Может ли бухгалтерия принимать от работников документы, подписанные иностранной ЭЦП

«В постоянном учреждении иностранной компании трудоустроены согласно трудовому законодательству Узбекистана иностранные граждане. Может ли ПУ принимать в кадровом и бухгалтерском документообороте документы работников (заявления, трудовые договоры, допсоглашения, объяснительные, приказы и т.п.), подписанные ЭЦП, выданной удостоверяющим центром в стране резидентства иностранного работника?»

На вопрос пользователя Buxgalter Pro ответила эксперт и руководитель кадровой службы «Нормы» Валерия ЛЯНДРЕС:

– Нет, постоянное учреждение иностранной компании в Узбекистане не может напрямую принимать документы, подписанные иностранной электронной цифровой подписью, без соблюдения специальных процедур признания.

Основные причины ограничения

1. Техническая несовместимость:

• бухгалтерские и кадровые системы (например, для сдачи отчетности или регистрации договоров) настроены на работу с государственным стандартом ЭЦП Узбекистана.

2. Юридическая сила:

• документ, подписанный иностранной ЭЦП, не имеет на территории Узбекистана статуса, равнозначного бумажному документу с собственноручной подписью работника, пока не подтверждена его подлинность в соответствии с Законом «Об электронной цифровой подписи».

В соответствии с законодательством Республики Узбекистан:

• ЭЦП иностранного государства признается в Узбекистане только в том случае, если это предусмотрено международным договором Республики Узбекистан или если подпись прошла проверку через службу доверенной третьей стороны;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения в Узбекистане должны регистрироваться в Единой национальной системе труда (ЕНСТ). Система ЕНСТ (my.mehnat.uz) интегрирована с национальной системой идентификации и требует использования именно узбекской ЭЦП.

Как выход из положения – ЭЦП для нерезидентов и бумажный документооборот

Иностранные граждане, работающие в Узбекистане, могут получить местную ЭЦП. Для этого им необходимо сначала получить персональный идентификационный номер физлица (ПИНФЛ) в Центре госуслуг или через миграционные органы, после этого они смогут оформить ЭЦП в Узбекистане.

До момента получения работниками таких ЭЦП рекомендуем бухгалтерии и кадровой службе работодателя использовать традиционный бумажный документооборот с «живыми» подписями.

В ней разъяснили:

• какие документы необходимы для найма иностранного специалиста;
• в какой валюте выплачивать заработную плату иностранцу;
• какие налоги уплачивает работник-иностранец;
• какие существуют особенности уплаты НДФЛ и ИНПС иностранцем-резидентом;
• какие существуют особенности уплаты НДФЛ иностранцем-нерезидентом;
• как пересчитать НДФЛ, если работник-иностранец становится резидентом;
• как возмещать расходы иностранному работнику.