Как создать электронную доверенность и подписать ЭСФ, оформленный на ее основании

В период карантина очень актуальной и своевременной помощью в оформлении ЭСФ стали электронные доверенности. НСБУ №4 в новой редакции теперь предоставляет полноправную законодательную возможность оформлять их в электронном виде. Однако на практике у бухгалтеров возникают технические проблемы, связанные с их оформлением в системе операторов ЭСФ. Как пройти все шаги без проблем – создать такую доверенность, заполнить, отправить и подписать у доверенного лица – разъяснила эксперт buxgalter.uz Татьяна ЛЫМАРЕВА:

– Сразу отметим, что у каждого оператора ЭДО эта процедура может отличаться, но основные моменты все же будут одинаковыми. Рассмотрим пошагово весь процесс по работе с электронными доверенностями на примере одного из действующих операторов ЭСФ.

I. Как добавить сотрудника – доверенное лицо в систему ЭСФ:

1. Получите ЭЦП физлица на сотрудника, на которого у вас будут оформляться доверенности. К примеру, это может быть завскладом, материальный бухгалтер, экспедитор, менеджер или, возможно, сам директор. Сделать это можно, не посещая центр госуслуг (подробная инструкция – тут).

2. Зарегистрируйте данного сотрудника в системе ЭСФ. Для этого вам нужно добавить его в разделе «Сотрудники», заполнить на него анкету, указав Ф.И.О. на латинице, адрес электронной почты или номер телефона, должность, подразделение, роль – пользователь/администратор, доступ к документам ЭСФ (ограниченный или полный) и нажать на кнопку «Пригласить». Далее вашему сотруднику на телефон или электронный адрес в зависимости от того, что именно вы указали, придет ссылка–приглашение на вход в систему.

3. Для входа в систему вашему сотруднику – доверенному лицу нужно пройти по этой ссылке и указать логин и пароль. Пароль пусть сохранит куда-нибудь в удобное место на рабочем ПК. Нелишне напомнить, что важно обеспечить конфиденциальность пароля.

4. Пройдите на главную страницу системы ЭСФ – в раздел «Настройки»,  «Персональные данные». Здесь нужно указать ИНН сотрудника и закрепить его ЭЦП: подтвердить личность с помощью персонального ЭЦП, выбрав из списка ЭЦП сотрудника, подписать ею его персональные данные и нажать на кнопку «Сохранить».

II. Как создать электронную доверенность так, чтобы она стала видна вашему контрагенту в системе роуминга – на my.soliq.uz:

1. Зайдите в систему ЭСФ, выберите форму документа «Доверенность».

2. Заполните все реквизиты документа «Доверенность»: №, период, на который она выдана, ИНН доверенного лица, Ф.И.О. (заполнится автоматически по введенному ИНН), должность, паспортные данные доверенного лица, номер и дату договора, по которому будут отпускаться (выдаваться, отгружаться) ТМЗ, реквизиты поставщика (продавца) (заполняются автоматически по веденному ИНН или названию организации) и заказчика (покупателя) (заполняются автоматически по данным вашего предприятия). Далее нужно заполнить табличную часть показателей доверенности: материальные ценности, единицы измерения (выбирается из прикрепленного списка), количество. И, наконец, – указать руководителя и главбуха (выбрать из списка сотрудников или ввести вручную).

3. Подпишите доверенность ЭЦП юрлица и отправьте ее доверенному лицу, нажав на соответствующую кнопку «Подписать и отправить».

4. Далее нужно выйти из системы ЭСФ и зайти уже под логином и паролем доверенного лица. В разделе «Полученные» документы необходимо установить галочку «Доверенное лицо». При этом появится оформленная вами доверенность.

5. Убедитесь еще раз, что все реквизиты доверенности заполнены верно, и нажмите на кнопку «Подписать», выбрав при этом ЭЦП физлица – доверенного лица.

Итак, ваша доверенность прошла все этапы оформления и подписания и теперь станет видна вашему контрагенту в его персональном кабинете на my.soliq.uz. Ваш контрагент на ее основании сможет оформить и выставить вам счет-фактуру.

III. Как увидеть и подписать ЭЦП юрлица электронный счет-фактуру, оформленный на основании электронной доверенности, если у вас с контрагентом разные системы операторов ЭСФ:

1. Если ваше предприятие пользуется, к примеру, системой ЭСФ оператора ЭДО №1, а ваш поставщик – клиент оператора №2, вам нужно зарегистрировать ваше доверенное лицо в системе оператора №2,  чтобы вы смогли подписать оформленный поставщиком на основании вашей электронной доверенности счет-фактуру.

2. После того, как ваш доверенный сотрудник зарегистрировался в системе оператора №2 (в этом вам смогут помочь ваш поставщик или специалисты call-центра оператора ЭСФ), он сможет увидеть выставленный на вашу организацию ЭСФ и подписать его своей ЭЦП физлица.

После прохождения всех этих этапов ваш ЭСФ, полученный от поставщика (продавца), оформленный на основании электронной доверенности и подписанный вами ЭЦП юрлица, благополучно войдет с учетом всех своих показателей в приложение №4 «Реестр счетов-фактур (документов, заменяющих счета-фактуры) по приобретенным товарам (услугам)» к Расчету НДС. И вы сможете применить зачет по НДС.

И напоследок…

Процедура регистрации доверенного лица и создания электронной доверенности у различных операторов ЭСФ может иметь некоторые особенности, немного отличаться от приведенной инструкции. Поэтому для максимального удобства бухгалтеров и других специалистов предприятий,  оформляющих электронные доверенности и ЭСФ, было бы целесообразно, если бы все операторы ЭСФ на главных страницах своих ресурсов выложили пошаговые видеоинструкции по всем этапам регистрации доверенных лиц, оформлению и отправке электронных доверенностей, а также порядку подписания на их основании выставленных поставщиками (продавцами) ЭСФ.