ЭҲФ тизимини ўзингизга қандай мослаш мумкин

Электрон ҳужжат айланиши расмий операторларининг сони кўпаймоқда. Улар бир-биридан сервисга қараб фарқ қилади. ЭҲФ билан ишлаш янада қулай ва самарали бўлиши учун нималарга эътибор қаратиш лозим?  Buxgalter.uz муаллифлари Олег ГАЕВОЙ ва Виктория БЕЗГИНА тавсияларидан фойдаланинг.

Исталган оператор сайтида иш рўйхатдан ўтишдан ва шахсий кабинетни очишдан бошланади. Бунинг учун юридик шахснинг ЭРИси керак бўлади. Бундан кейин тизимга ҳар бир кириш авторизациядан ўтишдан бошланади.

Авторизациядан ўтиш: ЭРИ ёки пароль?

Операторлар ўз сайтларида турли авторизациядан ўтиш тизимларини қўллаганлар. Баъзи ресурсларда фойдаланувчига кириш учун ЭРИ, бошқаларида логин ва пароль керак бўлади, учинчиларида эса – иккала тизими ҳам ўрнатилиб, танлаш имкони бўлади. Buxgalter.uz  буни текшириб кўрди – барчаси ишлаяпти.

Тизимга кириш учун фойдаланилган ЭРИ ёрдамида исталган ҳужжатни имзолаш ва жўнатиш мумкин.

Танлаш имкони бўлса, логин+пароль тизими қуйидаги ҳолларда қулай бўлиши мумкин:

• ЭРИдан фойдаланиш имконияти бўлмаганда;
• ходимга ҳужжатларни зудлик билан кўриб чиқиш ҳуқуқини бериш зарур бўлганда, бироқ бунда ҳужжатларни имзолаш ҳуқуқини чеклаш лозим (компьютерда тизимга кириш учун фойдаланиладиган ЭРИ ўрнатилмаган бўлса, самара беради).

Ҳар кимнинг ўз имкониятлари мавжуд

Айрим операторларнинг сайтларида ЭРИ ёрдамида авторизациядан ўтиш тизимида нафақат рўйхатдан ўтишда фойдаланиладиган юридик шахснинг рақамли имзосидан фойдаланиш мумкин. Сайтни тизимга бошқа юридик шахснинг ЭРИси ёки ваколатли ходим – жисмоний шахснинг ЭРИси билан кирадиган қилиб созлаш мумкин.

Бундай қайта созлаш ҳақида buxgalter.uz  бу  ерда батафсил тушунтириш беради. Бу олди-сотди битимларига оид ҳужжатларни имзолаш ҳуқуқи бир неча ходимларга бериладиган йирик компаниялар учун жуда қулайдир. Ушбу технологиялар турли вариантларда қўлланилиши мумкин, уларнинг ҳар бирида ўз афзалликлари ва камчиликлари мавжуд.

Ушбу технологиянинг асосий афзаллиги шундаки, раҳбарга ЭҲФ тизимида бошқарувнинг техник дастагидан фойдаланиш имкони берилади. У муайян ходимларга киришга рухсат бериши ва ҳар бирининг шахсий ваколатларини белгилаши мумкин бўлади.

Масъул ходимлар жисмоний шахснинг ЭРИсидан фойдаланадиган бўлса, бунинг афзал жиҳатлари кўп бўлади. Хусусан:

• раҳбар юридик шахснинг ЭРИдан ноқонуний фойдаланиш хавфини ошириб, уни ходимларга тарқатмаслиги керак;
• ҳужжатда уни имзолаган ходимнинг исми-шарифи акс эттирилади; 
• ходим қуйидагиларни амалга ошира олмайди:

- ЭҲФ тизимида унга ваколат берилмаган ҳаракатларни;

- иш берувчининг номидан маълумотларни бошқа ахборот тизимларига киритишни (солиқ тўловчининг шахсий кабинети, ЯММТ).

Шунингдек айрим тизимларда бўлинмаларни ташкил этиш имконияти мавжуд бўлади. Кейинчалик тизимга кира оладиган барча ходимларни ушбу бўлинмалар бўйича тақсимлаш мумкин бўлади. Натижада зарур ҳужжатларни ҳисобга олиш ва излаш, шунингдек умуман олганда жараёнларни маъмурийлаштириш осонлашади. 

Зарур ҳужжатлар тўғрисида

Электрон ҳужжат айланиши (ЭҲА) тизимининг ҳар бир оператори сайтида ҳужжатларнинг электрон шакли тўплами мавжуд. Уларнинг ҳар бирида электрон ҳисобварақ-фактуранинг стандарт шакли берилган. Бошқа ҳужжатлар рўйхатига келсак, ҳар бир операторнинг ўз тўплами мавжуд.

Электрон шакл қулай ҳисобланади, фақат тўлдирилса бўлди – барча талабларга жавоб берадиган ҳужжат тайёр. Бундан ташқари,  ЭҲА тизимларининг барчасида томонларнинг реквизитлари автоматик тарзда тўлдирилади.

ЭҲА кўпчилик операторлари томонидан тизимдан электрон почта сифатида фойдаланиш имконияти тақдим этилади, бунда ҳужжат тузиладиган форматга талаб қўйилади. Ушбу талаб бажарилмаса, сиз ҳужжатни жўнатиш учун бириктира олмайсиз. Яна бир муҳим жиҳати – қоидага кўра, бундай ҳужжатлар фақатгина ушбу оператор билан ишлайдиган контрагентга жўнатилиши мумкин.

 Оператор сайтини четлаб ўтиб

Барча электрон ҳисобварақ-фактураларни мустақил равишда расмийлаштирадиган ташкилот бухгалтери учун ЭҲФни унинг бухгалтерия дастури билан интеграциялаш имконияти мавжудлиги фойда бериши мумкин. Интеграциялашувдан сўнг оралиқ файлларни юклаб олиш ва чиқаришларсиз ўз бухгалтерия дастурида ҳужжатларни имзолаш ва олиш имкони бўлади. Бунинг қулай тарафи шундаки, компьютернинг иш столида очиқ дарчалар сони камроқ бўлади.

Мобиль илова

У масалаларга смартфонда ечим топишга ўрганиб қолганлар учун ҳам фойдали бўлиши мумкин. Масалан, сиз сафардасиз, шунда зудлик билан кирувчи ҳужжатни имзолаш ва жўнатиб юбориш керак бўлиб қолди. Бундай вазиятларда сайтнинг мослашувчан версиясидан кўра, мобиль илова билан ишлаш анча қулайдир.

Ҳужжатларни *xlsx да юклаб олиш ва чиқариш 

Ўтиш даврида, ЭҲА тизимининг техник жиҳатдан такомиллашуви мукаммал бўлмаганлиги туфайли айрим электрон ҳисобварақ-фактураларни қоғоз шаклида расмийлаштиришга тўғри келади. Мазкур ҳолатда уларни реестрга *xlsx да киритинг, шунда кейинчалик уларни ЭҲФга тизимига киритиш осон бўлади. Зарурат туғилганда, ундан ҳужжатларни чиқариб олишингиз мумкин бўлади.

CRM дастурлари билан интеграциялашув 

Бухгалтерлар эмас, балки сотиш бўлими ходимлари бунинг зарур ва муҳимлиги ҳақида айтмоқдалар. Интеграциялашув туфайли СRM да имзоланган ва имзоланиши кутилаётган ҳужжатларни ҳисобга олиш жараёнини автоматлаштириш имкони туғиларди. Менежерлар таъкидлашича, бугунги кунда ўз тизимини СRM билан интеграциялашга осонгина имкон берадиган биронта оператор топилмаяпти.

Ҳар бир оператор таклиф этаётган маълумотларни жадвалга жамладик. Бунда биз техник жиҳатларига катта эътибор қаратмадик. Маҳсулот билан ишлаб кўрибгина, у сиз учун қулайлигини англашингиз мумкин. Бунинг устига операторлар мижозларнинг таклифларини эътибордан четда қолдирмайдилар. Масалан, уларнинг кўпчилиги муайян бухгалтерия дастурлари билан интеграциялашув ҳақида маълум қилмоқдалар: 1С ёки 1 Uz. Улар – бонус сифатида ёки маълум ҳақ эвазига – илтимосингизга кўра, сиз фойдаланадиган исталган бошқа дастурлар билан бундай интеграциялашувни амалга оширишлари мумкин.