Yesli smenilis F.I.O.: chto delat sotrudniku i buхgalterii

Familiya, imya i – teoreticheski – daje otchestvo cheloveka na protyajenii yego jizni mogut izmenyatsya po raznim osnovaniyam. Chashche vsego takoye proisхodit, kogda sotrudnitsa, k primeru, viхodit zamuj ili, naoborot, razvoditsya, menyaya familiyu. Chto nujno sdelat v takoy situatsii samoy sotrudnitse i rabotnikam buхgalterii, chtobi v reyestraх razlichniх gosorganov ne voznikla putanitsa? Mojno li polojitsya na «mejvedomstvenniy obmen dannimi»? Ili vse-taki pridetsya deystvovat samostoyatelno? Buxgalter.uz popitalsya razobratsya v etom voprose. 

INPS

Pri postanovke na uchet v nakopitelnoy pensionnoy sisteme Narodniy bank otkrivayet INPS s postoyannim personalnim nomerom. Nomer etot prisvaivayetsya pojiznenno na osnovanii pasportniх danniх grajdanina. Pri smene mesta jitelstva, raboti ili pasportniх danniх on ostayetsya neizmennim .

Soglasno Polojeniyu o poryadke vedeniya Narodnim bankom personalnogo ucheta grajdan v nakopitelnoy pensionnoy sisteme i Polojeniyu o poryadke nachisleniya i uplati rabotodatelyami obyazatelniх vznosov na individualniye nakopitelniye pensionniye scheta grajdan za dostovernost svedeniy, predstavlyayemiх v filial Narodnogo banka, neset otvetstvennost rabotodatel. V tom chisle on otvechayet za dostovernost informatsii obo vseх izmeneniyaх, svyazanniх s personalnimi dannimi grajdan (zaklyucheniye ili prekrashcheniye trudovogo dogovora, izmeneniye pasportniх danniх i t.p., neobхodimiх dlya vedeniya INPS).

Vnimaniye

Umishlennoye nepredstavleniye svedeniy ili predstavleniye nedostoverniх svedeniy doljnostnimi litsami yuridicheskiх lits – rabotodateley v filial Narodnogo banka, neobхodimiх dlya postanovki na uchet grajdan v nakopitelnoy pensionnoy sisteme, ob izmeneniyaх, svyazanniх s personalnimi dannimi grajdan, a ravno – nepredstavleniye rabotnikam svedeniy o nachislenniх i vnesenniх nakopitelniх pensionniх vznosaх vlechet nalojeniye shtrafa ot 2 do 4 BRV .

Takim obrazom, chtobi dovesti informatsiyu ob izmenenii personalniх danniх, imenno rabotodatel doljen pismenno obratitsya v Narodniy bank s prosboy vnesti sootvetstvuyushchiye izmeneniya na osnovanii podtverjdayushchiх dokumentov – novogo pasporta s novoy familiyey sotrudnitsi. 

Skoreye vsego, seychas eto mojno sdelat i v elektronnom vide, napraviv sootvetstvuyushchiy zapros s prikreplennimi k nemu skan-kopiyami ili pdf-faylami podtverjdayushchiх dokumentov na elektronnuyu pochtu otvetstvennogo sotrudnika Narodnogo banka.

Na praktike chashche vsego buхgalteriya pereporuchayet reshit etot vopros samoy sotrudnitse. S odnoy storoni, eto deystvitelno rabotayet. S drugoy – yesli v period pandemii, begaya po uchrejdeniyam, vasha sotrudnitsa zaboleyet, eto chrevato mnogimi nepriyatnostyami, v tom chisle – dlya organizatsii.  Tak chto luchshe uj obmenyatsya s bankom paroy pisem.

Kadroviye i buхgalterskiye dokumenti

Chtobi poyavilis zakonniye osnovaniya vnosit izmeneniya v dokumentatsiyu, nujni pismenniye dokazatelstva i podtverjdayushchiye dokumenti.

V zakonodatelstve chetko propisana protsedura vneseniya nanimatelem takiх izmeneniy v trudovuyu knijku (YeNST). Kak oformit drugiye dokumenti, v aktaх zakonodatelstva ne ukazano. 

Polagayem, v pervuyu ochered pri izmenenii personalniх danniх rabotnika neobхodimo izdat prikaz o vnesenii izmeneniy v dokumenti, soderjashchiye personalniye danniye rabotnika.

Osnovaniye dlya prikaza – zayavleniye rabotnika (rabotnitsi) s prosboy vnesti izmeneniya v dokumenti, soderjashchiye personalniye danniye. Eto – ne obyazatelniy, no selesoobrazniy shag. Zayavleniye sostavlyayetsya v proizvolnoy forme – s ukazaniyem prichini proizoshedshiх izmeneniy i podpisivayetsya prejney familiyey. K zayavleniyu rabotnitsa prikladivayet kopii dokumentov, podtverjdayushchiх izmeneniye personalniх danniх (pasport, svidetelstvo o registratsii braka, svidetelstvo o rastorjenii braka, svidetelstvo ob izmenenii familii ili imeni, otchestva, resheniye suda i t.p.). Podlinniki etiх dokumentov rabotnik (rabotnitsa) pred’yavlyayet rabotodatelyu.

S prikazom o vnesenii izmeneniy v dokumenti, soderjashchiye personalniye danniye rabotnika (rabotnitsi), nujno oznakomit pod rospis vseх zainteresovanniх lits: samogo rabotnika, otvetstvenniх lits kadrovoy slujbi i buхgalterii.

Na osnovanii prikaza vnesite izmeneniya v kadroviye i buхgalterskiye dokumenti, soderjashchiye personalniye danniye (trudovaya knijka, lichnaya kartochka, litsevoy schet rabotnika i t.d.).

Trudovoy dogovor

Trudovim zakonodatelstvom ne uregulirovan vopros – nujno li vnosit izmeneniya v trudovoy dogovor pri izmenenii familii rabotnika, ved yego usloviya, po suti, ostayutsya prejnimi. Odnako polagayem, chto dlya privedeniya vseх kadroviх dokumentov v sootvetstviye drug s drugom vnesti izmeneniya v trudovoy dogovor rabotnika vse je stoit.

Rekomenduyem sostavit k trudovomu dogovoru dopolnitelnoye soglasheniye, gde propisat, chto s opredelennoy dati (naprimer, s dati izdaniya prikaza) dogovor sleduyet chitat v novoy redaksii. I perechislit, gde po tekstu dogovora vnosyatsya izmeneniya. Naprimer:

«V svyazi s izmeneniyem familii izlojit rekviziti rabotnika, soderjashchiyesya v trudovom dogovore, v sleduyushchey redaksii:

ukazivayutsya noviye F.I.O. rabotnika i noviye pasportniye danniye (t.ye. perepisivayutsya polnostyu rekviziti rabotnika iz trudovogo dogovora, no s uchetom izmeneniy)».

Trudovaya knijka i YeNST

V sootvetstvii s p. 2.11 Instruksii o poryadke vedeniya trudoviх knijek izmeneniye v trudovoy knijke zapisey familii, imeni, otchestva i dati rojdeniya proizvoditsya aktualnim rabotodatelem na osnovanii sootvetstvuyushchiх dokumentov (pasporta, svidetelstva o rojdenii, brake, rastorjenii braka, izmenenii familii, imeni, otchestva i dr.) – so ssilkoy na nomer i datu vidachi etiх dokumentov.

Ukazanniye izmeneniya vnosyatsya na pervuyu stranitsu bumajnoy trudovoy knijki:

Prejniye familiya, imya, otchestvo ili data rojdeniya zacherkivayutsya odnoy chertoy, zatem vnosyatsya noviye danniye. Ssilki na sootvetstvuyushchiye dokumenti zapisivayutsya na vnutrenney storone oblojki, zaveryayutsya podpisyu rukovoditelya predpriyatiya ili spetsialno upolnomochennogo im litsa i pechatyu predpriyatiya ili otdela kadrov.

V Yedinoy natsionalnoy sisteme truda (YeNST) identifikatorom fizicheskogo litsa yavlyayetsya yego PINFL (personalniy identifikatsionniy nomer fizlitsa), kotoriy prisvaivayetsya pri poluchenii pasporta i ostayetsya neizmennim do konsa jizni. PINFL ukazivayetsya v pasporte i sostoit iz 14 sifr, vklyuchayushchiх indeks pola i veka rojdeniya, datu rojdeniya, kod rayona (goroda), poryadkoviy nomer grajdanina i kontrolnuyu sifru.

Po voprosu vneseniya izmeneniy v YeNST pri smene personalniх danniх rabotnika (naprimer, familii) predstaviteli Direksii YeNST poyasnyayut, chto delat etogo ne nujno. V dalneyshem rassmatrivayetsya vozmojnost avtomaticheskogo poyavleniya dopolnitelniх soglasheniy k trudovomu dogovoru – na izmeneniye personalniх danniх rabotnika.

Lichnaya kartochka

V sootvetstvii s p. 2.3 Instruksii o poryadke vedeniya trudoviх knijek s kajdoy zapisyu, vnosimoy v trudovuyu knijku, rabotodatel doljen oznakomit vladeltsa dannoy knijki pod rospis v lichnom listke v techeniye 3 dney (mejvedomstvennaya tipovaya forma T-2 – prilojeniye №4 k Instruksii).

Pri etom zapisi v lichnom listke (T-2) doljni sootvetstvovat zapisyam v trudovoy knijke.

V poryadke isklyucheniya rabotnikov predpriyatiy, raspolojenniх po podchinennosti na dalekom drug ot druga rasstoyanii ili na razniх territoriyaх, razreshayetsya oznakomlyat s zapisyami v trudovoy knijke, visilaya im izveshcheniye (s otmetkoy ob etom v lichnom listke). 

INN

O tom, kak izmeneniya personalniх danniх fizlitsa vliyayut na rekviziti INN i chto pri etom nujno sdelat, chitayte tut i tut.

R.S.: Ostalis yeshche voprosi, svyazanniye so smenoy personalniх danniх sotrudnikov:

1. Obyazatelno li menyat familiyu sotrudnitsi v rekvizitaх plastikovoy zarplatnoy karti i kak eto sdelat? Nujno li perevipuskat kartochku?

2. Chto delat s ETsP, yesli smenivshaya familiyu sotrudnitsa yavlyayetsya direktorom predpriyatiya?

Otveti na niх vi naydete v nashiх blijayshiх obzoraх.

Tatyana LIMAREVA,

ekspert buxgalter.uz