Как проводить расчеты по корпоративной карте

В рекомендации:

– корпоративная карта;
– открытие корпоративной карты;
– расходы, оплачиваемые корпоративной картой;
– передача корпоративной карты работникам;
– отчетность по корпоративной карте;
– отражение в бухучете расчетов по корпоративной карте.

Корпоративная карта – очень удобное средство платежа. Она позволяет расплачиваться за товары и услуги непосредственно при их покупке.

Основной нормативный документ по использованию корпоративных карт – Положение о правилах выпуска и обращения банковских карт на территории Республики Узбекистан.

Порядок проведения закупок госзаказчиками с использованием корпоративных банковских карт («закупочных карт») определен специальным Положением.

Что такое корпоративная карта

Корпоративная банковская карта – это платежная карта, которая дает право ее держателю распоряжаться денежными средствами на карточном счете.

Держателем карты может быть:

• уполномоченный сотрудник юрлица

или

• индивидуальный предприниматель.

На лицевой стороне корпоративной карты в качестве обязательных реквизитов указываются :

• официальное (фирменное) наименование юрлица и (или) его условный номер в платежной системе;
• официальное наименование эмитента банковской карты;
• номер и срок действия банковской карты.

Также правилами платежной системы могут быть установлены дополнительные обязательные реквизиты, признаки идентификации и элементы банковских карт, эмитируемых в рамках платежной системы .

Как открыть корпоративную карту

Для оформления корпоративной карты заключите договор с обслуживающим банком. Для этого представьте заявление руководителя предприятия на открытие специального корпоративного сумового (валютного) карточного счета и выпуск корпоративной карты.

В срок, предусмотренный договором, банк открывает специальный корпоративный счет, изготавливает карту и передает ее руководителю предприятия либо на основании доверенности его представителю.

За выпуск корпоративной карты банк взимает плату согласно своему тарифу.

В бухучете уплату банковской комиссии за выпуск корпоративной карты отразите проводкой:

• дебет счета 9430;
• кредит счета 5110.

Вы можете пополнять карточный счет платежным поручением с любого депозитного счета вашей организации, а с 12 ноября 2025 года – также с кредитных (ссудных) или транзитных счетов.

Какие расходы можно оплачивать корпоративной картой

С помощью корпоративной карты юрлица могут оплачивать расходы, связанные с деятельностью на территории Узбекистана . Для этого используют корпоративные карты в национальной валюте.

Например, с помощью корпоративной карты можно оплатить:

• покупку основных средств, материалов, товаров;
• работы и услуги, включая аренду имущества;
• командировочные расходы;
• государственные пошлины и сборы;
• электроэнергию и газ посредством мобильных приложений (с 13 марта 2025 года) и оплаты на местах (с 12 ноября 2025 года);
• услуги питьевого водоснабжения и канализации посредством мобильных приложений и оплаты на местах (с 12 ноября 2025 года);
• другие расходы.

Госзаказчики с помощью закупочной карты вправе оплачивать :

• билеты, расходы на проживание и другие командировочные расходы, связанные с их деятельностью на территории Узбекистана;
• расходы на заправку топливом (бензином, сжиженным и сжатым газом, авиационным и дизельным топливом) транспортных средств, используемых для нужд госзаказчика, а также на зарядку электромобилей электроэнергией;
• другие товары (работы, услуги), приобретаемые корпоративными заказчиками в течение одного финансового года на сумму до 1 000 БРВ в случаях, когда им предоставлено право заключения прямых договоров. 

Банковские карты юрлиц в иностранной валюте можно использовать для проведения валютных операций неторгового характера за пределами Узбекистана.

Индивидуальные предприниматели (и с 12 ноября 2025 года – самозанятые лица) вправе проводить с использованием банковских карт в национальной валюте платежи, связанные с производственной деятельностью, торговлей, обслуживанием, выполнением работ на территории Узбекистана, а также по другим расходам, предусмотренным законодательством. С 12 ноября 2025 года с бизнес-карт индивидуальных предпринимателей и самозанятых лиц можно получать наличные деньги .

Банковские карты индивидуальных предпринимателей в иностранной валюте могут использоваться для проведения валютных операций неторгового характера за пределами Узбекистана.

Ситуация

Средства с корпоративной карты израсходовали на личные нужды 

Руководитель предприятия приобрел бензин для заправки личного автомобиля, оплатив покупку корпоративной картой. Автомобиль не числится на балансе предприятия.

Возникают ли налоговые последствия?

– Если по решению руководителя стоимость бензина удерживают из его зарплаты, налоговых последствий нет.

Если сумму не удерживают, стоимость бензина для заправки личного автомобиля – доход руководителя в виде материальной выгоды . Его облагают НДФЛ у предприятия как налогового агента , но не облагают соцналогом . Этот расход не вычитают при расчете налога на прибыль .

Как передавать корпоративные карты работникам

Корпоративные карты передавайте работникам, которым они нужны для выполнения функциональных обязанностей. Например, для:

• покупки ТМЦ – работнику службы снабжения или логистики;
• оплаты рекламы или маркетинговых мероприятий, представительских расходов – специалисту службы маркетинга или продаж;
• оплаты ГСМ и ремонтных работ – водителю автотранспорта.

Список подотчетных лиц – работников, имеющих право пользоваться корпоративной картой, установите приказом руководителя предприятия. Заключите с ними договор о полной материальной ответственности, согласно которому работники принимают на себя ответственность за расходование денежных средств с карты, а также за ее сохранность.

Также рекомендуем определить локальным актом порядок выдачи и использования корпоративных карт. Например, в виде Положения о работе с корпоративными картами, в котором отразить:

• порядок их получения и использования;
• ответственность за сохранность карт и денежных средств на них, а также за нецелевое использование средств;
• перечень расходов, которые могут быть оплачены посредством карты;
• порядок одобрения руководством расходов;
• порядок представления отчетности по корпоративной карте;
• действия в случае утраты или порчи банковской карты и др.

Ознакомьте под роспись работников, которым разрешено пользоваться корпоративными картами, с этим локальным актом, обеспечьте их копией документа для повседневной работы.

Внимание

В случае утери корпоративной карты банки не несут ответственность по платежам, проведенным до момента сообщения владельцем карты о ее утрате или краже .

Как отчитываться по корпоративной карте

Корпоративная карта передается работнику предприятия под отчет на строго определенные цели.

Держатель карты обязан не позднее 10 дней со дня получения ее под отчет представить в бухгалтерию отчет об израсходованных средствах, а также представить подтверждающие документы :

• оригиналы квитанций платежных терминалов;
• электронные чеки, квитанции, оповещения, позволяющие определить стороны сделки;
• инвойсы (счета-фактуры);
• другие документы.

Отчет можно составить в произвольной форме либо использовать форму авансового отчета.

При использовании корпоративной карты для оплаты командировочных расходов подотчетное лицо должно в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах, приложив подтверждающие документы  .

Если вы намерены вернуть неизрасходованные средства с карточного счета на депозитный счет, можете сделать это, оформив платежное поручение.

Как отражать в бухучете расчеты по корпоративной карте

В Плане счетов по НСБУ №21 нет специального счета для отражения расчетов по корпоративной карте. Но вы можете ввести в свой рабочий План счетов отдельный счет, например, 5540 «Корпоративная карта».

Если у вас несколько корпоративных карт, расчеты по каждой из них можно для удобства вести на отдельном субсчете.

По дебету этих счетов отражайте зачисление денежных средств на корпоративную карту, по кредиту – списание средств.

Бухгалтерские проводки по корпоративной карте делайте не при ее выдаче подотчетному лицу, а на основании отчета об израсходованных средствах. При этом задолженность подотчетного лица отражайте только в сумме израсходованных с карты средств, а не всей зачисленной на карту суммы.

В бухучете расчеты по корпоративной карте отражайте так: