Как передать дела при смене главбуха

На предприятии меняется главный бухгалтер: прежний главбух должен сдать дела, а новый – их принять. Как правильно организовать прием-передачу бухгалтерской документации в той или иной ситуации? Buxgalter.uz разъясняет:

– Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего в действующем законодательстве четко не отражена. Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать такую процедуру. Начнем с вопроса увольнения...

Когда можно уволить главбуха

Трудовой договор с главным бухгалтером может прекращаться по различным основаниям общего характера, они перечислены в ст. 97 ТК. Но есть и особое основание, применимое только к отдельным категориям работников, включая главбуха или работника, осуществляющего его функции:  смена собственника .

В соответствии с данной нормой прекратить трудовой договор со «старым» главбухом без его согласия может новый собственник предприятия. Увольнение по данному основанию допускается в течение 3-х месяцев со дня приобретения предприятия в собственность. Причем в этот срок не включаются «больничные», отпуска и другие периоды отсутствия главбуха на работе по уважительным причинам.

Новый собственник должен письменно (под роспись) предупредить сотрудника о предстоящем прекращении трудовых отношений минимум за 2 месяца или выплатить соразмерную компенсацию . Таким образом, с вопросом увольнения главбуха желательно определиться уже в течение первого месяца после смены собственника, чтобы еще осталось 2 месяца на срок предупреждения. См. образец приказа.

Для увольнения главбуха в связи со сменой собственника согласие представительного органа работников не требуется. Вместе с тем увольняемому нужно предложить другую работу, имеющуюся на предприятии, по правилам ч. 2 ст. 92 ТК.

Разумеется, главбух, как и любой другой работник организации, вправе уволиться по собственному желанию, ограничений на этот счет нет. В этом случае он должен письменно предупредить работодателя о своем намерении не позднее, чем за 2 недели до желаемой даты увольнения. 

Нужно ли создавать комиссию при приеме-передаче дел

Комиссия при назначении и освобождении от должности главбуха создается в бюджетных организациях.

В день приема-передачи комиссия составляет акт приема-передачи бухгалтерских дел, отражая в нем состояние учета, отчетности и архивных документов. При необходимости в состав комиссии могут включить представителей вышестоящих организаций и соответствующих финансовых органов .

В частных небольших организациях можно обойтись без создания спецкомиссии: дела передаются по акту приема-передачи дел в присутствии 2–3 работников. Акт и опись подписываются передающим и принимающим лицами, утверждаются руководителем и заверяются печатью организации.

Если передавать дела некому

Рассмотрим разные ситуации, которые могут сложиться на практике при передаче дел в связи с увольнением главного бухгалтера.

1. На освобождающуюся должность еще не нашли нового работника

Возможны два варианта:

1) можно передать документацию другому работнику бухгалтерии (например, заместителю главбуха). Впоследствии он передаст дела новому главному бухгалтеру;

2) если фирма – небольшая и уволенный главбух был там единственным бухгалтером, принять документацию может сам директор . Когда примут нового главбуха, директор передаст дела ему.

2. Потенциальный новый главбух найден

Здесь сложность для кадровика представляет процедура оформления трудовых отношений: два человека не могут одновременно работать на одной и той же должности. Как же тогда передать дела от «старого» главбуха к «новому»? В этом случае, пока «старый» главбух еще не уволен, его преемника можно принять на работу заместителем. После передачи дел прежнего сотрудника увольняют, а преемника переводят на его должность. Данная схема сопряжена с введением в штатное расписание должности заместителя главного бухгалтера, если ее раньше не было.

3. На освобождающуюся должность переводят другого сотрудника, например, экономиста

Здесь проблем быть не должно: до своего увольнения прежний главбух передает дела будущему преемнику, который пока занимает другую должность.

4. Провести прием-передачу бухгалтерской документации с участием прежнего главбуха до его увольнения не удалось в силу тех или иных причин

В этом случае новому главбуху желательно зафиксировать состояние дел и бухгалтерского учета в организации на момент заключения с ним трудового договора (например, в служебной записке на имя руководителя).

Также можно заключить договор на ведение бухгалтерского учета со специализированной организацией – аудиторской, организацией налоговых консультантов и т. п., оказывающей услугу по ведению бухгалтерского учета .

Как оформить прием-передачу

Для этого издается приказ с указанием конкретных лиц, участвующих в процессе приема-передачи дел.

Акт приема-передачи составляется в произвольной форме. К нему могут прилагаться описи (реестры):

• документов, которые находятся в бухгалтерии;
• документов с ошибками или неточностями, а также без подписей;
• перечень недостающих документов;
• замечания к бухгалтерской документации.

Акт и опись подписываются передающим и принимающим лицами, утверждаются руководителем и заверяются печатью организации.

Ленара ХИКМАТОВА,

эксперт «Нормы» по трудовому праву