рычаги управления доступом в систему ЭСФ. Он может дать доступ определенным сотрудникам и определить за каждым персональные полномочия.

Если ответственные за работу сотрудники используют личные ЭЦП физического лица, это сразу добавляет несколько «плюсов». В частности:

• руководителю не нужно раздавать сотрудникам ЭЦП юрлица, умножая риски ее неправомерного использования;
• в документе будет отражено имя конкретного сотрудника, подписавшего документ; 
• сотрудник не сможет:

- совершать в системе ЭСФ действия, на которые он не уполномочен;

- от имени работодателя вносить данные в другие информационные системы (персональный кабинет налогоплательщика, ЕНСТ).

Также в некоторых системах уже встроена возможность создания подразделений. В дальнейшем по ним можно разделить всех сотрудников, имеющих доступ к системе. Впоследствии это облегчит учет и поиск нужных документов, а также администрирование процессов в целом. 

О нужных документах

На сайте каждого оператора ЭДО есть набор электронных форм документов. В каждом из них есть стандартная форма электронного счета-фактуры. А что касается перечня других документов, то у каждого оператора – он свой.

Электронная форма всегда удобна, так как ее достаточно заполнить – и документ, отвечающий всем требованиям, готов. Кроме того,  практически во всех системах ЭДО реквизиты сторон заполняются автоматически.

Многие операторы ЭДО предоставляют возможность использовать систему в качестве электронной почты, но при этом предъявляют требования к формату, в котором сохранен документ. Не выполнив это требование, вы не сможете прикрепить документ для отправки. И еще один важный момент – такие документы, как правило, можно отправить только контрагенту, который работает с этим же оператором.

 Минуя сайт оператора

Для бухгалтера организации, который самостоятельно оформляет все электронные счета-фактуры, полезной может стать возможность интеграции оператора ЭСФ с его бухгалтерской программой. После интеграции подписывать и получать документы можно будет в самой бухгалтерской программе – без выгрузок и загрузок промежуточных файлов. Это удобно, так на рабочем столе компьютера придется держать меньше открытых окон.

Мобильное приложение

Оно может быть полезно не только для тех, кто привык решать все свои задачи со смартфона. К примеру, вы – на выезде и вам срочно нужно отправить или подписать входящий документ. Во всех этих ситуациях работать с мобильного приложения гораздо удобнее, чем с адаптируемой версией сайта.

Загрузка/выгрузка документов в *xlsx 

Это решение востребовано в переходный период, если из-за технического несовершенства системы ЭДО  вам приходится некоторые электронные счета-фактуры оформлять на бумаге. В этом случае ведите их реестр в *xlsx, который потом можно легко ввести в системы ЭСФ. И вы также сможете выгрузить из него документы при необходимости.

Интеграция с программами CRM 

О том, что это нужно и важно, говорят не бухгалтеры, а сотрудники отделов продаж. Интеграция позволила бы автоматизировать процесс учета подписанных и ожидающих подписания документов в СRM. Менеджеры с сожалением отмечают, что сегодня нет ни одного оператора, который бы позволял легко интегрировать свою систему с СRM.

Информацию о том, что предлагает каждый из операторов, мы собрали в таблице. При этом мы не стали особо углубляться в технические нюансы. Все очень индивидуально и понять, насколько это удобно для вас, можно только поработав с продуктом. К тому же операторы очень внимательны к пожеланиям клиентов. К примеру, многие из них заявляют об интеграции с конкретными бухгалтерскими программами: 1С или 1 UZ. Однако – в качестве бонуса или же за отдельную плату – по вашей просьбе такую интеграцию они могут провести с любой другой программой, которую вы используете.