Какие трудности могут возникнуть при переходе предприятия на электронный документооборот

В рекомендации:

– что такое электронный документооборот;
– кадровое делопроизводство в электронном формате;
– корпоративное и договорное производство в электронном формате;
– ведение бухучета в электронном виде;
– особенности хранения электронных документов;
– этапы перехода на электронный документооборот.

Электронный документооборот (ЭДО) – это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая порядок «безбумажного делопроизводства». Такая система в первую очередь удобна тем, что повышает эффективность использования рабочего времени и сводит к минимуму затраты на ручную обработку документов. Но при этом она требует материальных затрат для приобретения программного продукта и приглашения специалистов-разработчиков для адаптации программы под конкретное предприятие. Крупные налогоплательщики даже не почувствуют дополнительных расходов, а вот экономия только на бумаге со временем будет ощутима.

Оптимизация делопроизводства предприятия предусматривает переход на электронный документооборот. Такой переход не должен быть быстрым, сотрудникам необходимо время для того, чтобы обучиться использовать программный продукт. Сложность полного перехода на ЭДО, с одной стороны, в том, что законодательно не установлен конкретный и исчерпывающий перечень документов, которые можно вести только в электронном виде. Чаще всего приходится самостоятельно решать этот вопрос. С другой стороны, сотрудники кадровой и бухгалтерской службы не торопятся переходить на электронный документооборот, так как это непривычно. У бывалых сотрудников есть опасение, что все документы могут исчезнуть разом, при отключении электроэнергии предприятие будет парализовано. Основная же причина в том, что старшее поколение сотрудников не хочет учиться новому, им проще работать по старинке.