Как оформить приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер оформляют при каждом поступлении наличных денег в кассу. В статье расскажем подробнее о ситуациях, когда оформляют этот документ, о порядке его заполнения и где взять приходный кассовый ордер (бланк) для скачивания.

Когда оформляют приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывают в одном экземпляре при внесении наличных в кассу. Это часть кассовой дисциплины, без которой поступление денежных средств в кассу будет незаконным. Их расценивают как излишек кассы и зачисляют в доход организации.

ПКО оформляют для оприходования наличных денежных средств – вне зависимости от источника:

• выручка от продаж;
• деньги с банковского счета на зарплату;
• неиспользованные суммы от подотчетных лиц;
• возврат займов, возмещение ущерба;
• взносы учредителей в уставный капитал.

Бланки строгой отчетности – талоны, билеты – приходным ордером не заменяют: у них другие обязательные реквизиты.

При розничной продаже с онлайн-ККМ отдельный ПКО на каждую сделку не нужен: продавец выдает чек, а вечером оприходует выручку одним ордером на основании Z-отчета.

Как оформить приходный кассовый ордер

Заполняет ПКО главный бухгалтер или лицо, назначенное приказом руководителя. Если бухучет ведет сторонняя организация или физлицо по договору, то оформляет документ исполнитель. При получении денег ордер также подписывает кассир.

Порядок ведения кассовых операций при поступлении наличности:

1. Бухгалтерия заполняет ПКО и квитанцию в одном экземпляре, без исправлений;
2. Документ регистрируют в Книге регистрации приходных ордеров;
3. Ордер подписывает главный бухгалтер;
4. Документ заверяют печатью (если она есть); оформленный ПКО подшивают к кассовой книге – это отчет кассира за день.

Кассир сверяет подписи и сумму, пересчитывает деньги и подписывает ордер. Если сумма расходится с указанной в ПКО – просит восполнить недостачу, иначе возвращает средства и аннулирует ордер.

В ордере указывают: наименование организации, номер по порядку, дату, дебет счета 5010 и кредит счет, который определяет источник поступления наличности, сумму цифрами и прописью, ФИО того, кто внес средства, и основание платежа. Данные квитанции и ордера должны совпадать.

В таких программах как 1C и 1UZ квитанция заполняется автоматически. Это снижает риск ошибок при ведении кассовых операций.

Оформление приходно-кассового ордера считают неверным, если:

• не поставлен штамп «Оприходовано»;
• вместо ФИО того, кто внес средства, указан банк;
• в документ внесли исправления;
• сумма не совпадает с наличностью;
• нет основания платежа или подписи главбуха.

Первичные документы, включая ПКО, хранят не менее пяти лет (ст. 29 закона «О бухгалтерском учете»), а документы для расчета налогов – минимум три года после налогового периода (ч. 1 ст. 79 НК).

Бланк приходного кассового ордера

Приходный кассовый ордер скачать можно в Word и Excel – чистую форму и заполненный образец. В системе Buxgalter PRO можно найти эти бланки. Приходный кассовый ордер удобно скачать сразу в двух форматах для дальнейшего использования.

У приходного ордера есть парный документ – расходный кассовый ордер, для выдачи денег из кассы. Его форму также можно найти в Buxgalter PRO.

Полный разбор кассовых операций, лимит остатка кассы и другие вопросы смотрите в рекомендациях экспертов Buxgalter PRO.