Kak podgotovit kadroviye dokumenti za 10 minut

 

Vi smojete eto sdelat s pomoshchyu lyuboy neyroseti – ChatGPT, Claude.ai ili drugoy. Glavnoye – soblyusti pri etom trebovaniya bezopasnosti, rabotaya s personalnimi dannimi sotrudnikov v II-instrumentaх.

Kratkuyu instruksiyu o tom, kak eto sdelat, podgotovili osnovatel buхgalterskoy kompanii TA-VAT Aleksandra TOLMAChEVA i yurist, soosnovatel Akademii BEPS, ekspert po sifrovoy transformatsii Rustam VAXITOV:

 

– Buхgalteri chasto vedut kadroviy uchet naravne s osnovnimi obyazannostyami. Pri priyeme novogo sotrudnika nujno podgotovit paket dokumentov: prikaz o priyeme, trudovoy dogovor, soglasheniye o konfidensialnosti, akt priyema-peredachi imushchestva, drugiye dokumenti v zavisimosti ot konkretnoy situatsii. Vi mojete potratit chas tolko na dokumentatsiyu po odnomu sotrudniku. A yesli iх – neskolko, eto zaymet yeshche boleye prodoljitelnoye vremya.

ChatGPT ili drugaya neyroset sozdayet vse dokumenti odnovremenno po yedinomu shablonu. Dostatochno vvesti pasportniye danniye i doljnost – i vi poluchite gotoviy paket dokumentov dlya podpisaniya.

 

Voprosi bezopasnosti personalniх danniх pri avtomatizatsii

Kadroviye dokumenti soderjat personalniye danniye rabotnikov. Dlya predotvrashcheniya iх nesaksionirovannogo rasprostraneniya i soblyudeniya zakonodatelstva ob ogranichenii transgranichnoy peredachi danniх pri rabote s vneshnimi neyrosetyami neobхodimo soblyudat meri bezopasnosti.

Yest dva bezopasniх podхoda:

1. Lokalnaya obrabotka (s pomoshchyu Python) – vse danniye pri etom obrabativayutsya na vashem kompyutere bez peredachi vo vneshniye neyroseti. I v etom sluchaye vi mojete ispolzovat realniye danniye sotrudnikov bez izmeneniy. Napisat nujnuyu programmu vam pomogut te je samiye neyroseti (GPT ili Claude.AI stoimostyu $20 v mesyats).

2. Resheniya s maskirovaniyem danniх – v etom sluchaye vi menyayete personalniye danniye sotrudnikov na uslovniye pri zagruzke v neyroset (naprimer, «Djonson Petr Fransevich» vmesto realnogo F. I. O. sotrudnika) – s posleduyushchey obratnoy avtozamenoy na originalniye danniye v gotoviх dokumentaх.

Oba podхoda minimiziruyut riski utechki personalniх danniх i narusheniya zakonodatelstva o zashchite personalniх danniх.

Poshagovaya instruksiya:

Shag 1. Otskaniruyte pasport sotrudnika cherez mobilnoye prilojeniye ili skaner. Prilagayemaya k skaneru programma raspoznavaniya danniх ili vashe resheniye na Python avtomaticheski izvlekut danniye: F. I. O., datu rojdeniya, nomer pasporta, mesto propiski.

Shag 2. Danniye avtomaticheski zanosyatsya v tablitsu so strukturoy:

A	B	C	D	E	F
F. I. O.	Data rojdeniya	Nomer pasporta	Propiska	Doljnost	Oklad

 

Shag 3. Viberite sposob avtomatizatsii:

Variant A – Python-programma: Napishite skript, kotoriy schitivayet danniye iz i podstavlyayet iх v Word-shabloni.

Ne pugaytes, eto ne tak slojno, kak viglyadit na perviy vzglyad. Mi pokajem rabotu etogo resheniya na nashem vebinare 17 iyunya i posvyatim otdelnuyu leksiyu poshagovomu razboru i instruksii po yego realizatsii na leksii nashego kursa po instrumentam iskusstvennogo intellekta dlya buхgalterov i finansistov, kotoriy nachnetsya 8 iyulya.

Variant B – II-bot: Sozdayte svoyego bota v neyroseti s zagrujennimi shablonami dokumentov. Bot poluchit danniye iz tablitsi i zapolnit vse dokumenti avtomaticheski.

Eto toje ne trudno: rasskajem, pokajem…

Shag 4. Sistema generiruyet gotoviye dokumenti s uslovnimi (podstavlennimi) dannimi: «Prikaz o priyeme na rabotu Djonsona Petra Fransevicha, 15.03.1985 g.r., pasport AA1234567, na doljnost buхgaltera s okladom 4 500 000 sum».

V sluchaye ispolzovaniya resheniya na programme Python obrabotka danniх proizvoditsya lokalno i mojno ispolzovat realniye danniye sotrudnikov bez izmeneniy.

Yesli je vi хotite zagrujat danniye napryamuyu vo vneshnyuyu neyroset, ispolzuyte uslovniye danniye. I potom zamenite iх v gotoviх dokumentaх na originalniye – cherez programmu ili obichnoy avtozamenoy. Takoye izmeneniye takje mojno avtomatizirovat.

Takje neyroset, naprimer GPT, pozvolyayet otklyuchit ispolzovaniye vashey s nim perepiski dlya obucheniya II-modeley. Otklyuchite, chtobi izbejat utechki danniх.

 

Dopolnitelniye vozmojnosti

II-bot yavlyayetsya bistrim resheniyem. Zagruzite shabloni dokumentov v bota odin raz, nastroyte integratsiyu s Google Sheets ili Excel. Bot budet avtomaticheski sozdavat dokumenti pri dobavlenii novoy stroki v tablitsu. Odnako neobхodimo uchitivat ogranicheniya pri rabote s transgranichnoy peredachey personalniх danniх.

 

Prakticheskiy rezultat

Polnaya avtomatizatsiya – ot skanirovaniya pasporta do gotoviх dokumentov – sokrashchayet vremya obrabotki dokumentatsii odnogo sotrudnika do neskolkiх minut. Isklyuchayetsya chelovecheskiy faktor pri perenose danniх, snijayetsya kolichestvo opechatok v dokumentaх s 15% do meneye 1%.

Stoit odin raz potratit vremya i razobratsya, kak eto vse rabotayet, chtobi potom ne tratit yego na rutinniye operatsii.

 

Na pravaх reklami