Как бухгалтеру «поставить себя» в компании?

Что делать, если руководители подразделений игнорируют требования бухгалтерии, нарушая форму, сроки, другие важные аспекты составления «первички»? При этом попытки бухгалтера настоять на своем оборачиваются против него самого. Якобы он – неудобный сотрудник со склочным характером, вмешивающийся в работу других подразделений, не способный нормально организовать работу с документами.

«У меня постоянный конфликт с директором по персоналу из-за оформления актов выполненных работ для оплаты привлеченных специалистов по договору ГПХ. Вчера была очень неприятная ситуация – мой непосредственный руководитель поручил мне лично переговорить с приглашенным специалистом, проверить все документы, подтверждающие выполнение работы и подписать акт выполненных работ, что я и сделала. Ранее было несколько случаев, когда акты были оформлены неправильно, в них было много неточностей, выполненные работы не соответствовали предмету договора. Именно поэтому пришлось этим заниматься, и в этот раз все было сделано правильно. В итоге этот приглашенный специалист сообщил директору по персоналу, что я проявила грубость, устроила допрос в присутствии других людей, «поставила под сомнение» его профессионализм и выполненную им работу... Но ведь я всего лишь делала свою работу, какие ко мне претензии?»

Консультант по управлению Ирина ШАКИРОВА:

– «Первое, на что хочется обратить внимание, – автор письма говорит о наличии конфликта. Причина – есть требования к оформлению документов, но они систематически не выполняются или выполняются неправильно.

Второе – негативная реакция привлеченного сотрудника на саму ситуацию делового общения. Он воспринял ее как «допрос», с его субъективной точки зрения в ходе разговора был поставлен под сомнение его профессионализм.

Третье – хотя результат и был достигнут («все было сделано правильно»), эмоционально автор письма ситуацию не завершил, он переживает, считает, что к нему отнеслись несправедливо.

Как видим, в этой ситуации никто не выиграл. Кроме того, что все переживают, между двумя сотрудниками внутри компании происходит конфликт. Теперь еще и привлеченный специалист может негативно отзываться о компании...

Какие рекомендации по разрешению данного конфликта можно дать?

Если бухгалтер постоянно конфликтует с директором по персоналу из-за оформления документов, им нужно прямо обсудить все спорные моменты. Сделать это лучше в спокойной обстановке, наедине, без привлечения внешних «арбитров». В ходе беседы – выяснить, почему систематически совершаются ошибки и как их можно исключить.

По итогам этого разговора нужно:

• составить чек-лист необходимых документов для типовых ситуаций;
• подготовить образцы/шаблоны, утвердить их и сделать доступными для всех, кто работает с этими документами.

Во всех сложных ситуациях действуйте не как критик, а как консультант. Вместо «вы это сделали неправильно, так не делают» скажите: «здесь нужно использовать такую форму документа», «пожалуйста, используйте этот шаблон договора» и т.п.

Помните также о правилах корпоративной культуры: крайне нежелательно людям, не являющимся сотрудниками компании, быть свидетелями подобных внутренних «разборок».  Все неприятные вопросы вообще лучше обсуждать без свидетелей, в отдельном кабинете или другом удобном месте.

В приведенной ситуации можно предположить, что негативное отношение автора к директору по персоналу автоматически передалось привлеченному специалисту. Этот специалист видел недовольное лицо  бухгалтера, почувствовал недружественную интонацию в вопросах и все это принял на свой счет. Налицо – неэффективная коммуникация, которая является и причиной, и следствием многих конфликтов на работе».