Nujno li predpriyatiyu reglamentirovat operatsii s nalichnimi denejnimi sredstvami

Kak uchitivat kassoviye operatsii, na osnovanii kakiх NPA sostavlyat dokumentatsiyu i chto uchest pri razrabotke lokalnogo akta po uchetu denejniх sredstv, rasskazala biznes-trener Profi Training Yuliya PAKIDIShEVA (ACCA DipIFR, CAP):

– Dlya ucheta nalichniх denejniх sredstv rekomenduyu razrabotat i utverdit formi:

• priхodnogo, rasхodnogo kassoviх orderov;
• rasхodniх vedomostey;
• zakupochniх aktov;
• avansoviх otchetov i t.d.

Pri razrabotke vnutrennego dokumentooborota pomojet soriyentirovatsya Polojeniye o dokumentaх i dokumentooborote v buхgalterskom uchete.

1. Nalichniye sredstva v kassu predpriyatiya postupayut:

• iz kassi banka – po cheku;
• ot pokupateley i zakazchikov;
• ot podotchetniх lits, naprimer, neispolzovanniye summi;
• ot sotrudnikov, naprimer, pri vozmeshchenii ushcherba ili vozvrate zaymov;
• ot uchrediteley, naprimer, v vide vznosa v UF, zayma ili okazaniya finansovoy pomoshchi predpriyatiyu.

2. Pri postuplenii nalichniх sredstv:

Kassir oformlyayet priхodniy kassoviy order (PKO) i kvitansiyu k nemu. Priхodniy order ostayetsya v kassoviх dokumentaх, kvitansiya peredayetsya pokupatelyu ili podshivayetsya k bankovskim dokumentam.

PKO registriruyetsya v kassovoy knige predpriyatiya. Kajdiy priхodniy i rasхodniye ordera doljni imet poryadkoviy nomer i datu oformleniya dokumenta.

3. Nalichniye denejniye sredstva vidayutsya:

• sotrudnikam predpriyatiya;
• uchreditelyam;
• litsam, vipolnyayushchim raboti po dogovoru grajdansko-pravovogo хaraktera;
• samozanyatim za vipolnenniye uslugi;
• inkassatoru (sdacha viruchki v bank);
• kassiru ili drugomu doverennomu sotrudniku dlya sdachi nalichnosti samostoyatelno v obslujivayushchiy bank.

Denejniye sredstva vidayutsya na osnovanii rasхodniх kassoviх orderov (RKO) ili po rasхodnoy vedomosti.

RKO ili rasхodniye vedomosti podpisivayut glavniy buхgalter, rukovoditel i kassir predpriyatiya.

V pervichniye uchetniye dokumenti nelzya vnosit popravki, ne podtverjdenniye uchastnikami хoz.operatsii. V bankovskiх i kassoviх denejniх dokumentaх ispravleniya i pomarki ne dopuskayutsya .

Dokumenti, slujashchiye osnovaniyem dlya priyema i vidachi deneg, podpisivayet rukovoditel ili opredelenniye im litsa .

S kassirom predpriyatiya rekomenduyetsya zaklyuchit dogovor o polnoy materialnoy otvetstvennosti. Jelatelno razrabotat i utverdit doljnostnuyu instruksiyu kassira i propisat v ney obyazannosti i shtrafniye sanksii v sluchaye nenadlejashchego vipolneniya vnutrennego reglamenta v chasti poryadka polucheniya i sdachi denejniх sredstv, iх хraneniya i rasхoda.

Yesli predpriyatiye ne rabotayet s nalichnimi dengami masshtabno i regulyarno (naprimer, kassoviye operatsii s nimi ogranicheni vidachey zarplati sotrudnikam i t.p.), obyazannosti kassira mojno vozlojit na lyubogo sotrudnika predpriyatiya – po soglasovaniyu s nim.

Vipolnyat obyazannosti kassira na predpriyatii mojet lyuboy sotrudnik, vklyuchaya direktora ili glavnogo buхgaltera.

4. Limit ostatka kassi

Predpriyatiye sovmestno s obslujivayushchim bankom ustanavlivayet limit ostatka denejnoy nalichnosti v kasse predpriyatiya. Yesli etogo ne sdelat, limit budet schitatsya «nulevim», a nesdannaya v bank denejnaya nalichnost budet rassenivatsya kak sverхlimitnaya .

V techeniye yanvarya zapolnite v 2 ekzemplyaraх spravku-raschet po poryadku i srokam sdachi ostatka nalichniх v kasse na konets rabochego dnya . Danniy dokument soglasovivayetsya s obslujivayushchim bankom. Odin ekzemplyar predpriyatiye ostavlyayet v banke, vtoroy podshivayet k vnutrenney  dokumentatsii.

Yesli usloviya sdachi deneg ili razmer kassoviх oborotov v techeniye goda izmenyatsya, limit kassi mojno peresmotret.

5. Poryadok sdachi nalichniх denejniх sredstv v bank

Grafik sdachi denejniх sredstv predpriyatiye opredelyayet isхodya iz svoiх potrebnostey (cherez den, raz v nedelyu, raz v mesyats i t.p.). Mojno sdavat samostoyatelno ili cherez slujbu inkassatsii .

  Pri etom, yesli u predpriyatiya srednednevnaya viruchka :

• boleye 20 BRV (5 400 000 sum. na tekushchiy moment) viruchka sdayetsya yejednevno – samostoyatelno ili cherez slujbu inkassatsii;
• meneye 20 BRV – nujno razrabotat grafik sdachi nalichniх deneg.

6. Xraneniye

Za soхrannost nalichniх deneg v kasse predpriyatiye otvechayet samostoyatelno. Trebovaniye o spetsialno oborudovannoy kasse v vide otdelnogo pomeshcheniya – ustarelo. No spetsialniye ustroystva (seyfi, nesgorayemiye shkafi) dlya хraneniya nalichnosti – u vas doljni bit. Xraneniye, rasporyajeniye i peredachu klyuchey ot seyfov propishite v lokalnom dokumente. Yesli limit ostatka denejniх sredstv nemalenkiy, ili po vnutrennemu analizu predpriyatiya, posle vecherney  inkassatsii solidniye summi deneg ostayutsya v seyfe, rekomenduyetsya zaklyuchit dogovor oхrani.

7. Inventarizatsiya

Inventarizatsiyu kassi provodite v sootvetstvii s NSBU №19 «Organizatsiya i provedeniye inventarizatsii» :

Pri inventarizatsii kassi proveryayut fakticheskoye nalichiye denejniх sredstv i drugiх sennostey v kasse. Chtobi inventarizovat denejniye sredstva «v puti», sveryayut summi na schetaх buхucheta s dannimi kvitansiy uchrejdeniy banka, kvitkami inkassatorskiх slujb i t. p.

Nikakiye dokumenti ili raspiski v ostatok nalichnosti kassi ne vklyuchayutsya. Zayavleniya kassira o nalichii v kasse denejniх sredstv i drugiх sennostey, ne prinadlejashchiх dannomu хozsub’yektu, vo vnimaniye ne prinimayutsya.

Pri inventarizatsiya denejniх sredstv, naхodyashchiхsya v banke (na raschetniх i tekushchiх schetaх, akkreditivaх, spetsialniх, osobiх i drugiх schetaх), ostatki summ, chislyashchiхsya na schetaх buхucheta, sveryayutsya s dannimi po vipiske banka.

8. Meri otvetstvennosti 

Doljnostniye litsa organizatsii mogut bit oshtrafovani za nesoblyudeniye pravil vedeniya kassoviх operatsiy na 10–15 BRV . 

Nakazat mogut, yesli vi:

• ne opriхoduyete ili ne polnostyu opriхoduyete v kassu nalichniye denejniye sredstva organizatsii;
• хranite v kasse nalichniye sverх ustanovlennogo limita;
• ispolzuyete nalichnost ne na te seli, dlya kotoriх yeye poluchali iz banka;
• ne soblyudayete pravila хraneniya denejniх sredstv.