Как определить вычитаемые и невычитаемые командировочные расходы

preview

Командировочные расходы не входят в перечень невычитаемых расходов . Однако некоторые из них могут вполне оказаться доходами в виде материальной выгоды физлица и попасть под невычет при расчете налога на прибыль.

Практические нюансы таких ситуаций разъяснил эксперт «Нормы» Олег ЦОЙ:

❖

Командировочные расходы: вычет или невычет, читайте разъяснение в новой статье buxgalter.uz

– Чтобы можно было отнести командировочные расходы к вычитаемым, они должны быть экономически оправданны и документально подтверждены .

А именно:

  • связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (командировка с целью провести переговоры, заключить контракт с поставщиками сырья, выполнить работы на территории заказчика и т.п.);
  • необходимы для сохранения или развития предпринимательской деятельности и их связь с этой деятельностью четко обоснована (для повышения конкурентоспособности работник проводит презентации выпускаемой продукции в регионах, участвует в отраслевой выставке и т.п.).

Документальным подтверждением командировочных расходов являются:

  • приказ на командировку;
  • командировочное удостоверение (при командировке в пределах Узбекистана);
  • план-задание для командированного работника;
  • авансовый отчет;
  • отчет о выполнении задания;
  • документы, подтверждающие транспортные расходы, расходы по проживанию и другие фактические расходы.

Правильно оформленные документы помогут вам обосновать экономическую оправданность служебной командировки.

Но обоснованность и документальное подтверждение командировочных расходов еще не говорят о том, что все расходы можно отнести к вычитаемым.

 

Суточные расходы

Суточные расходы не нужно подтверждать документально, они – нормируемые . Суточные сверх установленных норм относятся к компенсационным выплатам в составе доходов в виде оплаты труда .

Предусмотрите в коллективном или трудовом договоре и в налоговой учетной политике нормы суточных расходов (которые могут быть и выше минимальных). Это будет их экономическим обоснованием и позволит вычесть при расчете налога на прибыль.

 

Расходы на проезд

Расходы на проезд командированного работника определяются по фактическим затратам на основании подтверждающих документов. А при их отсутствии – в пределах утвержденных норм.

Минимальная норма – 0,08% БРВ за каждый километр . В коллективном или трудовом договоре, а также в учетной политике вы можете установить свою норму, но не ниже минимальной. И это будет основанием для вычета расходов.

Так как норматив связан с километражем, подтвердите расстояние документально, например, с помощью навигатора или электронной карты. Зафиксируйте полученные данные и включите в налоговый регистр.

Если расходы на проезд превышают утвержденные на предприятии нормы и командированный работник не представил подтверждающие их документы, это – невычитаемые расходы в части превышения нормы.

Внимание
При отсутствии проездных документов включите в доход командированного работника сумму, превышающую стоимость проезда железнодорожным транспортом (междугородным автобусом, если железнодорожное сообщение отсутствует) или 30% стоимости авиабилета. Это – компенсационная выплата, включаемая в доход в виде оплаты труда, облагаемый НДФЛ и соцналогом  .
Пример
Расчет компенсации проезда, если нет подтверждающих документов

Работник командирован в г. Самарканд, подтверждающие проезд документы не представил.

Попросите работника:

  • написать на имя руководителя организации заявление или служебную записку с просьбой возместить расходы в размерах, установленных в коллективном или трудовом договоре;
  • включить возмещаемую сумму в авансовый отчет.

Определите расстояние между населенными пунктами. По трассе расстояние между Ташкентом и Самаркандом по данным Интернета составляет 310 км. Следовательно, возмещаемая сумма в одну сторону составит:

  • 300 000 х 0,08% х 310 = 74 400 сум.

Туда и обратно:

  • 74 400 х 2 = 148 800 сум.

В исключительных случаях вы можете с разрешения руководителя и при наличии подтверждающих документов возместить командированному работнику провоз багажа . Возмещайте их, если уверены, что в багаже было имущество, необходимое для выполнения командировочного задания.

Если из подтверждающих документов (отчет о командировке, служебная записка) будет видно, что багаж связан с выполнением служебного задания, это может быть основанием для вычета таких расходов.

Расходы по найму жилья

Такие расходы определяются по фактическим затратам на основании подтверждающих документов.

Если документов нет, возмещайте расходы на жилье из расчета 20% БРВ за каждые сутки пребывания в командировке . Расходы сверх этой нормы при отсутствии подтверждающих документов:

1) относятся к доходам работника в виде материальной выгоды, облагаемых НДФЛ  ;

2) невычитаемые при расчете налога на прибыль .

 

Другие расходы

Все прочие расходы, связанные со служебной необходимостью (связь, почта, интернет и т.п.), возмещаются при наличии подтверждающих документов . Чтобы обосновать их экономически, отразите их перечень в коллективном или трудовом договоре, а также в налоговой учетной политике.

Дополнительные расходы, не предусмотренные в этих документах, отнесите к:

1) доходам в виде материальной выгоды работника, облагаемым НДФЛ ;

2) невычитаемым расходам при расчете налога на прибыль .

Buxgalter.uz рекомендует